Repasse médico: você sabe o que é e como fazer?

Cumprir com diversas tarefas burocráticas complexas é algo que faz parte da rotina de gestão de uma clínica ou consultório médico, principalmente na área financeira. Uma dessas tarefas é o repasse médico, ou seja, os pagamentos que precisam ser feitos mensalmente aos profissionais.

Por isso, esta é uma das tarefas que exige muito cuidado e atenção. Neste texto você vai encontrar as seguintes informações sobre o assunto:

• O que é repasse médico?
• Como fazer o repasse médico?
• Qual a  importância do repasse para a gestão da clínica?

O que é repasse médico?

O repasse médico é o pagamento feito para cada profissional que atua na clínica ou consultório médico, ou seja, os honorários. Ele também é conhecido como rateio médico, comissão ou pagamento por produção, e costuma ser organizado por critérios como:

• Quantidade de atendimentos
• Volume de procedimentos
• Tipos de convênios

Estas são algumas das formas utilizadas para avaliar a produtividade de um profissional e mensurar o seu pagamento. 

O repasse médico também pode considerar outros fatores e formas de acordos, como contratos firmados com pessoas físicas ou jurídicas. Em linhas gerais, o importante é que os critérios estejam claros, bem estabelecidos e firmados preferencialmente por contratos.

Agora que já explicamos o que é, você sabe como fazer o repasse médico de forma adequada? A gente explica.

Como fazer o repasse médico?

O repasse médico deve ser feito com praticidade e atenção para que essa tarefa não seja ainda mais demorada, nem seja motivo de retrabalho para o gestor e sua equipe. 

Para evitar essa situação, existem algumas maneiras de fazer o rateio entre os profissionais que trabalham com você e manter todos satisfeitos com a administração de sua clínica. 

Confira as dicas que preparamos para você:

1 – Esteja com o setor financeiro organizado 

Contar com um setor financeiro alinhado é importante em qualquer situação do dia a dia de um consultório ou clínica médica. Isso porque garantirá que bom funcionamento seja preservado. 

Quando se trata do repasse médico, essa prática precisa ser ainda mais eficiente para que não ocorram erros no processo de pagamento.

Por isso, mantenha os dados e as documentações referentes aos atendimentos de cada médico organizados semanalmente. Assim, quando fazer o repasse no fim do mês, as informações necessárias estarão prontas para serem consultadas.

2 – Classifique atendimentos

A organização é a palavra-chave para evitar erros em processos administrativos, como é o caso do repasse médico. Por isso, uma forma de manter os dados organizados é centralizá-los em ferramentas como planilhas ou cadernos. 

Porém, para garantir a melhor organização e ainda a otimização de tempo dos colaboradores envolvidos no processo, o ideal é utilizar um software de gestão médica, como o MedPlus.

Além disso, o sistema possui diversas outras funcionalidades, como agenda médica, prontuário eletrônico, teleconsulta, gestão financeira, faturamento TISS, entre outros.

Com isso, haverá menos problemas na hora de avaliar e calcular os valores, por exemplo. Outra dica importante é centralizar os dados e classificá-los, para facilitar o resgate de informações. Isso pode ser feito da seguinte forma:

• Paciente: Nome do paciente
• Procedimento: consulta médica
• Profissional: Doutor Nome
• Convênio: Nome do convênio

3 – Garanta a transparência

Esta é uma uma palavra que deve estar no topo da lista de responsabilidades da equipe médica. Pois, os acordos relacionados ao repasse de comissões devem ser feitos de forma transparente, assim como as análises e os cálculos.

Portanto, reúna sua equipe, ou o profissional parceiro, e apresente de forma clara a realização dos cálculos, que podem ser compartilhados por meio de planilhas, apresentação de relatórios ou outras ferramentas.

Se algum eventual equívoco for cometido ele poderá ser solucionado em conjunto, e isso contribuirá de forma significativa para um dos valores fundamentais da relação de trabalho: a confiança.

4 – Revise seus cálculos

Por mais cuidadosa que uma análise possa ser, é sempre possível que algum erro ou equívoco passe despercebido. 

Sendo assim, revisar os cálculos nunca é demais, e para isso você pode confiar na sua equipe de gestão de financeira, ou mesmo contratar um profissional da área de finanças que realize essa revisão de forma periódica.

Lembra da transparência? Esta também é uma forma de garantir que os cálculos e definições de repasses sejam ainda mais confiáveis.

5 – Aposte em um software de gestão médica

Em muitas clínicas o repasse médico ainda é feito por meio de planilhas em um processo completamente manual, ou seja, de uma maneira demorada e complexa.
Esta é a principal causa de erros nos métodos de repasse das comissões médicas. Pois, trabalhar de forma manual gera excesso de documentos e papéis, que podem ser perdidos ou extraviados, além de aumentar os riscos de erros de preenchimento. 

Sem contar que o trabalho pode ser dobrado, exigindo da equipe de gestão um tempo que poderia ser otimizado em outras rotinas administrativas.

Por isso, aposte na tecnologia por meio de softwares de gestão para clínicas médicas.

Com o Software de Gestão Médica MedPlus, a rotina de repasses médicos de sua clínica passará a ser mais prática e segura, já que esse processo será automatizado através dos recursos que a nossa ferramenta oferece, veja algumas delas:

• Definições de percentuais de pagamento, variando de acordo com o tipo de procedimento e o convênio.
• Estabelecimento de categorias de rateio para cada profissional, como fixo, percentual ou misto.

Com o MedPlus o cálculo do repasse médico é automático. Assim, o gestor não gasta tempo com planilhas, calculadoras e retrabalhos.

Dessa forma, o administrador tem seu trabalho otimizado e alcança melhores resultados de forma geral.

Ainda referente ao setor financeiro, através de nosso software há a possibilidade de verificar como está o fluxo de caixa e controlar a saúde financeira de sua clínica. 

Além disso, o MedPlus é capaz de atender as necessidades de outras áreas, como controle de estoque e de atendimentos realizados, proporcionando uma gestão completa e centralizada.

Qual a importância do repasse médico para a gestão da clínica?

O repasse médico é um dos itens mais importantes no processo de gestão da clínica ou consultório médico, principalmente se a empresa tem planos de crescimento robustos para o médio e o longo prazo.

É comum que uma clínica médica comece seus atendimentos com apenas um profissional, cresça gradativamente e agregue o trabalho de outros profissionais. Então, antes de falarmos da importância em si, é preciso pontuar alguns sobre alguns temas fundamentais para a gestão de qualquer instituição. Vamos lá.

• Plano de negócios

Este é um processo que costuma ser negligenciado na abertura de um negócio de prestação de serviços na área de saúde, mesmo sendo o primeiro passo para a abertura de qualquer empresa.

Um bom plano de negócios estabelece quais são os custos mensais da clínica de acordo. Isso porque ele leva em conta fatores como praça, tamanho da estrutura, equipamentos necessários, produtos e serviços oferecidos, entre outras situações.

• Valores

Com isso será possível saber qual a margem de lucro do negócio, conforme o seu desenvolvimento. 

Sim, a função primordial de um profissional da área da saúde é oferecer as melhores formas de prevenção e tratamento de forma humanizada para melhorar a qualidade de vida dos pacientes. 

Mas é importante ter em mente os parâmetros de prosperidade que se pretende alcançar, sem comprometer a qualidade desta lista de prioridades. Como isso se relaciona ao repasse médico?

É simples. A margem de lucro da clínica também está ligada aos valores da comissão médica repassada aos profissionais parceiros, lembrando sempre de respeitar a legislação e as diretrizes de cada categoria, em conformidade com o acordo e tipo de contratação ou formato societário.

Vamos colocar de forma prática? 

• O plano de negócios determina que meu faturamento seja 100.
• Para isso, precisarei realizar 50 atendimentos.
• 50 atendimentos de qualidade exigirão 10 profissionais.

Estes são números meramente ilustrativos, claro, mas que demonstram como o repasse médico e o cálculo do valor da comissão são fundamentais para a gestão da clínica.

Pensar nos números é importante, mas o bem estar dos pacientes deve ser sempre a prioridade. Acredite, a prosperidade é a consequência natural de um serviço bem realizado.

• Satisfação dos profissionais

Um repasse médico bem estruturado, feito de forma clara e eficiente impacta diretamente na satisfação dos profissionais. A motivação está diretamente ligada a qualidade do atendimento, o que consequentemente afeta a gestão da clínica médica. 

Além disso, profissionais satisfeitos são parceiros de longo prazo que contribuem muito para a prosperidade do empreendimento.

• Tributação

Garantir que os repasses das comissões sejam feitos de forma eficaz e segura também reduz consideravelmente o risco de problemas com o fisco, como a bitributação.

Suponha que um paciente pague por um serviço de forma parcelada. O valor entrará no imposto de renda do ano seguinte.

Este valor, porém, também foi repassado para profissionais que contribuíram com o trabalho, o que pode gerar a cobrança de outro imposto, pelo menos serviço.

Isso se chama bitributação. Ao garantir que o repasse da comissão seja automático, o imposto é pago uma única vez, o que é uma boa forma de reduzir o peso da carga tributária sobre os serviços do consultório.

O imposto de renda é outro tema sensível para a gestão da empresa. Utilizar um sistema de gestão para clínicas médicas, como o Medplus, contribui para que a declaração seja feita de forma adequada.

• Fluxo de caixa

Saber controlar o fluxo de caixa é imprescindível para manter a boa gestão da clínica, e é algo que está diretamente atrelado ao planejamento financeiro. 

Por isso, conheça detalhadamente os valores das comissões e considerá-los é mais do que necessário para a gestão e o planejamento dos resultados de curto, médio e longo prazo. 

Ferramentas automatizadas são grandes aliadas neste processo. Elas evitam surpresas que possam afetar a saúde financeira da clínica médica.

Esperamos que com esse texto você tenha encontrado ferramentas para melhorar a forma como são feitos os repasses de comissões em clínicas e consultórios médicos. 

O software de gestão MedPlus possui diversas soluções para as várias rotinas de gestão. Entre elas o planejamento financeiro. Saiba mais sobre esse assunto acessando o nosso guia de planejamento financeiro para clínicas médicas.