Gestão e planejamento: o que preciso saber para abrir meu primeiro consultório?

Entenda como realizar o planejamento e uma gestão eficiente do seu primeiro consultório, começando a traçar o caminho do sucesso do seu negócio:

Por Thais Geron em 24 de dezembro de 2020.

Muitos médicos sonham em empreender e abrir seu próprio consultório. Um projeto que requer, além de muito esforço, muito estudo por parte do empreendedor. 

Isso se dá ao fato de que a maioria dos médicos não têm experiência em gestão de empresas, pois sua formação possui um foco completamente diferente de um administrador. 

E sim, nesse contexto a clínica médica é vista como uma empresa. Um empreendimento que precisou de investimento de capital para estar de pé e por isso precisa apresentar lucro em suas atividades.

Atender os pacientes, cobrar pelas consultas e pagar as contas em dia. Quão difícil pode ser administrar um consultório médico? 

De fato, seria fácil se fosse assim como parece. Mas a verdade é que atuar como gestor envolve uma série de outras atividades e obrigações que acabam desconsideradas em primeiro momento justamente por falta de conhecimento aprofundado no assunto.

Neste artigo iremos falar exatamente sobre práticas de gestão importantes para quem vai assumir a responsabilidade de administrar uma clínica médica, sobretudo para quem está empreendendo pela primeira vez. 

O que é planejamento de gestão e qual a importância disso para sua clínica
Boas práticas para adotar na sua gestão
Área de atuação
Modelo de negócio
Planejamento financeiro para sua clínica médica
Definição de prioridades para o seu negócio
Primeiros passos para abrir uma clínica
Captação de pacientes

Continue sua leitura e acompanhe!

O que é planejamento de gestão e qual a sua importância?

A chave para começar bem qualquer negócio é o planejamento. No empreendedorismo ele se faz ainda mais importante, porque vai nortear todo o projeto e guiar o investimento dos recursos para os lugares certos.

Além do financeiro, o planejamento aborda também questões relacionadas ao dia a dia da clínica, gestão de pessoas, de tempo, além de todos os processos que envolvem o método de trabalho, como a abordagem e o atendimento mais humano ao paciente.

De forma resumida, o planejamento de gestão pode ser definido como a organização do conjunto de práticas que levarão ao sucesso do negócio, agregando valor ao serviço como um todo.

1- Boas práticas de planejamento e gestão de clínicas

Atendimento seguro em sua clínica de oftalmologia | MedPlus

Além do planejamento necessário para abrir as portas da sua clínica médica, é preciso pensar também em outros fatores que serão determinantes para o seu funcionamento. 

Tudo isso entra no plano de negócio, documento que trata também de planejamento financeiro, de pessoas e processos. Por isso, neste tópico vamos falar sobre os principais assuntos e práticas para construir uma boa gestão.

2- Área de atuação

A primeira coisa a se pensar é em que tipo de negócio se deseja abrir. No caso de serviços médicos, estamos falando de algumas opções que diferem bastante no tipo de atividade que se realiza. 

Uma clínica médica popular possui um serviço médico mais generalista, porém de fácil acesso aos que não possuem condições financeiras de serem atendidos em outras clínicas e consultórios.

O consultório médico foca o atendimento nas consultas, podendo ou não oferecer procedimentos mais simples, e suas especialidades geralmente não passam de duas. Ou seja, é um atendimento muito mais focado.

Já as clínicas gerais oferecem um atendimento um pouco mais diverso e por isso possuem uma infraestrutura mais completa, inclusive para a realização de exames e procedimentos mais simples.

Portanto, levando em consideração seu desejo de atuação, planos profissionais futuros e seus recursos atuais, escolha uma área de atuação do negócio que se adeque melhor a você e sua perspectiva de negócio.

3- Modelo de negócio

Além da área de atuação, é importante delimitar um modelo de negócio para sua clínica. Ele irá impactar profundamente em como se dará a gestão do negócio. 

Basicamente, há duas opções: abrir um negócio sozinho ou em conjunto, no formato de sociedade. 

Ambos possuem suas próprias vantagens. Sozinho, o controle sobre a administração e processos da clínica ou consultório será maior, além do lucro da empresa. 

Já em sociedade, o lucro é dividido, a dinâmica de gestão envolverá negociações entre os sócios. Contudo, as despesas tanto de abertura quanto de funcionamento serão divididas, aliviando o bolso de todos os investidores do projeto.

Sendo assim, cabe a você decidir qual desses modelos é mais vantajoso e mais se relaciona com sua própria visão como profissional no futuro.

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4- Planejamento financeiro

O planejamento financeiro ganha destaque aqui por razões óbvias. Mesmo assim, muitas pessoas subestimam o conhecimento sobre a gestão das finanças. 

Numa clínica ou consultório médico, mais do que controlar “o que entra e o que sai”, deve-se atentar para detalhes bem mais específicos.

A arrecadação, por exemplo, se dá de diferentes formas, como pagamento à vista ou por convênios. 

É preciso especificar nas planilhas e documentos de controle quanto é arrecadado de cada forma de pagamento. Ainda mais se o consultório atender mais de um convênio.

No que se refere aos gastos, é essencial ser criterioso e ter controle sobre absolutamente tudo. Desde as contas básicas de funcionamento e impostos, até materiais de limpeza, escritório, entre outros. 

Além disso, ter um senso crítico e analítico para saber se algum desses gastos está excessivo, e se é possível economizar para otimizar custos ou até mesmo investir em outras áreas.

5- Definição de prioridades

Aqui estamos falando da rotina e administração da clínica ou consultório médico. Isto é, da definição dos processos que serão padrão no atendimento, além da visão de gestão de será implementada no negócio. 

Muitas pessoas confundem urgência e prioridade, sendo que não necessariamente as duas coisas estão conectadas.

Urgências se referem a situações e tarefas que precisam ser resolvidas a curto prazo. Sob essa ótica elas geralmente entram como prioridade numa lista de afazeres. 

Já prioridades entram num conceito muito mais amplo, onde se discute o que é importante e isso nem sempre se relaciona à ideia de curto prazo.

Por exemplo: se ampliar a gama de serviços da sua clínica é um sonho, isso é importante, portanto deveria ser considerado uma prioridade. Dificilmente é algo que se realizará a curto prazo como uma urgência, mas nem por isso deve ser deixada de lado.

E como isso impacta na gestão da clínica? Podemos exemplificar com a própria gestão financeira. Se há o interesse em expandir o negócio, é fundamental que parte dos lucros seja reservada para o investimento futuro nesse objetivo.

Os primeiros passos da abertura de uma clínica

Sua clínica de olhos já conta com prescrição digital? | MedPlus

Antes da abertura oficial de uma clínica existe um longo caminho de planejamento a ser percorrido. 

Esse caminho irá ajudá-lo a estruturar o consultório, para que quando ele esteja aberto todas as questões mais demoradas e burocráticas já estejam resolvidas. Isso acaba permitindo que você se concentre sobretudo nos pacientes.

Além disso, esse período de planejamento e execução da abertura da clínica é de muito aprendizado prático sobre o que é administrar um centro médico, com todas as especificidades que este negócio possui.

Quando se decide abrir uma clínica, o primeiro passo é definir qual a especialidade que ela atenderá. Intimamente relacionado a isso, deve-se definir qual público ela irá atender. 

Sendo a medicina um campo de atuação extremamente vasto, o perfil de paciente pode variar muito e ter ciência de quais pessoas seu consultório irá atender é fundamental para uma série de decisões futuras.

A primeira dessas decisões já é o próximo passo da abertura de uma clínica: a escolha do lugar. O lugar ideal é bem mais do que um espaço agradável. Deve-se levar em conta questões como acessibilidade do seu perfil de paciente ao consultório.

Um exemplo: se sua clínica é voltada para pessoas com perfil econômico mais elevado, provavelmente essas pessoas se deslocarão de carro até o estabelecimento, então é interessante um espaço de estacionamento, ou ainda que haja estacionamentos particulares nas redondezas. 

Outro exemplo é o oposto: caso sua clínica não vá focar em distinguir o público dessa maneira. Portanto, deve-se ter noção que muitas pessoas chegarão até a clínica utilizando transporte público. Por isso é interessante que o consultório esteja nas imediações de pontos e terminais de ônibus.

Apesar dos exemplos considerando apenas perfil econômico, existem outras características nos pacientes que devem ser levadas em conta quando o assunto é acessibilidade. Se sua especialidade atende idosos, ou crianças, ou ainda pessoas com deficiência, por exemplo.

Além da acessibilidade do público, é interessante buscar locais que sejam perto de hospitais de clínicas de exame e diagnóstico, caso esse não seja um serviço que você ofereça. 

A proximidade geográfica a serviços complementares é um fator que trará muito mais praticidade ao paciente, melhorando a qualidade do atendimento.

Simultaneamente à escolha do local, é importante focar na busca pela documentação e permissão de abertura e funcionamento, seguindo a regulamentação federal, estadual e municipal. 

Como existem leis estaduais e municipais que interferem nesse ponto, é importante buscar o máximo de conhecimento no assunto para se certificar que a clínica esteja dentro dos padrões sanitários e de segurança exigidos.

Com toda a papelada em dia e as chaves em mãos do lugar que abrigará a clínica, é hora de trabalhar a infraestrutura do centro médico. Essa etapa pode ser uma das mais longas. 

Isso porque reformas podem ser necessárias, ou ainda adaptações da estrutura física do local para abrigar equipamentos de trabalho para o melhor desempenho da sua especialidade médica.

Além disso, a decoração é um fator muito importante. Ela será responsável por construir (junto ao serviço de recepção e primeiro atendimento) a primeira impressão do paciente sobre sua clínica médica. Por isso a decoração precisa estar de acordo com sua especialidade e público-alvo, e ser acolhedora, sobretudo na sala de espera.

Captação de pacientes 

Com a clínica em pé, bem estruturada, equipada e dentro de todas as exigências legais, é hora de abrir as portas e conquistar novos clientes! 

Para isso é necessário um bom trabalho de marketing, sobretudo se esse é seu primeiro consultório e você ainda está construindo seu nome no mercado de trabalho.

O marketing digital aparece como uma solução prática para esse tipo de negócio. 

Além de lidar com ferramentas relativamente simples de se operar, os custos de uma divulgação em redes sociais e sites é bem mais acessível do que nas mídias tradicionais. 

Também vale destacar a segmentação do público, que se faz de forma bem mais específica, aumentando a eficiência do investimento realizado.

A internet também é um bom canal para construção de relacionamento entre clínica e paciente, além de possibilitar a produção de conteúdos informativos que irão agregar valor à imagem da clínica!

Conclusão

Tirar sua clínica do papel e fazer seu negócio virar realidade, e dar lucro, é uma tarefa complicada. Isso porque, muitas etapas estão incluídas neste processo.

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Thais Geron

Gerente de Produto
Administradora especialista em Informática em Saúde, com 16 anos de experiência na MedPlus e na área médica.