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Dicas para organizar a recepção da sua clínica

Já imaginou você levar horas ao telefone para agendar uma consulta médica, se deslocar até a clínica, ser mal atendido pela recepcionista e ainda ter que esperar mais do que o combinado para ser atendido pelo médico? Ninguém deseja passar por isso, mas pode acontecer. Em geral, a falta de organização de uma clínica é mais percebida pelo paciente através da recepção.

É por meio dela que o paciente terá o primeiro contato com a clínica, por isso a recepção deve ser bem organizada e contar com profissionais treinados que saibam atender bem e se colocar no lugar das pessoas. A desorganização é algo me mancha a imagem da empresa. Não passa credibilidade e também não contribui para que o paciente volte até a clínica.

Para que a recepção da sua clínica seja bem organizada e transmita credibilidade, existem algumas técnicas que podem ajudar nesse processo:

Metodologia 5S – a metodologia 5S é uma ferramenta muito simples, que pode ajudar a organizar o espaço. As 5 palavras japonesas, Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, que traduzidas para o português querem dizer “sensos”: de utilização (apenas o que é útil pode ser deixado no ambiente de trabalho); de organização (tudo o que é mais usado deve estar sempre à mão); de limpeza (o ambiente deve ser sempre limpo e acolhedor); de saúde (os profissionais devem sempre cultivar hábitos saudáveis); e de disciplina (que tem relação com as regras no ambiente de trabalho). Essa é uma lógica que dá certo e pode contribuir para a sua empresa ser sempre um sucesso.

Bom atendimento por parte dos funcionários – é sabido que um bom atendimento pode conquistar muitos clientes. Quando a recepcionista, por exemplo, trata um paciente com educação e se comunica com facilidade, isso mostra preocupação por parte da empresa para com este paciente. A primeira impressão é sempre a que fica, por isso os profissionais devem estar aptos para a função e prestarem um bom trabalho principalmente na recepção.

Ambiente deve ser agradável – a recepção é o espaço onde o paciente irá aguardar até ser chamado para a sua consulta. Só depende de você gestor, fazer com que o tempo que este paciente fica aguardando seja positivo ou negativo. Por isso, é interessante oferecer opções para que este paciente possa se distrair e nem perceber o tempo de espera. Disponibilize televisão, revistas, jornais, ofereça um cafezinho e deixe o ambiente limpo e agradável.

Automatização dos dados – Para organizar ainda mais a recepção e fazer diminuir o volume de papeis utilizados diariamente, você pode contar com a ajuda do software MedPlus. Com esta tecnologia, tudo fica mais simples. O MedPlus possui várias funções que fazem com que o serviço realizado dentro das clínicas, possam ser feitos mais rapidamente com o auxílio deste sistema. A comunicação entre a clínica e o paciente, por exemplo, pode ser melhor com a ajuda do sistema. Isso porque o MedPlus disponibiliza a “agenda inteligente”. As recepcionistas e os demais profissionais do setor, terão acesso a agendas integradas, sala de espera virtual, controle de faltas e portal para os agendamentos online. Tudo isso sem papel.

Outra facilidade que o sistema oferece às empresas, é o envio de e-mail e SMSs para confirmação de comparecimento e lembretes automáticos das consultas. Assim, as recepcionistas não precisam ficar ligando de hora em hora para tentar lembrar este paciente da sua consulta, e a agenda fica sempre atualizada e reduzindo as faltas. O MedPlus tem muitas outras funções que vão organizar e facilitar o trabalho em toda a sua clínica, até mesmo na parte financeira da empresa.

Essas são algumas dicas para você gestor, fidelizar os pacientes e fazer com que eles voltem a sua clínica. Pacientes satisfeitos sempre voltam. Agora, cabe a você coloca-las em prática e manter sua recepção sempre bem organizada.

 

2 thoughts to “Dicas para organizar a recepção da sua clínica”

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