Como escolher o sistema de software ideal para sua clínica médica?

Por Thais Geron em 04 de julho de 2017.

Muitas clínicas querem se modernizar e a maioria busca por tecnologias que facilitem e otimizem seu trabalho ao mesmo tempo que agradem, atraiam e fidelizem pacientes. Uma ótima tecnologia que vem conquistando gestores e pacientes são os softwares de gestão médica, porém é muito importante que alguns pontos sejam levados em consideração para que o software escolhido atenda às necessidades da clínica e não cause problemas ou prejuízos. Confira!

Antes de contratar busque saber quais são as demandas da sua clínica

Um erro muito comum é a contratação de um software que não se adequa às necessidades da sua clínica. A falta de conhecimento prévio das demandas do seu empreendimento prejudica muito na hora da escolha do software e pode acarretar em prejuízos enormes e crises (leia mais sobre 6 dicas de gestão de crises em clínicas).

Não basta que alguém diga que o software é bom, você precisa saber se ele oferece as funcionalidades das quais precisa. Para isso, o gestor deve analisar e listar as necessidades da clínica – por exemplo: ele precisa de um sistema que organize as informações dos pacientes e que facilite a comunicação? Além disso, ele precisa de um sistema com armazenamento em nuvem?

Com essa lista feita, ficará muito mais fácil contratar o sistema ideal para sua clínica.

Escolha um software de gestão fácil de implementar

Nesta área, a rapidez e a instantaneidade são características muito prezadas. Por isso, um software de gestão que, além de atender às necessidades da clínica, seja de fácil implementação é uma ótima escolha. Procure sistemas que sejam intuitivos (tanto para usualidade do funcionário quanto dos pacientes), com layout simples e que não necessitem de treinamentos complexos para que os funcionários aprenderem a utilizá-lo. Quanto menos complexidade parar realizar um processo, mais dinâmico e eficaz o sistema se torna.   

Procure saber se o sistema oferece suporte e se ele é atualizado periodicamente

Outro ponto a se considerar na escolha do software é se ele oferece um suporte eficiente – como auxílio na transferência dos dados do sistema antigo para o novo, rapidez na resolução de problemas, esclarecimento de dúvidas ou até mesmo se ele conta com uma equipe técnica especializada em suporte. Além disso, é importante ressaltar que softwares com atualizações periódicas tendem a causar menos problemas – como o sistema ficar fora do ar ou perder dados importantes.

Entenda qual a capacidade de integração do software

Um dos benefícios do uso de um sistema de gestão é a possibilidade de uma visão integrada do negócio, que facilita, entre outras coisas, a tomada de decisões pelo gestor. Além disso, um software que integra os setores da sua clínica proporciona um fluxo de informações automatizado, tornando a comunicação entre os departamentos eficiente, reduzindo o retrabalho e as inconsistências nos dados. É imprescindível que o software utilizado na sua clínica ofereça essa integração.

Saiba: armazenamento de dados em nuvem proporciona maior facilidade, flexibilidade e segurança

Um bom sistema de gestão utiliza a nuvem para armazenar os dados da clínica. O armazenamento online, além de possibilitar o acesso aos dados de qualquer dispositivo conectado à internet, dificulta a perda de dados e permite a ampliação da clínica sem a necessidade da troca de hardware. A nuvem também garante mais segurança, pois o usuário – tanto pacientes, quanto funcionários – só têm acesso aos dados por meio de login e senha. Além disso, a maioria dos sistemas de armazenamento em nuvem utilizam redes criptografadas, que são mais seguras.

Busque saber sobre a capacidade de gerar relatórios

Um software de gestão precisa ter a capacidade de gerar dados e relatórios automaticamente. Quanto mais completo e bem explicado forem os relatórios, melhor o sistema servirá à clínica; pois é através desses relatórios que a equipe médica e de gestão tomará decisões importantes – como em que área devem investir mais ou quais as estratégias de marketing devem ser tomadas para fidelizar ou atrair pacientes. Portanto, um bom sistema de gestão é aquele que gera relatórios completos, com tabelas e gráficos, que facilitem a análise dos dados pelo gestor e sua equipe.

O software oferece um sistema de agenda?

A agenda é uma das principais ferramentas de uma clínica, por isso, é imprescindível que o software disponibilize um sistema de agenda que seja organizado. Uma agenda organizada e online facilita a vida dos pacientes e dos funcionários, já que permite o envio de avisos – como relembrar uma consulta marcada ou que está na hora de fazer um retorno – diminuindo as lacunas na agenda causada pelo esquecimento de uma consulta.

Busque referências e avaliações de outras clínicas

Bons softwares de gestão são muito bem recomendados pela empresa que os utilizam, certo? Certo! Por isso, antes de fechar contrato, busque as clínicas que já utilizam o sistema e saiba qual a opinião delas sobre o produto – procure clínicas que não estejam na sua área de atendimento para obter uma avaliação mais imparcial possível.

Faça sua escolha com confiança

Ao optar pela implementação de um Software de gestão é importante que você tenha em mente que precisará ter confiança para deixar parte da gestão de sua clínica “nas mãos” do sistema escolhido. Por isso, é necessário que seja feita muita pesquisa e análise antes de efetivar uma contratação. Esperamos que com essas dicas você tenha maior segurança para escolher o software ideal para sua clínica.

Aproveite para conhecer o sistema MEDPLUS, que oferece gestão de atendimento (com agenda inteligente), prontuário eletrônico, controle de faturamento, gestão financeira, canais de relacionamento com os pacientes e praticidade.

Thais Geron

Gerente de Produto
Administradora especialista em Informática em Saúde, com 16 anos de experiência na MedPlus e na área médica.