Agenda vazia ou muitas faltas? Entenda a importância da agenda online para médicos

Descubra como a agenda online pode ajudar na organização de clínicas médicas tornando a rotina de tarefas mais produtiva e melhorando o atendimento!

Por Aline Patricia em 21 de dezembro de 2020.

A Medicina dá saltos cada vez mais expressivos graças ao uso da tecnologia como sua aliada. As especialidades médicas se desenvolvem com tratamentos cada vez mais sofisticados. 

Com toda esta evolução, surgem também ferramentas tecnológicas desenvolvidas para hospitais, clínicas e consultórios médicos que são voltadas para a otimização do atendimento. Uma parte que muitas vezes é esquecida,  mas possui grande importância para o exercício da medicina.

Atualmente existem diversos softwares e ferramentas que facilitam a gestão de centros médicos em suas diferentes esferas. A agenda médica online, ou ainda a agenda digital, é uma dessas funcionalidades. Mas, apesar de querida por muitos, a agenda online ainda segue subutilizada em diversos estabelecimentos.

Neste post vamos falar sobre a importância que a agenda online ocupa dentro de um consultório ou de uma clínica médica, e ainda como ela pode ser sua aliada para evitar a falta de pacientes:

  • As possibilidades trazidas pela ferramenta
  • Benefícios da agenda online
  • Como a ferramenta ajuda a diminuir as faltas de pacientes
  • Como ela facilita a comunicação entre clínica e paciente
  • Organização e mais confirmações de consultas
  • Agenda online para fortalecer os valores da clínica
  • A integração da ferramenta com um software de gestão
Agenda online: sua clínica médica com mais possibilidades

Hoje em dia já podemos dizer que organizar virtualmente a rotina, ou mesmo aspectos mais simples do cotidiano que seja, já faz parte do dia a dia das pessoas. Ser avisado sobre as datas de aniversários de seus conhecidos através de uma rede social é um exemplo disso. 

E hoje milhares de pessoas já fazem uso de aplicativos para organizar sua rotina de forma ainda mais profunda. Além de datas importantes, entram no aplicativo demais compromissos, afazeres e até mesmo simples lembretes. A tecnologia realmente se tornou uma aliada nesse aspecto.

Ainda assim, muitos consultórios insistem em fazer uso de agendas de papel para se organizarem. 

A agenda médica é um dos instrumentos de gestão mais essenciais para o bom funcionamento de qualquer estabelecimento médico (se não o mais essencial). Afinal, ele permite que todas as alterações da agenda sejam feitas diretamente na ferramenta, impedindo que recados e anotações sejam perdidas, e sua agenda não seja atualizada. 

Portanto, podemos concluir que um item com tamanha relevância não deveria ser colocado de lado, ficando para trás no processo tecnológico que poderia lhe agregar muito mais praticidade e consequentemente rentabilidade.

A possibilidade que o médico tem para visualizar a agenda de forma remota já é uma prova dessa praticidade, pois possibilita que ele possa se organizar da melhor maneira, sem sobrecarregar o time de atendimento e recepção do consultório.

Falando nas secretárias e recepcionistas, com boa parte do seu trabalho otimizado, o foco naturalmente se volta para o atendimento dos pacientes, que se torna mais atencioso. Esse aperfeiçoamento no atendimento aos pacientes melhora consideravelmente a experiência deles no consultório, o que garante uma impressão positiva do negócio para o seu público.

Outra aplicabilidade da agenda online é a possibilidade de consultar e remanejar o calendário médico e os prontuários dos pacientes à vontade. 

Essa função agrega praticidade no dia a dia, especificamente para o médico. Ele pode acessar com muito mais comodidade dados sobre os pacientes e seus próprios compromissos profissionais. 

E tudo fica ainda melhor pois, sendo uma ferramenta online, a atualização das informações se dá em tempo real.

Além de ajudar no processo de atendimento dos pacientes, a agenda online é uma importante aliada do gestor da clínica médica. 

Desse modo pode-se traçar estratégias relacionadas à administração e marketing do consultório médico com a segurança das informações reveladas pelos dados do relatório.

Leia também: Veja 6 dicas para preparar a sua clínica para a LGPD

Quais os benefícios de usar a agenda online na sua clínica médica?

Ao utilizar uma agenda online, a primeira coisa que você irá notar é que a clínica irá economizar mais tempo e dinheiro no seu dia a dia. Isso pelo simples fato de que tarefas que antes eram muito demoradas se tornarão bem mais rápidas. 

Além disso, há todo o dinheiro gasto com agendas, post its e canetas que será poupado, podendo ser investido no seu negócio. Com esta margem de lucro maior, é possível melhorar a infraestrutura do consultório, tornando-o mais confortável para a equipe e para seu público.

Tudo isso leva à maior satisfação dos pacientes. Com a energia dos funcionários voltada para questões essenciais como um atendimento mais atencioso e processos mais práticos e menos burocráticos. 

Com isso, as chances de fidelizar o paciente se tornam muito maiores. Portanto, além de uma clientela fiel, existirá a oportunidade de seu serviço ser indicado para outras pessoas através da aprovação de alguém.

Mais um fator que beneficia sua clínica é o fato da agenda online ser muito mais acessível aos clientes do que a agenda tradicional. O procedimento antigo envolvia ligar para o consultório e perguntar para a secretária quais horários estavam vagos e simultaneamente encontrar um horário na própria agenda para marcar a consulta. 

Os softwares que contam com a agenda online armazenam seus dados em um sistema na nuvem, como é o caso do MedPlus, que garante a acessibilidade e a segurança de todas as informações.

E vale destacar a importância dos relatórios automáticos sobre as consultas, envolvendo as informações dos pacientes imputadas no sistema. Além de importantes para a gestão da clínica, esses relatórios fornecem informações cruciais para o marketing do consultório. 

É através destas informações que se faz possível estabelecer um padrão demográfico e comportamental para o público da clínica. Esses padrões são fundamentais para o planejamento de qualquer ação ou campanha de marketing do centro médico.

Como a agenda digital pode ajudar a diminuir as faltas dos pacientes?

Faltas e cancelamentos são problemas que assombram milhares de gestores e médicos. O absenteísmo, também conhecido como no-show, inicia uma reação em cadeia que impacta desde a rotina de atendimentos da clínica, até o seu financeiro. 

Felizmente já existem uma série de práticas e ferramentas que ajudam a reduzir esses problemas nas clínicas e consultórios médicos. A agenda online é uma dessas ferramentas. 

Entenda a seguir como utilizá-la para superar estes obstáculos:

A agenda online facilita a comunicação cliente-clínica

Para evitar contratempos com os pacientes é fundamental que estes tenham uma comunicação clara e eficiente com a clínica ou consultório médico. Por isso, é essencial que o centro médico mantenha esse canal aberto e transparente. 

Na agenda, fica claro quais são os atendimentos do dia, a sua secretária poderá dar as informações certas para que seu paciente afirme se poderá ou não se fazer presente na consulta. 

É importante deixar claro para o paciente como é importante afirmar ou não sua consulta, e como isso impacta diretamente a rotina do médico, e de outros pacientes. Isso o fará considerar melhor suas opções de horário.

Organize e confirme as consultas mais facilmente com a agenda online

A agenda online permite um controle e organização muito mais eficiente das consultas agendadas. 

Com esse sistema fica mais fácil estabelecer processos de confirmação e lembrete de consultas, evitando as faltas por esquecimento ou por desconsideração do paciente.

Além dos processos pré-consulta, como confirmação de consultas por e-mail e SMS, sendo muito mais fácil organizar a rotina da clínica. Também se torna possível implementar processos de pós-consulta, como acompanhamento do tratamento e pesquisas de satisfação.

A agenda online ajuda a fortalecer valores como compromisso e confiança

Para fidelizar pacientes é essencial que eles confiem no seu trabalho. Por isso, estar a par da sua agenda, incluindo alterações de última hora, é fundamental. 

A agenda online é sua melhor amiga nesse momento, pois a atualização dos compromissos é automática e permite um acompanhamento detalhado das informações. 

Essa organização irá refletir na imagem que o paciente terá da clínica e dos profissionais que nela trabalham. Um centro médico com uma equipe que demonstra seriedade e compromisso sempre terá a preferência do público.

Agenda online agregada a um bom software de gestão

A agenda digital é de fato um instrumento incrível para a organização de uma clínica médica. Mas seus benefícios podem ser potencializados ao se investir também em um software de gestão que permita a integração das informações de todo o centro médico. 

Apesar de existirem empresas que oferecem somente as agendas, é muito fácil encontrar softwares com agenda online que trabalham a gestão como um todo.

Com o MedPlus, por exemplo, é assim. O software possui diversas funcionalidades que permitem o uso de agenda online, a comunicação direta e clara com o paciente, e ainda integra todos os setores do consultório, facilitando o trabalho da gestão administrativa e financeira. 

Vale destacar que a agenda faz parte do fluxo de uma jornada satisfatória do paciente. Isso porque, integrando a agenda com prontuário e o financeiro, o gestor não perde informações. Com tudo interligado fica mais fácil oferecer agilidade e eficiência no atendimento.

E tudo isso, através de uma interface amigável e com um sistema em nuvem, seguro e acessível.

Conclusão

Como você pôde ver, ao longo do texto, a tecnologia é bem importante no atendimento ao paciente. Quer entender melhor esta relação e saber como tirar proveito disso? Então confira o eBook:

Aline Patricia

Gerente de Produto
Formada em Administração, há 11 anos atua na MedPlus no atendimento ao cliente e atualmente é Gerente de Produto.