Secretárias e secretários possuem um papel central em clínicas médicas. Afinal, geralmente são eles que fazem o primeiro contato com os pacientes e também são os responsáveis por boa parte da organização da rotina da equipe.
Se não há um atendimento de qualidade nesse primeiro contato, tanto a captação quanto a fidelização de pacientes fica prejudicada. E quando a organização do dia a dia da clínica não é a ideal, as consultas atrasam, os clientes ficam insatisfeitos e até o financeiro começa a enfrentar problemas.
Ou seja, o responsável pela secretaria tem uma enorme importância e relevância no consultório médico. Portanto, tendo em vista suas responsabilidades, preparamos este artigo com dicas para esse profissional ter ainda mais sucesso no apoio à gestão médica, mas de maneira saudável e sem sobrecarregá-lo.
Afinal, por estarem em uma profissão que envolve muitas atividades diferentes, secretárias e secretários precisam saber muito bem como organizar a rotina e como aproveitar o tempo da melhor forma, por meio de práticas que otimizem a sua produtividade.
Siga a leitura para entender as funções desempenhadas por essa profissão e descobrir maneiras para tornar esse trabalho mais efetivo e ágil, especialmente na gestão médica.
Gestão médica: quais são as funções de secretárias e secretários?
Dicas para aprimorar a gestão médica de secretários e secretárias
Secretaria: fonte de mudança para clínicas e consultórios médicos
Gestão médica: quais são as funções de secretárias e secretários?
A principal noção que secretárias e secretários precisam saber sobre a gestão médica são as suas funções nesses espaços. Afinal, o trabalho desses profissionais vai além da organização de consultórios e da recepção de clientes.
É muito comum atribuir à secretaria atividades de setores administrativos, financeiros e outros que englobam a gestão médica. Mas, se não for feito de maneira adequada, isso pode acarretar em uma sobrecarga de tarefas para os profissionais.
Entre as atividades realizadas, podemos mencionar a organização da agenda médica e dos prontuários. Essa é uma tarefa de grande importância que deve ser realizada com precisão, para evitar erros e reclamações de pacientes, além de garantir o bom andamento da rotina da clínica.
Afinal, contar com uma agenda com informações de consultas, desistências e remarcações atualizadas, é essencial para evitar atrasos e manter toda a equipe preparada para os atendimentos do dia.
Ter os prontuários bem organizados, por sua vez, também é fundamental. Eles são centrais para o atendimento ao paciente e ajudam os médicos a darem diagnósticos e avaliações precisas.
Já no setor financeiro, muitos secretários e secretárias acabam sendo responsáveis pelo fluxo de caixa. Pagar fornecedores e receber de pacientes, por exemplo, são tarefas comuns para esse setor.
Os profissionais também costumam ser responsáveis pelo agendamento, pelo primeiro atendimento e pela recepção de pacientes. Todos esses passos são fundamentais dentro de clínicas, pois, se forem bem feitos, ajudarão a fidelizar os pacientes, além de garantirem boas avaliações ao consultório e futuras recomendações.
Nesse sentido, secretárias e secretários devem saber que focar em um atendimento humanizado faz total diferença na relação entre clínicas e pacientes. Responder a mensagens e sanar dúvidas de maneira rápida, assim como manter a calma e falar com gentileza, são ações que fazem o cliente se sentir importante.
Outra tarefa que a secretaria de clínicas pode ficar responsável é a organização. Um ambiente desorganizado pode dar a impressão de que o atendimento médico e os demais serviços da clínica também são desleixados, o que não é atrativo para uma pessoa que busca resolver seus problemas de saúde.
Esse setor também é responsável por outras tarefas como a gestão de estoque. Nessa tarefa, os profissionais devem verificar o que está faltando, fazer novos pedidos e contabilizar os materiais da clínica para que não ocorram imprevistos e para evitar desperdícios.
Por fim, secretárias e secretários devem ter uma boa comunicação e compreender as necessidades da clínica, sendo pró-ativos para prevenir erros e inconvenientes. Além disso, devem manter a clínica atualizada com possíveis melhorias em processos e demais atividades e setores, a fim de garantir um serviço de qualidade em todas as áreas do consultório.
É importante lembrar que essas ainda são apenas algumas das atividades específicas que secretárias e secretários podem realizar em clínicas médicas, pois depende das necessidades da clínica e das tarefas passadas pelo gestor.
Dicas para aprimorar o trabalho de secretários e secretárias
Para garantir que as atividades sejam realizadas de maneira eficiente, bem como para manter a saúde mental de profissionais de secretaria médica, algumas ações são necessárias.
Dar um suporte com ferramentas adequadas e uma boa infraestrutura é o básico para que esses profissionais deem conta de suas demandas. Além disso, oferecer meios para realizar as tarefas com maior facilidade, ou mesmo automatizá-las, pode ser uma maneira eficiente de evitar a sobrecarga de trabalho e de aumentar a produtividade.
Pensando nisso, trouxemos algumas dicas que podem ajudar tanto gestores quanto secretárias e secretários a realizarem grande parte das tarefas de gestão médica nos diversos setores de clínicas.
O uso de ferramentas tecnológicas para facilitar e automatizar essas tarefas é um bom exemplo de como grande parte delas podem ser muito mais eficientes de forma digital:
- Agenda médica digital: essa ferramenta pode ser muito útil e aliviar a carga de trabalho de secretários e secretárias. Com ela, é possível controlar as consultas, além de realizar e desmarcar agendamentos.
Uma boa agenda digital também inclui outras funções, como o cadastro de pacientes, agendamento de tarefas e envio de lembretes automáticos por SMS ou WhatsApp.
- Prontuário eletrônico: essa funcionalidade disponibilizada por softwares de gestão médica também facilita as tarefas de gestão, já que elimina grande parte dos papéis de clínicas e pode ser acessado em qualquer lugar.
Dessa maneira, as secretárias e secretários não precisam ir várias vezes por dia às salas de consulta para levar os prontuários de cada paciente.
- Sistema de gestão financeira: um sistema financeiro próprio para clínicas médicas também pode aliviar grande parte da carga de trabalho da secretaria. Contar com planejamento financeiro e fluxo de caixa automatizados faz toda a diferença para evitar erros de gestão.
Além de, é claro, permitir o acompanhamento de todos os processos financeiros e dar maior previsibilidade nas ações a serem tomadas.
O uso de um software completo de gestão de clínicas médicas, que integre todas essas ferramentas, pode ser a solução para automatizar as atividades da secretaria com eficiência, reduzindo erros e aumentando a produtividade na clínica.
Outras práticas também podem ser adotadas para facilitar o trabalho e garantir eficiência, como:
- Ter bom planejamento em casos de emergências ou imprevistos, como a falta de um médico ou paciente em cima da hora.
- Manter um atendimento humanizado e ético, pensando sempre em sanar as necessidades do cliente sem tirá-lo do foco de atenção e não deixá-lo esperando por muito tempo.
- Procurar construir um ambiente de trabalho saudável, com práticas que não sobrecarreguem e sejam otimizadas para garantir a satisfação e a produtividade.
Visto isso, é fato que, hoje em dia, com a tecnologia, é possível ter um ambiente de trabalho sem a superlotação de tarefas desses profissionais, contando com eficiência e agilidade.
Mas é importante lembrar-se de que algumas dessas mudanças em processos e setores também são práticas de gestão que secretárias e secretários devem buscar para melhorar seu trabalho em clínicas médicas.
Secretaria: fonte de mudança para clínicas e consultórios médicos
Procurar por desenvolvimento profissional, além de transformações em serviços e processos da clínica, também é uma tarefa importante de secretárias e secretários que não deve ser deixada de lado.
Afinal, isso pode garantir o diferencial necessário para que sua clínica médica seja destaque em relação às concorrentes. Assim, inovar, incluir, mudar e buscar por transformações em gestão médica, também devem fazer parte do dia a dia desses profissionais.
Leia mais: Saiba como e porque migrar sua clínica para o MedPlus
É importante notar as falhas e erros apresentados em processos e setores de clínicas médicas. Procurar soluções e manter-se atualizado sobre o que envolve o mercado de trabalho em clínicas médicas, pode ser a chave para fazer a empresa crescer.
Uma ótima maneira de garantir tudo isso é participar de cursos, workshops e procurar se informar e educar sobre melhorias em processos de gestão médica e em outros setores.
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