Erros financeiros que oftalmologistas não podem mais cometer!

Todo médico oftalmologista quer ter mais lucro em sua clínica de oftalmologia. Afinal, um faturamento maior significa que você pode investir para ampliar a clínica, melhorar o seu atendimento, contar com equipamentos melhores e muito mais.

No entanto, o caminho para aumentar o faturamento em uma clínica de oftalmologia passa por um detalhe para o qual muitos profissionais não dão a importância necessária: a gestão financeira!

Sem a dedicação certa à gestão financeira de uma clínica de oftalmologia, os médicos acabam cometendo erros de finanças que podem comprometer seriamente o seu faturamento.

Por isso, listamos aqui os principais erros financeiros que você não pode mais cometer! Continue sua leitura e saiba como evitar esses problemas na hora de organizar suas finanças.

Não controlar o fluxo de caixa
Não ter um planejamento financeiro para oftalmologistas
Não fazer a gestão financeira da clínica de oftalmologia
Terceirizar a gestão financeira e perder o controle das finanças
Ainda usar livro-caixa para sua gestão financeira
Depender de planilhas de controle financeiro
Misturar contas pessoais e profissionais
Depender de regime competência, e não do caixa Não contar com a emissão de notas fiscais integradas ao sistema de gestão
Não controlar de perto o estoque de lentes

Não controlar o fluxo de caixa

O primeiro erro de muitos médicos oftalmologistas é um problema simples e muito comum: a falta de controle no seu fluxo de caixa. Sem acompanhar cada valor que entra ou sai da sua clínica, é muito difícil ter sucesso financeiro.

Por isso, controle de perto cada consulta, tratamento e venda de lentes ou medicamentos. Todas as receitas da sua clínica precisam estar registradas, e isso inclui os pagamentos em dinheiro, cartão, boleto, cheques e até links de pagamento.

O mesmo vale para os seus gastos. Sejam eles custos de manutenção, como água e energia, ou investimentos em novos equipamentos: cada gasto precisa estar registrado e controlado.

Assim você é capaz de avaliar se sua clínica realmente está dando lucro e também identificar possíveis gargalos financeiros que poderiam se tornar problemas sérios mais tarde.

Não ter um planejamento financeiro para oftalmologistas

Controlar seu fluxo de caixa é importantíssimo, mas é apenas o primeiro passo. Para deixar sua clínica de oftalmologia preparada para superar desafios e aproveitar as oportunidades financeiras, você precisa organizar um bom planejamento financeiro!

Para ter um planejamento financeiro para clínicas de oftalmologia, você precisa partir do seu fluxo de caixa e do registro dos lucros e custos do ano anterior. 

Confira os gastos que foram desnecessários e podem ser cortados, avalie os gargalos financeiros que você enfrentou e prepare estratégias para evitá-los.

No mesmo sentido, faça uma previsão de ganhos e organize os investimentos possíveis para o novo período, calculando também uma boa reserva de emergência.

Não fazer a gestão financeira da clínica de oftalmologia

Tanto o fluxo de caixa quanto o planejamento financeiro precisam ser realizados como parte de uma ação ainda maior na sua clínica: a gestão financeira.

Além do que já comentamos, ela envolve também o acompanhamento de relatórios e métricas para avaliar de perto o seu sucesso financeiro, adaptar o planejamento sempre que for necessário e ter estratégias para os melhores resultados.

Não contar com esse tipo de gestão é um sério erro financeiro que muitos oftalmologistas cometem e que pode colocar em risco sua clínica oftalmológica.

Quer saber mais sobre o assunto? Então confira: Gestão financeira para oftalmologia: você está fazendo isso corretamente?

Terceirizar a gestão financeira e perder o controle das finanças

Outro problema comum é quando médicos oftalmologistas não querem ter de lidar com sua própria gestão financeira e acabam terceirizando todo esse processo. Afinal, ter uma empresa especializada para cuidar do seu dinheiro parece uma boa opção.

No entanto, isso pode ser um erro financeiro muito grande! Principalmente porque muitos médicos acabam se acomodando, deixando todo o trabalho de gestão nas mãos da empresa terceirizada e perdendo todo o contato com seu próprio dinheiro.

Mesmo que essa empresa terceirizada seja de confiança, ela não tem a noção que você tem das necessidades e demandas da sua clínica. Ela vai gerir o seu financeiro de forma profissional, mas pouco personalizada, e você pode acabar perdendo a autonomia de controlar suas próprias finanças.

Por isso, avalie muito bem o que vale mais a pena: investir na terceirização de suas finanças ou buscar ter uma gestão financeira eficiente dentro da sua clínica?

Ainda usar livro-caixa para sua gestão financeira

Nós estamos vivendo na era do digital! Neste tempo de eficiência e agilidade nos processos, não há mais espaço para a desorganização e a lentidão do controle financeiro manual.

Ou seja: chega de lançar o seu fluxo de caixa de forma analógica! É hora de abandonar o livro-caixa e migrar para um controle mais digital.

O livro-caixa exige um empenho muito grande para lançar manualmente cada movimentação da sua clínica oftalmológica, e ainda requer espaço de armazenamento. Afinal, se você quer ter um histórico da sua gestão financeira, você vai precisar de vários desses livros guardados em algum lugar, não é?

Isso sem falar na falta de integração com outros setores da clínica, a dificuldade para encontrar informações e a impossibilidade de ter relatórios simples e acessíveis. 

Para conseguir medir seu sucesso com um livro caixa, é preciso realizar toda uma compilação manual de informações e uma organização trabalhosa e, muitas vezes, imprecisa.

E o pior: um livro-caixa é muito vulnerável ao erro humano. Qualquer engano no lançamento, ou mesmo um problema de caligrafia, pode prejudicar todo o seu controle financeiro.

Depender de planilhas de controle financeiro

Está convencido de que fazer o controle financeiro em um livro-caixa não é uma boa opção? Ótimo! Mas esse é apenas um passo. 

A próxima etapa é entender que ter uma gestão financeira digital vai muito além de simplesmente usar planilhas! Afinal, muitos médicos oftalmologistas ainda dependem dessa forma de controlar o seu financeiro. 

Apesar de sair do papel, esse tipo de controle não resolve algumas das limitações que os médicos já enfrentavam com o livro-caixa. Cada lançamento ainda precisa ser manual, falta integração com os outros setores e o risco do erro humano continua.

Por isso, se você realmente quer ir para o digital, o caminho é contar com um sistema para clínicas de oftalmologia. Com esse tipo de software, a sua gestão financeira fica muito mais organizada, ágil e integrada.

Essa é uma das maneiras como a tecnologia pode transformar sua clínica de oftalmologia, te ajudar a evitar os erros financeiros e abrir muitas oportunidades para o seu crescimento.

Misturar contas pessoais e profissionais

Este é um erro de amador que sua clínica de oftalmologia não pode mais cometer, de jeito nenhum! Ao misturar suas finanças pessoais com as da sua clínica, você coloca em risco todo o esforço de gestão.

Afinal, a sua vida pessoal envolve gastos que não tem nada a ver com a clínica, e que não cabem no seu controle financeiro profissional. Ao tirar um pouquinho de dinheiro por dia, você causará um descontrole no seu fluxo de caixa e será muito mais difícil ter noção da condição econômica de sua clínica.

Por isso, estabeleça um valor mensal que servirá como o seu “salário”. Esse é um dinheiro que sairá da clínica todo o mês para os seus gastos pessoais e estará previsto na sua gestão financeira. Todo o resto deve ser focado em investimentos da própria clínica

Depender de regime de competência, e não do regime de caixa

Você sabe a diferença entre o regime de competência e o regime de caixa? Ambos são formas de organizar a contabilidade e a gestão financeira da sua clínica oftalmológica, mas eles têm uma distinção muito importante

Quando você usa o regime de competência na sua gestão financeira e no seu software para oftalmologista, todas as suas entradas e saídas financeiras são registradas no momento de sua ocorrência, independentemente da data de pagamento.

Ou seja: se você comprar um novo equipamento em janeiro, mas dividir o pagamento dele em 6 vezes, um sistema no regime de competência vai lançar essa movimentação toda em janeiro.

Isso é um problema para uma clínica oftalmológica, já que ficará muito mais difícil você ter noção de quanto dinheiro tem em caixa, quanto pode investir e o que é necessário reservar.

Já o regime de caixa é diferente: nele, a movimentação financeira só é lançada quando realmente se efetiva. Ou seja, a compra do equipamento será lançada em janeiro, mas o sistema lançará os pagamentos mensais quando o dinheiro realmente sair do caixa

Esse regime te oferece mais controle das suas finanças e é a opção disponível no sistema de gestão para oftalmologistas MedPlus.

Não contar com a emissão de notas fiscais integradas ao sistema de gestão

Parte importantíssima da gestão financeira em uma clínica de oftalmologia é a emissão de notas fiscais. O compromisso de emitir NFS-e é uma preocupação para muitos profissionais, e pode acabar sendo um processo demorado, vulnerável a erros e muito custoso.

Mas isso pode ser simplificado se o médico contar com um sistema de gestão que inclua a emissão de notas fiscais de maneira totalmente integrada. Isso torna o processo mais rápido, preciso e até mais barato.

A integração também é importante, já que suas notas ficarão conectadas à gestão financeira e aos outros setores da clínica. Isso permite um controle muito mais inteligente dos seus processos.

Não controlar de perto o estoque de lentes

Você comercializa lentes de contato na sua clínica oftalmológica? Essa é uma excelente opção para aumentar sua receita de forma simples e muito proveitosa!

No entanto, muitos médicos que optam por isso não têm um controle muito preciso do estoque, dos fornecedores e das vendas de lentes. E isso é um erro financeiro para a sua clínica.

Afinal, ter um estoque sempre em dia te ajuda a nunca perder uma venda e até fidelizar melhor seus pacientes. Ou seja: te ajuda a ter mais lucros na clínica oftalmológica

A gestão do estoque de lentes, assim como sua gestão financeira como um todo, pode ser feita de forma muito mais eficiente em um sistema de gestão. De fato, ter um software para oftalmologistas pode revolucionar todo o trabalho de sua clínica.

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