Como funciona a migração de dados de clínicas e consultórios médicos?

Aprenda como mudar de sistema na sua clínica ou consultório e como funciona a migração dos dados de prontuários e informações médica para um novo software.

Por Thais Geron em 02 de março de 2020.

Em um mundo cada vez mais competitivo e tecnológico, não basta sua clínica ter um atendimento de qualidade. Você também precisa de uma gestão eficiente.

Uma gestão de qualidade é essencial para garantir o equilíbrio financeiro, o sucesso do marketing, a organização do prontuário e muito mais. E para isso, você precisa ter o software ideal!

Mas o que fazer se sua clínica já tem um sistema, mas ele não atende suas necessidades? A solução é a migração de software! 

Leia até o final e descubra tudo o que você precisa saber sobre migração de software, como ela funciona e qual a melhor hora de trocar o seu sistema.

O que é migração de software?

A migração de software é, essencialmente, o processo de troca de sistemas de gestão.

Através da migração de software, você deixa de utilizar um sistema que não atende mais suas necessidades e passa a usar um que realmente seja adequado à sua clínica ou consultório.

Mas o processo não é assim tão fácil. A migração precisa garantir que todos os dados e informações de gestão da sua clínica sejam transferidos com precisão do seu sistema antigo para o novo.

Afinal, sua clínica não pode perder as informações essenciais para seu funcionamento: cadastros e histórico de pacientes, agendamento, cadastros de convênios, histórico clínico, entre outros.

Além disso, é preciso ter cuidado com a segurança, porque esses dados não podem ser acessados por pessoas não autorizadas. Principalmente agora, com a implementação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Assim, uma migração de qualidade envolve etapas, como análise dos dados de seu sistema atual, alinhamento do que será importado, validação para consistência dos dados migrados, treinamentos para facilitar essa troca, backup de segurança, verificação e implantação.

Por isso, é fundamental considerar muito bem o processo de migração de dados na hora de escolher um novo sistema. 

Sempre se pergunte: o novo sistema vai garantir que meus dados sejam transferidos de forma precisa e segura?

Devo mudar de sistema?

Como funciona a migração de dados de clínicas e consultórios médicos? | MedPlus

Uma mudança pode ser fundamental para quem quer mais gestão e mais resultados.

Mas ela vai tirar a sua equipe de sua zona de conforto, pode gerar trabalho extra e vai ser necessário se adaptar a um sistema diferente.

Ainda assim, muitas vezes ela vale muito a pena! Um sistema novo pode agilizar seus processos, aumentar a eficiência da sua clínica, facilitar a gestão financeira, garantir a segurança dos seus dados e muito mais.

Você deve buscar um sistema novo quando o software que atende a sua clínica não é mais capaz de cumprir as suas demandas. 

Isso pode acontecer quando o software antigo não possui a capacidade necessária, quando o processamento é lento ou por problemas de manutenção e desempenho.

Além disso, o sistema antigo pode ficar defasado tecnologicamente. Um software novo pode trazer novas funcionalidades e uma atualização tecnológica muito bem-vinda para a sua empresa.

Por isso, escolha um sistema que realmente vá ajudar a sua empresa a crescer e sempre analise como vai ser feita a migração, para evitar uma mudança mais difícil.

Como escolher um novo sistema

Para a mudança valer a pena, seu novo sistema deve contar com benefícios que melhorem a gestão de sua clínica. Em resumo, você deve buscar um sistema que possua um verdadeiro diferencialAlguns aspectos a serem avaliados são:

  • Adequação à LGPD

Um sistema preparado para lidar com as mudanças da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é essencial nesse período de implantação da nova lei.

  • Suporte de qualidade

Mesmo com um sistema claro e de uso prático, o usuário pode ter suas dúvidas. Por isso, um suporte de qualidade é essencial.

  • Segurança dos dados

Os dados da sua clínica são seu bem mais precioso.

Escolha um sistema que garanta a segurança dessas informações tão importantes.

  • Armazenamento na nuvem

Mudar de um sistema offline para um sistema de gestão em nuvem vai reduzir custos, integrar setores e garantir muito mais segurança para a sua clínica.

  • Prontuário eletrônico

Hoje é essencial contar com um prontuário eletrônico para seus pacientes.

Isso agiliza os processos, facilita o atendimento, aumenta a segurança e reduz gastos.

  • Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica, acompanhada do prontuário eletrônico, dá muito mais segurança para o seu trabalho.

  • Gestão financeira

A gestão financeira é central para o sucesso da sua clínica.

Um software que ofereça um controle eficiente sobre o faturamento, recebimentos e pagamentos.vai ajudar, e muito, o seu empreendimento.

  • Migração facilitada

Um sistema que ofereça um suporte para a migração dos dados já mostra profissionalismo e garante que você não tenha dor de cabeça no momento da mudança.

Quais os riscos da migração?

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Parte essencial de uma migração de dados entre sistemas é contar com pessoas preparadas para auxiliar no processo. Isso é tão importante porque a atividade é complexa e qualquer erro pode gerar um transtorno enorme para a sua clínica.

Um erro muito sério acontece no tratamento de dados. É comum que um sistema lide com os dados de forma diferente do outro e isso pode colocar em risco todo o legado (as informações e dados) da sua clínica.

Vazamento de dados é outro problema que pode acontecer nessa etapa – algo ainda mais problemático se considerarmos as duras punições da LGPD.

Para lidar com isso, é preciso uma definição de critérios de organização que garantam uma transição segura.

Outro risco tem a ver com as falhas humanas, que muitas vezes pode ser causado pela própria equipe da clínica.

Seus colaboradores podem ser resistentes à mudança e causar problemas na implantação do novo sistema. Por isso é tão importante optar por uma migração em etapas, supervisionada (ou mesmo operada) por profissionais preparados.

Isso fica ainda mais eficiente se o sistema para o qual você vai migrar oferecer uma equipe para realizar o processo. Eles já sabem tudo do novo sistema e estão preparados para fazer uma transição suave, que não cause problemas para a sua clínica.

Por que migrar para o MedPlus?

O software para gestão de clínicas MedPlus oferece todos os diferenciais necessários para que a sua clínica alcance o sucesso.

Com sistema em nuvem, prontuário e assinatura eletrônicos, segurança de dados, gestão financeira eficiente e muito mais, o sistema é o ideal para as suas necessidades.

Além disso, a equipe MedPlus está passando por cursos e consultorias para adaptar-se à LGPD e ainda oferece o sistema AWS da Amazon, que garante a segurança dos seus dados.

Por fim, o MedPlus conta ainda com um departamento exclusivo para acompanhar a migração do seu banco de dados, para uma mudança de sistema sem complicações.

Como funciona a migração para o MedPlus?

Para evitar confusão, retrabalho e perda de dados, a própria equipe MedPlus realiza a migração do seu sistema antigo para o nosso.

Nossa equipe começa o processo com uma análise da migração. Verificamos os dados da sua clínica para importação. Nossa equipe copia todo o banco de dados para checar a quantidade de registros e também se estão desbloqueados. 

Depois disso, através do e-mail, aprovamos o processo diretamente com a sua clínica.

Com o backup gerado, começamos a parte da importação. e também a criação dos logins para validação. Os destinatários, então, vão verificar se os dados estão corretos e nossa equipe preparará a migração final.

A migração final será agendada de acordo com a possibilidade da sua clínica e realizada entre 48 e 72 horas.

O sistema MedPlus não estará disponível durante esse processo de análise e validação. Portanto recomendamos o uso do seu sistema antigo até o fim das soluções.

Depois da migração, daremos treinamento às suas equipes, para capacitar os profissionais da sua equipe e evitar os riscos de falhas humanas e também ajudar sua clínica a aproveitar ao máximo os benefícios do sistema!

Durante todo esse tempo, o Suporte MedPlus estará disponível para qualquer dúvidas ou auxílios que possamos dar. Quer mudar de sistema para sua clínica? Conheça o MedPlus e conte conosco!

Thais Geron

Gerente de Produto
Administradora especialista em Informática em Saúde, com 16 anos de experiência na MedPlus e na área médica.