5 formas de melhorar a gestão da sua agenda

Por Cecília Galvão em 22 de fevereiro de 2017.

Consultórios e clínicas não podem basear o seu sucesso pela quantidade de pacientes que atendem, na verdade, isso será o reflexo de uma rotina de trabalho condizente com padrões de qualidade elevados.

Trabalhar com pessoas não é uma tarefa simples e não estamos nos referindo apenas no atendimento aos pacientes. Uma clínica tem toda uma dinâmica interna para que as coisas funcionem bem.

Você já deve ter percebido que essa gestão de tempo é algo muito dinâmico, afinal o dia a dia atribulado faz com que pacientes não possam comparecer no horário marcado, o trânsito atrase a chegada, o médico não possa vir atender por um imprevisto e você, gestor, precisa ter um segundo plano.

Infelizmente, ainda não é possível prever o que vai acontecer, mas a MedPlus acredita que se você conseguir fazer uma gestão da sua agenda com eficiência, você conseguirá diminuir e muito os problemas e ainda, lidará melhor com os imprevistos.

Para isso, separamos algumas formas de te ajuda a lidar melhor com isso.

Confira com a gente!

1º Forma – Calcule o tempo médio de cada consulta

Já iniciamos com um assunto muito polêmico que é o espaço ou melhor, o intervalo de tempo para a marcação de cada consulta.

Nós entendemos que muitos profissionais ganhem por atendimento e sua clínica ou consultório também, no entanto, será que vale a pena reduzir o intervalo entre consultas para ganhar mais?

Sabemos de consultórios que marcam pacientes a cada 5 minutos. Por exemplo, uma consulta as 14h e outra as 14:05. Isso não existe, não tem como um profissional ouvir, analisar exames, conversar e explicar o que está ocorrendo em 5 minutos.

Sabe o que isso vai gerar? Um atraso tão grande que os pacientes do final da tarde serão atendidos com 3 ou 4 horas de atraso.

Isso se forem atendidos, pois muitos deles não podem esperar e acabam indo embora.

Essa atitude é péssima para a reputação da sua clínica. Opte por aumentar um pouco o valor das consultas, porém dando a certeza de que todos os seus pacientes serão muito bem atendidos.

Quem está ali, busca solução de algum problema, então quer ser atendido com atenção, calma e sem pressa. Quando você não oferece esse conforto, você tira a credibilidade e perde clientes.

 

2º Forma – Nunca centralize as atividades

Quando você tiver uma agenda organizada, vai perceber que precisará de uma coordenação assertiva das atividades para identificar se no fluxo está funcionando mesmo, ou se estão ficando brechas pelo caminho.

Nossa dica é que você nunca centralize essa atividade de checagem em uma única pessoa, pois isso pode prejudicar a gestão de tempo da sua agenda.

Por exemplo, quem atende o telefone e faz a marcação de consultas deve ser um profissional diferente de quem dá o atendimento presencial a quem chegou. Isso porque, se ela não puder atender o telefone para dar atenção, concorda que você estará pendendo marcações?

O ideal é que você delegue cada atividade para um profissional responsável que fique apenas cuidando da parte que lhe foi designado, isso garante uma maior eficiência.

 

3º Forma – Tenha uma organização clara de espaços e recursos

Um consultório ou uma clínica, normalmente, não é de apenas um profissional. O mais comum é que uma equipe de médicos tenham que dividir o espaço, salas, estrutura e até equipamentos, não é mesmo?

Pois bem, a organização deve acontecer aí também, pois não adianta nada ter uma organização de pacientes exemplar e o corpo clínico ser uma bagunça.

Cada profissional precisa ter o seu espaço, sua sala e a sua disposição os instrumentos e equipamentos fundamentais para sua rotina de trabalho. Se você não possui uma quantidade boa para atender a todos, organize uma agenda.

Peça para que os médicos reservem os tipos de equipamento, salas e instrumentos que vão utilizar em cada dia de atendimento. Coloque um profissional para verificar e organizar essas solicitações, dessa forma, você minimiza o risco de dar alguma confusão e acabar prejudicando seu paciente final.

 

4º Forma – Preze pela pontualidade

Se você estabeleceu uma agenda interna, ela precisa ser cumprida por todos. É bastante comum ver pacientes chegando atrasado, porém o corpo clínico, por vezes, também comete atrasos para começar o atendimento.

A organização precisa valer para ambas as partes e você como gestor do espaço, precisa conscientizar a todos que para que as ações funcionem de forma encaixada, todos precisam colaborar.

Imagine os médicos e pacientes já terem chegado e a pessoa responsável por abrir o espaço ainda não chegou?

Ou então, o médico não ter chegado e os pacientes já estarem esperando?

Ou haver faltas da equipe de atendimento?

Todos são de extrema importância para o funcionamento da dinâmica e quando um dos profissionais deixa de cumprir o seu papel, tudo sai do seu eixo.

É obvio que imprevistos acontecem, mas tenha sempre tenha opções a mais para conseguir controlar a situação, se não houver outra alternativa.

 

5º Forma – Tenha um software de gestão

Se você já está convencido de que organização é fundamental, mas não sabe por onde começar a manter tudo organizado, a MedPlus tem a solução de que você precisa.

Através de um software de gestão, você consegue agrupar todas as suas necessidades em um único lugar, possibilitando o acesso remoto, a administração de várias tarefas e até mesmo, o andamento do fluxo de trabalho.

Nada de agendas de papel para organizar suas consultas, pois as chances de ocorrer erros são muito maiores.

Já inicie o trabalho com a tecnologia que um software de gestão tem a te oferecer!

Se você ficou interessado e quer saber como isso pode funcionar dentro do seu consultório ou clínica, entre em contato com a gente.

Teremos o maior prazer em conversar com você e lhe ajudar no que for preciso!

Ficaremos te esperando!

 

Cecília Galvão

Líder de atendimento
Atua no atendimento da MedPlus há quase 2 anos e possui experiência nas áreas de atendimento ao cliente, suporte técnico, implantação e sucesso do cliente.