Por Jessica Saldanha em 25/03/2021

Problemas com a agenda médica: como resolver?

Saiba mais sobre a otimização da gestão de sua agenda médica com práticas e estratégias inteligentes que resolvem os problemas diários
Problemas com a agenda médica: como resolver

O controle da agenda médica é o primeiro passo para manter sua clínica organizada. Porém, não é fácil alcançar tal organização. Diariamente, muitas coisas acontecem e, no fim do dia, a agenda está bagunçada e parece que a clínica também.

Às vezes, os problemas começam antes mesmo de o médico chegar na clínica e boa parte deles estão em relação direta com a sua agenda. Você já passou por um dia normal de trabalho sem que haja confusão e conflito de informações na agenda? Perda de anotações? Sem o paciente desmarcar ou faltar no compromisso?

E não para por aí: falta de segurança e de flexibilidade, transtorno com consultas desmarcadas… Tantos problemas se colocam entre um atendimento funcional e a organização das atividades que acontecem na clínica.

Manter tudo organizado se mostra como um verdadeiro desafio. Se você solucionar o problema da agenda desorganizada, isso vai refletir na sua clínica e, consequentemente, no seu atendimento e consulta.

Porém, o que fazer para manter uma agenda médica organizada se tantas coisas acontecem ao longo do dia e parece impossível manter controle de tudo? Há uma solução?

Acredite que sim. E a solução é mais simples do que se pode imaginar. Vamos ver qual é a melhor maneira de solucionar o problema que aterroriza as clínicas médicas: a agenda desorganizada. 

Preparamos este artigo para você entender como funciona a agenda online, ferramenta que contribui muito para a gestão e organização de clínicas médicas, horários de pacientes e escala de profissionais de saúde. 

Primeiramente, vamos entender como você organiza a sua agenda e qual é a origem dos problemas mais comuns que acontecem diariamente. Depois, vamos apontar uma possível solução. 

Continue lendo para conhecer essa funcionalidade que existe para simplificar sua rotina na clínica.

Como fazer o controle eficiente da agenda médica?
Quais os benefícios de uma agenda online?
O papel das secretárias no controle da agenda médica
Como um software de gestão pode ajudar no controle da agenda da clínica?

Como fazer o controle eficiente da agenda médica?

Para responder a essa pergunta, primeiro é preciso fazer outra: a sua clínica ainda usa agenda em papel e planilhas para fazer o agendamento e gestão?

Se sua resposta for positiva, talvez aí esteja a raiz de tantos empecilhos que se colocam entre o gestor e o bom funcionamento da clínica. Ter uma agenda em papel é manter a porta aberta para que a falta de organização possa entrar.

Por que isso acontece? Anotações em papel podem se perder facilmente ou serem danificadas. Ainda, recados escritos podem trazer informações que podem estar comprometidas ou até mesmo erradas ou ilegíveis devido a algum engano, seja da sua equipe, do seu paciente ou até mesmo seu.

Então, o primeiro passo que precisa ser dado em direção à organização é adotar um método moderno, prático e automático que é a gestão a partir de uma agenda online.

O avanço da tecnologia já contribuiu imensamente para a Medicina, não apenas dentro das salas de consultas e cirurgias, mas a partir da porta de entrada do seu consultório. 

Por meio de um software de gestão para médicos, como o MedPlus, é possível tornar o seu estabelecimento moderno e muito mais funcional, a começar pela agenda eletrônica. 

Vamos descobrir como tal ferramenta é bem-sucedida na missão de assegurar uma clínica organizada e plenamente funcional.

Quais os benefícios de uma agenda online?

Problemas com a agenda médica: como resolver

A agenda online contribui para a organização da clínica por ser uma ferramenta digital e que se atualiza em tempo real. Vamos a um exemplo:

É fato que o seu estabelecimento médico já deve ter enfrentado problemas relacionados com remanejamento de horários ou falta de pacientes.

Isso acontece pois a atualização manual da agenda em papel pode não ocorrer em tempo ágil de remarcar outro paciente no horário ocioso, o que termina na perda daquela consulta. Mas, se o remanejamento for automático e rápido, isso pode ser evitado. 

Vamos elencar outros benefícios da agenda online e como ela pode ser usada para promover a organização da sua clínica:

  • Os horários marcados são atualizados e remanejados automaticamente, em caso de cancelamento;
  • O médico é notificado dos horários das suas consultas, bem como o paciente;
  • Promove a integração da agenda com o prontuário do paciente;
  • Otimização do tempo da equipe do consultório, especialmente do profissional da saúde e da equipe de recepção;
  • Permite uma melhor organização da sua clínica, o que reflete na relação entre estabelecimento médico e paciente;
  • Contribui positivamente na gestão do seu consultório;
  • Minimiza as faltas de pacientes nas consultas;
  • Promove a agilidade no acesso instantâneo ao calendário e prontuários.

Todas essas funcionalidades e outras irão melhorar o atendimento na sua clínica. Confira aqui outras formas de melhorar a gestão da sua agenda.

Sabemos que conquistar um paciente e garantir o seu retorno é um desafio para o médico. Disponibilizar um atendimento ágil e funcional é o primeiro passo para isso, pois a conquista do paciente começa muito antes do contato com o médico.

Saiba mais sobre como fazer isso no artigo: A importância do período pós-consulta para a fidelização de seus pacientes. 

Outra peça fundamental no atendimento de sucesso é a secretária, responsável, sobretudo, por controlar a agenda médica. Vamos ver como a recepção do seu consultório é fundamental para a organização. 

O papel das secretárias no controle da agenda médica

Problemas com a agenda médica: como resolver

Você já deve ter sentido na pele a importância do trabalho realizado pelas secretárias. Elas são responsáveis pelo agendamento de consultas e por aquele primeiro contato tão importante entre o cliente e a clínica.

Além disso, é a profissional que busca manter o controle dos recados, gerenciar casos de atrasos, faltas, remanejamento de horários, enfim, a lista é imensa. 

Porém, todas essas funções se relacionam com a agenda do médico.

Monitorar e atualizar a agenda são ações que precisam de zelo, cuidado e atenção. O menor dos erros pode comprometer um dia útil inteiro. 

Se esse controle acontece com recados anotados à mão em agendas de papel, o trabalho das secretárias é redobrado, porém, o rendimento é reduzido. 

Como resolver isso e aumentar a produtividade da minha equipe e, consequentemente, a satisfação do meu cliente? Contando com tecnologias voltadas para a área da saúde!

A agenda eletrônica, por ser automática, exige menos atenção humana, o que deixa mais abertura para as secretárias realizarem atividades mais urgentes, dando conta de assuntos que pedem mais atenção.

Além disso, você já imaginou o cenário de apenas uma secretária fazer o controle de agenda de vários profissionais da saúde? Isso acontece frequentemente, apesar de ser uma prática perigosa e que contribui para a desorganização do ambiente clínico. Esse hábito faz com que a secretária fique sobrecarregada, o que abre espaço para o erro humano.

Uma ferramenta de gestão que dispõe de uma agenda online pode resolver o impasse, o que otimiza o tempo da secretária, deixa o profissional em um ambiente mais confortável para desenvolver suas funções e, consequentemente, melhora o atendimento da sua clínica.   

Além disso, a agenda eletrônica possibilita que o médico tenha tempo para visualizar a agenda de forma remota, o que permite que ele possa se organizar da melhor maneira, sem sobrecarregar o time de atendimento e recepção do consultório. 

Isso é relevante, pois o médico pode atuar em diversos hospitais, atender em plantões, bem como em UTIs, e estar presente em tantos lugares só é possível com uma agenda organizada.

Outro aspecto que merece atenção das secretárias são as faltas em excesso, que também prejudicam o funcionamento saudável da sua clínica. Confira aqui algumas dicas para minimizar as faltas em consultas agendadas.

Então, como implementar a agenda eletrônica? Basta escolher um software de gestão, como o da MedPlus, que tem em seu portfólio de funcionalidades essa ferramenta. 

Como um software de gestão pode ajudar no controle da agenda da clínica?

É válido pensar que a agenda é o elemento mais importante dentro de um consultório médico. 

Está na hora de digitalizar a sua agenda e otimizar alguns dos processos da sua clínica, para que tempo e trabalho sejam poupados e melhor aproveitados.

Atualizar a sua agenda é o primeiro passo para modernizar o seu consultório, o que se apresenta como um grande diferencial no universo da Medicina.

Deixe a gestão do seu consultório com a MedPlus, assim o esforço do profissional da saúde será dedicado exclusivamente à aplicação da Medicina e conforto do paciente, de modo a garantir a reconsulta. Confira mais funcionalidades de um software de gestão e como isso ajuda para que o atendimento seja centrado no paciente.

Vale ressaltar que a tecnologia deve estar presente nas operações do seu consultório para que o seu atendimento seja o mais humanizado possível. Mas, como isso acontece? Não deveria ser o oposto?

Vamos entender que a gestão pode causar dores de cabeça e tirar o foco da consulta do paciente. 

Porém, é possível deixar a tecnologia resolver alguns desses problemas de organização, por meio de um software de gestão, para que o foco do médico seja somente a saúde de seu paciente. 

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