Por Jessica Saldanha em 03/03/2021

5 formas de melhorar a gestão da sua agenda

Descubra como melhorar a gestão da agenda médica da sua clínica ou consultório médico com estas dicas práticas para serem usadas por médicos e sua equipe:
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Consultórios e clínicas não podem basear o seu sucesso apenas na quantidade de pacientes que atendem. Na verdade, o sucesso é reflexo de uma rotina de trabalho condizente com padrões de qualidade elevados. 

Isso significa que tudo (inclusive o número de pacientes) é consequência de um atendimento de excelência, que realmente trate as dores do paciente, e isso só é possível se o consultório possuir uma rotina de trabalho eficiente.

O fato é que trabalhar com pessoas não é uma tarefa simples e o atendimento aos pacientes é apenas a ponta do iceberg. Uma clínica possui toda uma dinâmica interna para que a proposta de trabalho de todos os profissionais envolvidos se cumpra.

Você já deve ter percebido que a gestão de tempo é algo muito dinâmico. Afinal, o dia a dia atribulado, faz com que pacientes nem sempre consigam comparecer no horário marcado. 

Isso pode ocorrer devido ao trânsito atrasando sua chegada ou porque o médico não pôde atender por um imprevisto. Por essa razão, você, gestor, precisa ter um segundo plano.

Infelizmente, ainda não é possível prever o que vai acontecer. Contudo, nós da MedPlus acreditamos que se você conseguir fazer uma gestão da sua agenda com eficiência, conseguirá diminuir e muito os problemas relacionados à gestão da sua clínica médica e ainda lidará melhor com todos os imprevistos.

Por isso, separamos algumas formas de administrar melhor com problemas recorrentes da gestão clínicas e consultórios médicos. Confira:

1º Forma – Calcule o tempo médio de cada consulta
2º Forma – Nunca centralize as atividades em um só profissional
3º Forma – Tenha uma organização clara de espaços e recursos
4º Forma – Preze pela pontualidade
5º Forma – Tenha um software de gestão

1º Forma – Calcule o tempo médio de cada consulta

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Já iniciamos com um assunto muito polêmico, que é o intervalo de tempo para o agendamento de cada consulta.

Nós entendemos que muitos profissionais ganham por atendimento e sua clínica ou consultório também. No entanto, será que vale a pena reduzir o intervalo entre consultas para ganhar mais?

Existem consultórios que marcam pacientes sem especificar se são primeiras consultas, ou atendimentos de rotina. E existe muita diferença entre ambos.

Caso contrário, sabe o que isso vai gerar? Um atraso tão grande que os pacientes do final da tarde serão atendidos com uma hora ou mais de atraso em relação a hora marcada. 

Isso se forem atendidos, pois muitos deles não podem esperar e acabam indo embora.

Essa atitude é péssima para a reputação da sua clínica. É melhor optar por aumentar um pouco o valor das consultas, porém, dando a certeza de que todos os seus pacientes serão muito bem atendidos.

Quem está ali, busca solução de algum problema, então quer ser atendido com atenção, calma e paciência. Quando você não oferece esse conforto, o consultório como um todo perde a credibilidade e, consequentemente, perde clientes.

Uma boa dica é analisar o tempo médio de cada consulta e estabelecê-lo como padrão. A partir dele, marcar as consultas considerando ainda um adicional de alguns minutos entre o fim de um atendimento e o início de outro. 10 minutos, por exemplo, devem ser suficientes para encerrar uma consulta e se preparar para o início de outra.

Também é importante entender que as primeiras consultas tendem a ser mais demoradas do que atendimentos de rotina. Por isso, é importante especificar essa informação também na hora de agendar seus pacientes.

2º Forma – Nunca centralize as atividades em um só profissional

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Quando você tiver uma agenda organizada, vai perceber que precisará de uma coordenação assertiva das atividades para identificar se as atividades estão de fato fluindo, ou se estão ficando brechas pelo caminho.

Uma boa dica é que você nunca centralize essa atividade de checagem em uma única pessoa, pois isso pode prejudicar a gestão de tempo da sua agenda.

Por exemplo, quem atende o telefone e faz a marcação de consultas deve ser um profissional diferente de quem dá o atendimento presencial a quem chegou. Isso porque, se ela não puder atender o telefone para dar atenção, concorda que você estará perdendo agendamento de consultas?

O ideal é que você delegue cada atividade para um profissional responsável, que fique apenas cuidando da parte que lhe foi designada. Isso garante uma maior eficiência e aproveitamento do trabalho.

Outra boa dica é oferecer treinamento para a equipe. Além de mantê-los motivados e dar-lhes a oportunidade de se aprimorarem profissionalmente, você garante a excelência dos seus colaboradores, impactando diretamente a qualidade do serviço oferecido pela clínica.

Se o consultório for implementar novas ferramentas, como a agenda digital, por exemplo, um treinamento será ainda mais necessário, para que todos saibam lidar com o software. 

O mesmo vale caso a clínica conte com novos equipamentos para realização de exames. Nesse último caso, o treinamento é essencial sobretudo para os médicos que realizam os atendimentos.

No fim, todo esse investimento se reverte em mais agilidade não só no atendimento aos pacientes, mas também nos demais trabalhos internos do consultório, reafirmando a competência da clínica perante o público. 

3º Forma – Tenha uma organização clara de espaços e recursos

5 formas de melhorar a gestão da sua agenda | MedPlus

Um consultório ou uma clínica geralmente é formado por mais de um profissional. O mais comum é que uma equipe de médicos tenha que dividir o espaço, salas, estrutura e até equipamentos, não é mesmo? 

Além disso, há o time de atendimento, recepcionistas, um administrador e claro, os profissionais da limpeza.

Antes de organizar os pacientes, a ordem deve começar na estrutura física da clínica e dos seus processos. Por isso, planeje a rotina do consultório, desde os médicos até o pessoal do atendimento e apoio. 

Seria inconveniente, por exemplo, que a limpeza do consultório fosse feita justamente no horário de pico de pacientes. Portanto, pense na dinâmica da clínica para que o trabalho de nenhum colaborador interfira em outro.

Além da organização da rotina, é importante pensar na divisão dos espaços, pois cada profissional precisa ter o seu. Uma sala organizada e com os instrumentos e equipamentos fundamentais para sua rotina de trabalho à sua disposição.

No caso dos equipamentos e aparelhos, muitas vezes a clínica não consegue dispor de mais de um ou dois de cada tipo necessário, sendo que o número de profissionais da equipe médica é maior. 

Se esse for o seu caso, o ideal é contar com uma agenda mais completa para organizar os horários de acordo com a demanda dos pacientes de cada profissional da saúde.

Peça para que os médicos reservem os tipos de equipamento, salas e instrumentos que vão utilizar em cada dia de atendimento. E não esqueça de colocar um profissional para verificar e organizar essas solicitações. Dessa forma você minimiza o risco de dar alguma confusão e acabar prejudicando seu paciente no final.

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4º Forma – Preze pela pontualidade

5 formas de melhorar a gestão da sua agenda | MedPlus

Se você estabeleceu uma agenda interna, ela precisa ser cumprida por todos. É bastante comum ver pacientes chegando atrasados. Porém, o corpo clínico por vezes também comete atrasos para começar o atendimento.

A organização precisa valer para ambas as partes e você, como gestor do espaço, precisa conscientizar a todos para que as ações funcionem. 

Imagine os médicos e pacientes já terem chegado e a pessoa responsável por abrir o espaço ainda não chegou? Ou então, o médico não ter chegado e os pacientes já estarem esperando? Ou haver faltas da equipe de atendimento?

Todos são de extrema importância para o funcionamento da dinâmica e quando um dos profissionais deixa de cumprir o seu papel, tudo sai do seu eixo. É claro que imprevistos acontecem, mas tenha sempre opções a mais para conseguir controlar a situação, se não houver outra alternativa.

5º Forma – Tenha um software de gestão

Agora você já está convencido de que organização é fundamental para a gestão do consultório como um todo, novas dúvidas podem surgir, como: por onde começar a manter tudo organizado?

E a resposta é: invista em um software de gestão.

Um sistema de gestão próprio para clínicas médicas é uma ferramenta valiosa para gerenciar o trabalho no consultório, além de contar com a agenda online, que facilita muito a organização das consultas. Isso porque o programa funciona de forma integrada, unindo todos os setores fundamentais para a administração da clínica em uma única plataforma.

Com ele é possível manter o controle sobre as finanças e monitorar o fluxo de caixa com facilidade. Afinal, cuidar da saúde financeira da clínica é essencial não somente para mantê-la de portas abertas, mas também para que haja condições de investir na equipe e na estrutura da empresa.

Quanto à agenda médica, nada de agendas de papel! Isso porque, além de ultrapassadas, as agenda e planilhas de papel são muito mais suscetíveis a erros e até mesmo à degradação por fatores externos.

O papel não resiste a um simples copo de água. Uma mancha de café e lá se vão os dados tão importantes daquela planilha. Sem falar que o próprio passar do tempo degrada esse tipo de material.

Por isso, as agendas online são a melhor opção para quem quer organizar as consultas de sua clínica médica. Os dados ficam disponíveis tanto para o profissional responsável por atender o paciente e marcar seu horário, quanto para o médico, que pode visualizar as consultas agendadas no seu próprio computador.

Falando em dados, um ponto importante é a segurança das informações dos pacientes e da própria clínica. Com um sistema online isso não é mais problema, pois todos os dados ficam armazenados online em nuvem, podendo ser acessados mediante autorização do gestor.

Portanto, além de mais acessíveis, as informações ficam melhor protegidas contra qualquer problema material, uma vez que não estão armazenadas no hardware. Além do mais, todos os dados ficam criptografados, protegendo a integridade das informações inclusive no ambiente digital.

Por tudo isso, contar com um software de gestão de clínicas significa ter muito mais praticidade, eficiência e segurança no dia a dia do seu consultório.

A segurança dos dados é um assunto bem importante, principalmente considerando a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Sua clínica ou consultório já está de acordo com essa lei? Para garantir que a resposta seja sim, confira o artigo: Como deixar o paciente mais seguro com a LGPD nas clínicas médicas?

A MedPlus tem a solução de que você precisa.

Através do software de gestão MedPlus, você consegue agrupar todas as suas necessidades em um único lugar, possibilitando o acesso remoto, a administração de várias tarefas e até mesmo a coordenação do andamento do fluxo de trabalho.

Já inicie o trabalho com a tecnologia que um software de gestão tem a te oferecer!

Se você ficou interessado e quer saber como isso pode funcionar dentro do seu consultório ou clínica, entre em contato com a gente. Teremos o maior prazer em conversar com você e lhe ajudar no que for preciso!

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