Fazer a gestão financeira de uma clínica ou consultório médico requer muita atenção, cuidado e dedicação. A tarefa de administrar as contas está recheada de detalhes que, se ignorados, acabam por deixar todo o negócio em desordem.
Esses pormenores podem ser pequenos gastos que acabam passando despercebidos durante a gestão. Então, no fim do mês, eles tendem a deixar o médico e gestor em dúvida sobre o que aconteceu com a receita do consultório, que deveria ter sido maior do que a que apareceu no fechamento.
Essas questões que interferem na previsibilidade e na saúde das finanças da clínica são chamadas de gargalos financeiros. E a boa notícia é que é possível evitá-los fazendo uso das práticas corretas.
Continue lendo este artigo e saiba como evitar os seis principais gargalos ou erros comuns na gestão financeira de clínicas e consultórios médicos!
1. Falta de planejamento tributário na gestão financeira
2. Não fazer orçamento com diversos fornecedores
3. Falta de negociações na compra de insumos para a clínica médica
4. Gargalos nos gastos com insumos de escritório
5. Glosas nos documentos da gestão médica
6. Falta de controle no fluxo de caixa
Gestão e planejamento financeiro devem andar de mãos dadas
1. Falta de planejamento tributário na gestão financeira
O primeiro tópico já é um dos que mais pesa nas contas de um estabelecimento médico. São diversos os tributos que uma empresa desse tipo precisa pagar. Os mais comuns são:
- Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ)
- Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)
- Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS)
- Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISSQN)
- Programa de Integração Social (PIS)
- Instituto Nacional de Seguro Social (INSS)
O PIS e o INSS são impostos cobrados sobre a folha de pagamento. Já o ISSQN é um imposto cobrado pelo município.
Com tantos tributos a serem pagos, para não correr o risco de esquecer de algum, ou de ser pego de surpresa, o ideal é organizar todos levando em conta a quantia que precisará ser paga em cada um e o prazo que a empresa tem para o pagamento.
A prática de planejamento tributário, além de auxiliar na gestão financeira, permite algumas deduções de valores e ajuda a aproveitar eventuais benefícios fiscais no momento da declaração do imposto de renda (IRPF).
E se esse não for por si só um estímulo bom o suficiente, saiba que o esquecimento de algum imposto pode ser considerado sonegação fiscal, mesmo que não seja intencional. Portanto, é passível de sofrer punições da Receita Federal.
2. Não fazer orçamento com diversos fornecedores
Ao comprar insumos e materiais para o consultório médico, muitos gestores acabam comprando sempre do mesmo fornecedor sem considerar outras opções, mesmo que os valores delas possam ser mais vantajosos.
No fim das contas, sua clínica pode estar gastando mais do que deveria para se equipar, e isso faz toda a diferença. A longo prazo, esse desperdício impactará significativamente a receita.
Para evitar essa situação, faça as contas e planeje e organize o estoque, a fim de saber quanto de cada material será necessário para o funcionamento e manutenção do consultório. Isso ajuda, inclusive, a evitar desperdícios de materiais que podem estragar com o tempo, como medicamentos.
A partir daí faça uma pesquisa sobre as empresas fornecedoras. Lembre-se de que nem sempre o mais barato é o de melhor qualidade. O ideal é unir o melhor dos dois em busca de um bom custo-benefício.
Além disso, é preciso estar atento ao histórico das empresas para saber se elas são confiáveis. A internet é de grande ajuda para isso, pois muitas pessoas acabam fazendo reclamações e denúncias pelo Google Meu Negócio ou pelas redes sociais. Procure saber, também, o que seus colegas de profissão comentam sobre esses fornecedores.
Com uma lista de fornecedores confiáveis, peça um orçamento para cada um e compare-os em busca da melhor oferta.
É preciso ressaltar que os produtos podem sofrer uma flutuação de preços, por isso, vale a pena pedir novos orçamentos de tempos em tempos para saber se o seu fornecedor continua sendo o mais vantajoso para o seu consultório ou se é hora de trocar. Portanto, ter uma relação com diversos fornecedores é sempre uma boa ideia.
Caso deseje permanecer com a mesma empresa, você pode tentar estabelecer acordos que sejam financeiramente vantajosos. Falaremos mais sobre isso a seguir.
3. Falta de negociações na compra de insumos para a clínica médica
Fazer orçamentos e comparações entre fornecedores e parceiros é excelente, mas é só o primeiro passo para garantir mais economia para sua clínica. Se você quer um acordo melhor, negocie!
Após encontrar uma empresa confiável, é importante estabelecer um relacionamento com ela. Se for o primeiro contato do seu consultório com esse fornecedor, solicite materiais de amostra para atestar sua qualidade.
No caso dessa empresa já ter um histórico com o seu estabelecimento, então boa parte do caminho já foi percorrido.
Quando as duas empresas já trabalham juntas há algum tempo, pode-se tentar estabelecer uma relação de parceria: uma espécie de exclusividade que é vantajosa para ambas as partes.
Do lado do consultório, é a garantia de fornecimento constante de materiais pelo melhor preço encontrado. Do lado do fornecedor, significa sempre contar com um cliente.
Alguns tópicos em especial merecem atenção quando o assunto é negociação entre médicos e fornecedores:
- Esteja ciente da legislação vigente: muitas relações entre fornecedores e clínicas ultrapassam os limites do que é legal. Por isso, fique por dentro do que a lei permite nesses casos. Por exemplo: é aceitável que o médico receba amostras de medicamentos de laboratórios, desde que isso não signifique a obrigatória fidelização do consultório.
- Relacione-se com empresas com valores compatíveis aos seus: além da questão de preço e qualidade, é sempre bom quando a parceria entre duas empresas é estabelecida também na compatibilidade de valores e propósitos. Dessa forma, a negociação se torna mais fluida, evitando impasses e discordâncias.
- Planeje-se para a realização dos pagamentos: independente se o seu intuito é estabelecer uma parceria fixa ou não, pagar os fornecedores sempre em dia é muito importante para a construção de relações saudáveis. Além disso, evita que as empresas tenham receio de negociar com você e flexibilizar prazos e valores.
4. Gargalos nos gastos com insumos de escritório
Esse é o tipo de gasto que pode estar pesando no seu orçamento desnecessariamente. Isso porque materiais como papel, tinta para impressora e outros, podem muito bem ser substituídos com a implementação de novas práticas e ferramentas no consultório médico.
Já existem versões digitais e online para boletos, notas de pagamento, agenda médica, prontuário, receitas e prescrições. Essas opções são mais econômicas e sustentáveis, pois evitam o uso de papel e tinta.
Além disso, elas também são mais práticas e fáceis de arquivar e organizar, o que elimina boa parte da burocracia diária, economizando tempo e otimizando seu trabalho.
O mercado de sistemas voltados para as necessidades de clínicas médicas oferece opções que já possuem todas essas funcionalidades integradas, como é o caso do MedPlus. Além de poupar o dinheiro gasto com materiais, esse é um investimento a favor da produtividade e rentabilidade do consultório.
- Leia mais: Gestão financeira eficiente com o MedPlus
5. Glosas nos documentos da gestão médica
Quando um médico opta por realizar atendimentos por convênio, ele precisa enviar as guias de documentos referentes a cada consulta para faturamento. Contudo, se as guias apresentarem algum problema de preenchimento, o processo é pausado e precisa ser recomeçado.
Esse problema de preenchimento se chama glosa e é um contratempo relativamente comum em clínicas e consultórios médicos.
Quando a empresa de convênio encontra alguma inconsistência nas guias, a equipe do consultório ainda pode refazê-las com as devidas correções.
O problema é que, com o grande volume de trabalho que a equipe de gestão já costuma ter, nem toda clínica realiza o devido acompanhamento desses documentos, que muitas vezes acabam esquecidos. Assim, o médico acaba perdendo esse recebimento.
Além disso, mesmo quando a correção acontece, as glosas se caracterizam como retrabalho, o que pode acabar acumulando e sobrecarregando o responsável pelo faturamento.
A melhor forma de evitar as glosas é por meio da digitalização do processo. Afinal, os erros das guias costumam ser consequência de falhas humanas durante o preenchimento manual.
Usar a tecnologia a favor do seu negócio, implementando um sistema de gestão médica, é uma forma prática de evitar erros de preenchimento e falta de informações.
Um sistema como o MedPlus oferece total controle do faturamento e dos convênios, gerando arquivos eletrônicos no padrão TISS. Assim, sua clínica economiza tempo e evita problemas por falta de informações.
A perda de guias também é um problema sério em clínicas que ainda mantêm o armazenamento em papel. A digitalização resolve essa questão, pois o arquivo fica salvo no sistema.
6. Falta de controle no fluxo de caixa
Não controlar as movimentações financeiras da clínica é um dos principais (e piores) erros que um gestor pode cometer. O acompanhamento deve ser rigoroso, contando cada despesa, seja ela grande, como contas e pagamentos de fornecedores, ou pequenas, como reposição de algum material simples de escritório.
Essa precisa ser uma cultura interna da empresa, pois o cuidado com o fluxo de caixa é fruto de um conjunto de boas práticas diárias, associando um bom trabalho no financeiro e a colaboração da equipe.
- Leia mais: Organize seu financeiro em 5 passos.
Além de prejudicar os resultados financeiros da clínica, a falta de controle no fluxo de caixa dificulta a declaração e os pagamentos de impostos, podendo ocasionar problemas ainda maiores.
Um sistema com gestão financeira completa é a melhor solução para essa questão, pois permite o acompanhamento rigoroso das contas a pagar e a receber, assim como o lançamento de valores direto no computador.
Para facilitar ainda mais, softwares como o MedPlus, voltados para estabelecimentos médicos, funcionam de forma integrada com outros setores da clínica. Isso significa que o compartilhamento de informações é simplificado, permitindo uma gestão de contas mais ágil e precisa.
Com o MedPlus, analisar todos esses dados também não é um problema, pois a ferramenta gera relatórios automáticos que economizam muito tempo do gestor e ajudam na visualização do status financeiro do consultório.
Gestão e planejamento financeiro devem andar de mãos dadas
Todos esses cuidados são essenciais para evitar os gargalos financeiros na gestão de clínicas e consultórios médicos. E, para isso, médicos e gestores precisam contar com um bom sistema de gestão médica, que facilite os processos e ofereça total controle das finanças.
Contudo, para ter o setor realmente sob controle, também é essencial contar com um planejamento prévio. Pensando nisso, preparamos um eBook para te ajudar a ter uma gestão financeira de sucesso. Confira:
