Saiba como evitar a inadimplência na sua clínica

Confira algumas práticas para evitar a inadimplência em sua clínica médica e a garantir a saúde financeira do seu negócio!

Por Patricia Oliveira em 25 de março de 2020.

A inadimplência é uma das questões que mais afligem os gestores de empresas em qualquer segmento.

Isso acontece por uma razão: o impacto financeiro pode ser imenso.

Quando muitos pacientes ficam inadimplentes, acontece a diminuição dos lucros e sua clínica médica fica estagnada no crescimento.

Sem falar que em casos mais graves, ela pode até mesmo causar a falência do seu negócio.

Em clínicas médicas, como em qualquer outro tipo de empresa, é fundamental que a equipe financeira tenha o fluxo de caixa controlado minuciosamente. 

É preciso compreender as razões que estão levando seus pacientes a se tornarem inadimplentes.

Apenas depois as estratégias devem ser colocadas em prática para resolver a questão. 

Ter um planejamento rigoroso de todos os recebimentos e despesas é o primeiro passo para combater a inadimplência dentro do estabelecimento.

Procurando mais dicas de como evitar a inadimplência em sua clínica médica? A MedPlus traz algumas dicas para que a sua clínica esteja preparada para lidar com essa situação e manter o equilíbrio em suas finanças. 

Confira:

1- Organize suas contas

Os registros de pagamentos e recebimentos devem ser discriminados de forma clara, organizada e constante. 

Organize cheques pré-datados para que sejam compensados na data correta, verifique diariamente os extratos bancários para ver pagamentos pendentes e confira os relatórios de cobrança. 

É imprescindível que essas informações sejam atualizadas com frequência.

Caso uma cobrança precise ser realizada, você terá tempo hábil para realizar os trâmites necessários para receber o pagamento em atraso sem que isso impacte suas finanças do mês.

2- Analise seus dados

Como evitar a inadimplência em clínicas médicas? | MedPlus

Primeiramente é necessário analisar os valores de entrada e saída do seu caixa.

Seu valor total de entradas deve ser maior do que o de saídas. Caso contrário, sua clínica não estará recebendo o suficiente para dar conta de todos os custos que ela envolve. 

Depois de fazer esta análise, descubra quantos pacientes estão inadimplentes.

Esta taxa não pode ser muito grande, caso contrário a saúde financeira de sua clínica estará em risco.

Estar a par dos relatórios ajudará o gestor a compreender a situação por completo, e tomar a decisão certa em relação a taxa de inadimplência de sua clínica médica.

Este tipo de análise de dados, junto ao controle financeiro, se faz essencial quando se quer lidar com a inadimplência. 

3- Utilize notas fiscais e priorize a utilização de boletos

Esses recursos são fundamentais para auxiliar a sua clínica a manter o fluxo de caixa em dia, já que, além de tornarem o processo de pagamento prático e seguro para quem paga e para quem recebe, também auxiliam no momento da cobrança.

Existem muitos casos em que o paciente não efetua a quitação na data correta, principalmente por que ele esqueceu.

A NF é um documento que vai deixar claro os valores de multa e juros por atraso, e podem ser utilizados como um documento formal de cobrança caso uma ação judicial seja necessária.

4- Atenção aos dados dos pacientes

Além de demonstrar organização e cuidado com seus pacientes, manter o cadastro sempre atualizado é fundamental para ter fácil acesso a ele caso algo fuja da programação. 

Situações como a remarcação de algum atendimento ou problemas com os pagamentos, são exemplos claros disso.

Em cada visita do paciente ou contato com a clínica, verifique se os dados seguem os mesmos e os utilize para criar lembretes de consulta agendada, pagamentos atrasados, entre outros.

Manter um canal de contato com seu paciente é muito importante, pois estreita o relacionamento dele com a clínica e diminui a probabilidade de acontecerem situações de inadimplência. 

5- Invista em um software de gestão

Os softwares de gerenciamento voltados à área da  saúde podem ser uma saída eficiente para automatizar e organizar a administração de sua clínica médica. 

Existem algumas plataformas que disponibilizam diversas ferramentas para otimizar a gestão financeira.

Contar com estes sistemas de gestão pode ajudar, e muito, no combate à inadimplência. 

Procure por recursos para acompanhar em tempo real todas as movimentações financeiras e débitos em atraso (facilitando a rotina de cobrança), além de permitir o planejamento de despesas e facilitar a comunicação com o paciente em todas as fases do atendimento. 

Sistemas de gestão médica completos também emitem lembretes automáticos para a quitação do pagamento.

Isso ajuda a economizar o tempo e os esforços da sua equipe. 

Tenho pacientes inadimplentes. Como devo proceder?

Oferecer acordos para que o paciente possa pagar a dívida é fundamental para manter o bom relacionamento com ele.

Se a dívida não tiver sido causada por má fé, um acordo aumenta as chances de fidelização do cliente após sua quitação.

Mesmo em casos mais sérios, em que todas as tentativas de cobrança falharam, é possível estabelecer negociações para facilitar a resolução do problema. 

Oferecer  descontos ou parcelamentos, desde que não impactem nas finanças da clínica de forma geral, é uma boa opção.

Afinal de contas, é melhor receber o valor inicialmente cobrado, do que nenhum valor. 

Para facilitar esse processo, a contratação de um software que automatize a cobrança pode ser uma solução mais segura e menos trabalhosa para sua equipe. 

Cobrança recorrente para evitar a inadimplência!

Existem muitas tecnologias de automação que podem ajudar sua clínica a evitar a inadimplência.

Uma das mais efetivas é a cobrança recorrente através do cartão de crédito. 

Essa opção permite que o gestor evite situações de inadimplência em que o cliente esquece de realizar o pagamento antes da data desejada. 

Essa opção torna a cobrança mais fácil tanto para a clínica quanto para o paciente! 

Você tem controlado seus índices de inadimplência? Que ações têm colocado em prática para fazer isso?

Toda a gestão médica deve encontrar maneiras de evitar a inadimplência e ter rentabilidade no negócio.

Patricia Oliveira

Gerente Comercial
Formada em Administração, com mais de 8 anos de experiência na área da saúde, atua na MedPlus há 5 Anos.