10 dicas para organizar sua clínica e aumentar os lucros

Por Thais Geron em 07 de julho de 2017.

Grande parte do problema de uma clínica com baixo (ou nenhum) lucro é a falta de organização e planejamento estratégico. Todo gestor deve buscar e trabalhar diariamente esses dois pontos para que sua clínica seja bem-sucedida.

Confira algumas dicas que a MedPlus separou para te ajudar a organizar sua clínica e aumentar os lucros!

1. Busque sempre a praticidade na gestão

Administrar e organizar recursos, pacientes e funcionários são atividades que exigem muitos processos que podem ser burocráticos, transformando a gestão da clínica complicada e cansativa. Por isso, é importante que o gestor busque soluções de fácil implementação que centralizem em um único meio todos os processos da clínica – como agendamento de consultas, atualização de prontuários dos pacientes e controle de finanças, por exemplo.

Uma forma de centralizar os processos e facilitar o gerenciamento da clínica é utilizar um software de gestão, otimizando o trabalho que deve ser realizado pelo gestor. Um software de gestão possibilita, entre outros serviços:

  • Agendamento de consultas online, que organiza e facilita a rotina diária de consultas e prontuários.
  • Maior aproveitamento do tempo do gestor, pois centraliza e sistematiza todos os processos da clínica;
  • Armazenamento em nuvem, garantindo maior segurança e diminuindo a chance de perda dos dados.

2. Tenha um bom planejamento

Um bom gerenciamento de clínicas vai além da organização dos processos. É muito importante que o gestor trace metas alcançáveis, baseadas nos recursos disponíveis, e busque junto com toda a equipe trabalhar para que essa meta seja alcançada. As metas de médio e longo prazo podem ser alteradas conforme a situação e os recursos disponíveis forem mudando, sendo imprescindível que elas sempre estejam de acordo com a realidade da clínica.

3. Faça o fluxo de caixa corretamente

Um erro muito cometido, principalmente por clínicas recentemente inauguradas, é não fazer o fluxo de caixa corretamente. Quando o gestor tem todos os processos organizados e conta com a ajuda de um software de gestão, ele consegue mensurar corretamente as entradas e saídas de dinheiro da clínica. Dessa forma, ele consegue calcular corretamente o lucro e planejar em quais segmentos dela ele poderá investir.

4. Otimize o contato com os pacientes

Todos os processos de melhoramento e organização da clínica devem ser pensados para otimizar a relação entre clínica e paciente. O segredo para captação e retenção de pacientes é proporcionar sempre um tratamento humanizado, buscando mostrar ao paciente que ele é único e importante para a clínica.

5. Contrate uma boa secretária

A secretária é responsável por boa parte dos processos de uma clínica. Algumas de suas tarefas são recepcionar os pacientes, fazer marcação de consultas e retornos, esclarecer dúvidas e realizar cobranças. Para que uma clínica seja bem-sucedida, uma secretária eficiente e competente é fundamental. Os softwares de gestão também auxiliam o trabalho dessa profissional, facilitando e agilizando o seu trabalho.

6. Invista em Tecnologia

A tecnologia é um elemento presente no cotidiano de todas as pessoas e empresas e utilizá-la na sua clínica é fundamental. Além dos softwares de gestão, busque também investir em equipamentos modernos para realização de exames e aposte em sistemas de diagnósticos a distância – muitos pacientes buscam clínicas com facilidades tecnológicas.

7. Empregue um sistema de soluções otimizadas

Soluções otimizadas tem por objetivo melhorar os processos da clínica. Busque implementar um sistema de senhas prioritárias. Além desse sistema ser exigido por lei, ele organiza o atendimento e mostra a preocupação da clínica com o paciente.

Além disso, evite erros em relação aos convênios e planos. Normalmente, a maior parte dos erros com os planos são de caráter administrativo, ou seja, em relação ao cadastro dos pacientes; busque investir em soluções com maior eficiência no cadastro – como, por exemplo, uma recepção calma e bem organizada.

8. Invista na infraestrutura da clínica

A grande maioria dos pacientes buscam, além de um atendimento humanizado, clínicas com ambientes acolhedores, bem localizada, estruturada e com bons equipamentos; exigindo uma estrutura completa e segura. Com base nesse público, é importante, principalmente para clínicas novas, que se invista no ambiente em que o paciente será recebido e atendido e nos equipamentos utilizado pelo estabelecimento.

9. Invista em estratégias de marketing

Estratégias de Marketing são fundamentais para o bem-estar de qualquer empresa. Invista em estratégias de marketing tanto de mídias tradicionais quanto de mídias digitais para captação e retenção de pacientes. Através das mídias tradicionais você atinge o público mais tradicional e, normalmente, mais velho; enquanto que através das mídias digitais o público mais jovem é atingido.

Uma simples estratégia de marketing para fidelizar pacientes é o envio de e-mails de aniversário.

10. Capacite seus funcionários

Para um bom andamento da clínica, profissionais capacitados também fazem a diferença. Além de buscar, na hora da contratação, profissionais muito bem qualificados, é importante que a clínica se preocupe também com a continuação da capacitação deles.

É imprescindível que todos os profissionais sejam capacitados para trabalhar com o software de gestão utilizado pela clínica, assim otimiza-se o tempo gasto nos processos e não se sobrecarrega o gestor.  Além disso, é fundamental que se promova palestras e treinamentos para que os profissionais conheçam e se adequem ao perfil, missão e valores da clínica.

Aumentar os lucros da sua clínica exige muito esforço e organização. O MedPlus é um software de gestão médica que auxilia os profissionais de sua clínica, proporcionando organização e agilidade, conte sempre com a gente!

Thais Geron

Gerente de Produto
Administradora especialista em Informática em Saúde, com 16 anos de experiência na MedPlus e na área médica.