Por Aline Patricia em 09/11/2021
Tempo de leitura: 6 minutos

5 riscos de não usar um sistema de gestão em sua clínica ou consultório médico

Saiba por qual razão sua clínica ou consultório médico pode ser afetado por não possuir um sistema de gestão médica e como um software atualizado como o MedPlus pode melhorar seu estabelecimento.
5 riscos de não usar um sistema de gestão médica integrado | MedPlus

A falta da tecnologia em consultórios e clínicas médicas é um fator de grande risco para quase todos os setores que englobam o estabelecimento, já que pode levar, principalmente, a prejuízos financeiros. 

Além disso, a escassez da tecnologia é capaz de criar problemas administrativos, de atendimento e até mesmo em relação à proteção de dados pessoais dos pacientes.

A quantidade imensa de papéis e planilhas pode ser substituída por um sistema de gestão eficiente. Dessa forma, é possível garantir muitos benefícios à sua clínica ou consultório médico.

Pensando nisso, separamos os principais riscos que sua clínica ou consultório podem sofrer por não ter um sistema de gestão bem atualizado, que pode garantir a execução de processos, melhorar a produtividade, o lucro, a gestão e muitos outros fatores.

Continue a leitura:

Falta de controle financeiro na gestão médica
Perda de dados e a inconformidade com a LGPD
Falta de flexibilidade em agendas e prontuários 
Desorganização de atividades administrativas na gestão médica
Escassez de pacientes fidelizados e perda para concorrentes com sistema de gestão médica

Falta de controle financeiro na gestão médica

A falta de controle financeiro pode causar problemas sérios dentro de uma clínica ou consultório médico. 

Entre os problemas encontrados em uma gestão médica que utiliza planilhas e anotações para fazer seu controle financeiro, podemos citar:

  • Falta de controle do fluxo de caixa: muitas contabilizações podem acabar sendo perdidas, extraviadas ou ainda não lançadas nos valores exatos que entram e saem de seu caixa. 

Isso pode prejudicar suas estratégias e até mesmo fazer com que você utilize dinheiro do seu próprio bolso para cobrir as despesas ocasionadas por esses erros.

  • Falta de perspectiva de crescimento: na falta de um sistema de gestão médico, a disponibilização de dados e informações pode ser dificultada, principalmente pela falta de tempo do médico gestor. Isso faz com que o planejamento a longo prazo seja dificultado pela falta dessas informações.

Um software de gestão para clínicas e consultórios como o MedPlus apresenta gráficos dinâmicos e simples para te ajudar em suas decisões e garantir a saúde financeira e o crescimento de seu negócio.

  • Não categorizar as entradas e saídas do caixa: esse também é um problema que pode afetar suas estratégias financeiras. 

Na falta de um sistema de gestão médica, fica difícil separar e categorizar cada gasto e organizar o recebimento de sua clínica ou consultório médico. 

Dessa maneira, você não consegue saber em quais áreas está tendo maiores despesas e, como consequência, não poderá planejar melhorias para a redução de custos.

  • Ter fragilidade nas informações lançadas:  adotar planilhas como método de gestão financeira pode ser um grande risco, principalmente pela falta de segurança e pela dificuldade em encontrar informações. 

Esses dados ainda podem gerar confusão se não forem anotados de maneira clara e correta e, por consequência, tomar muito tempo da gestão e diminuir a produtividade da equipe.

Guia do planejamento financeiro para sua clínica

Contar com um software de gestão para clínicas e consultórios médicos é fundamental para ter o controle financeiro de seu estabelecimento. O sistema diminui a incidência de erros e contribui para a formação de análises e estratégias a serem implementadas para uma maior receita.

Perda de dados e a inconformidade com a LGPD

Outro problema que pode ser frequente em clínicas e consultórios médicos que não possuem sistemas de gestão é a falta de segurança e a dificuldade em estar em conformidade com a legislação, principalmente com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Enquanto médico gestor, é imprescindível tomar os cuidados necessários para manter a segurança de dados da clínica e de seus pacientes.

Documentos como prontuários são categorizados pela LGPD como dados sensíveis e necessitam de maiores cuidados em seu armazenamento e tratamento. Ao guardar esses e outros documentos em variadas pastas e fichários, sua clínica corre o risco de perdê-los e ainda sofrer penalizações da ANDP (Autoridade Nacional de Proteção de Dados).

Leia mais: 4 dúvidas esclarecidas sobre a LGPD para médicos

Contar com um sistema de gestão médico como o MedPlus, ajuda com que sua clínica ou consultório esteja em conformidade com a lei. Além de ter criptografia para total segurança de dados, o sistema de gestão apresenta backups diários para que não ocorra a perda de dados.

O MedPlus ainda conta com a nuvem de armazenamento mais segura do mundo, a Amazon Web Services. Além disso, o software também está em conformidade com o Conselho Federal de Medicina e passa mais segurança a seus pacientes. 

Falta de flexibilidade em agendas e prontuários

A falta de organização e flexibilidade em agendas e prontuários médicos pode ser um grande problema na gestão de clínicas e consultórios. 

Além da demora em encontrar dados e marcar consultas, por exemplo, a utilização de agenda médica, e prontuários em papel, gera uma quantidade enorme de folhas e pode prejudicar a retenção de pacientes.

Para entender melhor, separamos um pouco sobre os problemas que podem acontecer em agendas médicas e prontuários:

Agenda médica

Não contar com um sistema de gestão que possua agenda médica integrada, pode ocasionar em:

  • Dificuldade no crescimento de sua clínica
  • Discussões internas com sua equipe por uma anotação errada 
  • Pacientes inadimplentes pois não são lembrados de suas consultas

Em caso de secretárias e secretários que cuidam de agendas médicas, clínicas e consultórios que possuem mais de um médico atendendo podem ser um verdadeiro desafio para não cometer erros e garantir que as agendas não se misturem.

https://conteudo.medplus.com.br/guia-do-planejamento-financeiro-para-sua-clinica

Uma agenda médica eletrônica integrada com um sistema de gestão como o MedPlus possui forma de agendamento simplificado, acesso de qualquer lugar, cadastro de pacientes, confirmação por SMS e e-mail para evitar a inadimplência e a possibilidade de administração de várias agendas ao mesmo tempo.  

Prontuário eletrônico

Como citado anteriormente, manter a segurança de prontuários eletrônicos, seguindo o que foi disposto tanto pela LGPD quanto pelo CFM, é necessário para não sofrer penalizações pela perda ou estrago desses dados sensíveis.

Além de gerar um acúmulo de papéis e uma grande falta de segurança, prontuários realizados em folhas também geram gastos desnecessários em sua clínica, principalmente para conservá-los. 

Leia mais: 10 benefícios do prontuário eletrônico MedPlus para sua clínica

O prontuário eletrônico garante a segurança de dados e ainda o acesso restrito aos profissionais que estão cuidando da saúde do paciente, enquanto os que ficam armazenados em papéis correm o risco de perder sua sigilosidade, principalmente por passarem de mão em mão até a chegada no médico ou médica que realizará a consulta.  

Desorganização de atividades administrativas na gestão médica 

Diversos afazeres de ordem administrativa podem ser prejudicados e atrasados em clínicas ou consultórios que não contam com um sistema de gestão médica

Entre essas tarefas, está a realização de análises para a implementação de estratégias de crescimento comercial, que pode ser prejudicada pela falta de tempo para a coleta de dados de outras áreas, como no setor financeiro. 

Isso faz com que sua clínica não tenha perspectiva de crescimento, visto que as informações levam tempo para serem unidas e analisadas e ainda podem estar incorretas devido às falhas humanas.

Outras tarefas, como agendamentos de consulta, verificação de estoque, contato com fornecedores e organização de documentos, quando realizadas manualmente, tomam muito tempo da equipe e diminuem a produtividade.

https://conteudo.medplus.com.br/guia-do-planejamento-financeiro-para-sua-clinica

Um software de gestão médica integrado reúne todas essas atividades em apenas um lugar. 

Além disso, elas melhoram a acessibilidade e também proporcionam a possibilidade de deixar essas tarefas nas mãos de apenas um colaborador, para que os médicos possam focar no que realmente importa: atendimento humanizado e eficiente.

Tudo isso aumenta a produtividade da equipe e também a satisfação do paciente, o que garante a melhoria da clínica e do atendimento.

Escassez de pacientes fidelizados e perda para concorrentes com sistema de gestão médica 

Não ter eficiência em seus processos, seja pela demora ou pela constante ocorrência de erros humanos, diminui o profissionalismo de seu ambiente de trabalho e, consequentemente, a fidelização de pacientes.

Apesar de parecer contraditório, a modernização e a automatização de processos deve ser priorizada para garantir um atendimento humanizado da pré-consulta à pós-consulta. 

Um paciente sempre vai preferir um lugar onde é atendido sem demora. Se os processos de seus concorrentes já são facilitados pela tecnologia e por um sistema de gestão médica, você tem grandes chances de perder pacientes e sua relevância na área.

Leia mais: Como fidelizar pacientes na clínica médica

Um sistema de gestão médica integrado como o MedPlus garante praticidade, além de facilitar e automatizar processos para que a equipe possa focar no que realmente fideliza pacientes: um atendimento de qualidade

Além disso, conte com várias outras funcionalidades que podem ajudar a captar mais pacientes e fazê-los confiar ainda mais em seus serviços, como a de teleconsultas para a realização da telemedicina e a de marketing médico.

Ainda não sabe qual a melhor implementação de sistema de gestão para sua clínica ou consultório médico? Então acesse nosso eBook e entenda qual a melhor opção para suprir as necessidades de seu estabelecimento e garantir todos os benefícios que seus pacientes merecem: 

Como a tecnologia na área da saúde pode ajudar o dia a dia das clínicas médicas?
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