4 dúvidas esclarecidas sobre a LGPD para clínicas médicas

Sua clínica médica já está pronta para as demandas da Lei Geral de Proteção de Dados? Tire as principais dúvidas e evite as punições da LGPD.

Por Thais Geron em 07 de janeiro de 2021.

Sua clínica já está adequada à Lei Geral de Proteção de Dados? A LGPD (Lei 13.709) é um marco legislativo que já está transformando a forma como todos os tipos de empresas lidam com os dados de seus clientes. E nas clínicas médicas isso não é diferente.

Para a sua clínica, as determinações da nova Lei dizem respeito à maneira como as informações de seus pacientes devem ser recolhidas e armazenadas. 

O objetivo disso é garantir a segurança dos dados pessoais de cada cidadão, dando-lhe autonomia para determinar como as informações serão usadas e com quem serão compartilhadas.

Dessa forma, a LGPD determina que cada pessoa é a proprietária única e exclusiva de suas informações pessoais e precisa dar sua permissão para cada empresa que deseje coletá-las. E isso inclui as informações de cadastro de pacientes e até o prontuário da sua clínica médica.

Por isso, se sua clínica não tomar os devidos cuidados, você ficará vulnerável às penalidades da nova Lei.

A punição vai variar de acordo com a gravidade do descumprimento da LGPD. Em situações menos problemáticas, se sua clínica não tiver antecedentes, ela pode acabar levando apenas uma advertência. No entanto, casos mais sérios poderão acarretar multas de até 2% do seu faturamento bruto anual (com o valor máximo de R$ 50 milhões).

Além disso, dependendo da situação, sua clínica poderá sofrer também a suspensão total ou parcial de suas atividades. Se quiser saber mais sobre isso, confira: Quais os perigos do vazamento de dados na sua clínica médica?

No entanto, a LGPD não é uma novidade e até já falamos sobre como ela pode impactar sua clínica. Você pode conferir esse material no nosso blog: Lei Geral de Proteção de Dados: o que é e quais são os impactos na área da saúde?

Mesmo assim, muitos médicos e gestores continuam com dúvidas sobre como a clínica médica vai lidar com essa situação. Por isso, separamos aqui as 4 dúvidas mais frequentes e importantes para a adaptação da LGPD na medicina. Confira:

Como ficam o prontuário, a agenda e o cadastro dos pacientes?
Como conseguir o consentimento dos pacientes para o uso de seus dados?
É seguro ter um sistema online para gestão de clínicas?
Como ter uma teleconsulta segura com a LGPD?

Continue sua leitura e descubra as respostas para cada uma dessas perguntas tão importantes!

1. Como ficam o prontuário, a agenda e o cadastro dos pacientes?

Essa é uma pergunta bastante básica que médicos e gestores precisam se fazer neste momento, para evitar as penalidades da LGPD. Afinal, a Lei Geral de Proteção de Dados será ainda mais rigorosa para clínicas médicas do que para a maioria das outras empresas.

Profissionais de medicina não lidam apenas com dados pessoais, que permitem a identificação de um paciente (nome, números de documentos, endereço, telefone, etc). Além dessas informações, uma clínica coleta e armazena também dados sensíveis, que envolvem – entre outras coisas – as informações de saúde de uma pessoa.

Todas essas informações são essenciais para o atendimento do paciente na sua clínica médica. Afinal, elas fazem parte do seu prontuário médico, estão registradas no cadastro de seus pacientes e também podem estar presentes na sua agenda médica, para dar mais eficiência para seus processos.

No entanto, por terem um potencial maior de causar problemas no caso de um vazamento, esses dados sensíveis têm uso mais restringido pela Lei. 

Por isso, é preciso dar uma atenção especial para o prontuário médico, a agenda e o cadastro de pacientes. Todas as informações presentes neles devem estar protegidas de qualquer tipo de acesso não autorizado.

Então nada de ter esses arquivos em papel! Documentos e agendas impressas podem ser perdidos ou vistos por qualquer pessoa que coloque as mãos neles. 

É aí que entra a importância da saúde digital

Com um sistema de gestão, você pode armazenar todas essas informações com segurança e ainda organizar um acesso individualizado a cada documento, através de senhas particulares e diferentes níveis de acesso. 

Por exemplo, você pode definir que sua secretária tenha acesso apenas às informações de agenda e cadastros, mantendo os prontuários dos pacientes disponíveis apenas para o médico acessar com sua senha particular.

Além disso, é preciso ter o consentimento do paciente para que você possa armazenar e utilizar essas informações. Saiba mais no próximo tópico.

2. Como conseguir o consentimento dos pacientes para o uso de seus dados?

Para poder manter seu prontuário e seus cadastros, o primeiro passo que sua clínica médica deve tomar para se adequar à LGPD é buscar o consentimento de seus pacientes para a coleta, armazenamento e uso de suas informações.

Para isso, seus pacientes devem aprovar um termo de consentimento, que inclua de forma detalhada quais dados sua clínica vai armazenar, quais usos você fará deles e como eles ficarão armazenados.

Esse termo pode ser assinado presencialmente, em sua clínica. Nesse caso, é interessante ter um documento pronto para cada consulta e ser transparente com o paciente, explicando para ele como o armazenamento de dados funciona, quais direitos ele tem e por que ele precisa assinar esse termo.

Geralmente quem vai fazer esse processo é sua secretária. Por isso, é muito importante que esse profissional receba uma capacitação para entender a relevância desse termo e da proteção de dados do seu pacientes. 

Também é relevante instruir o profissional na forma de se comunicar com o paciente gentilmente, mostrando que sua clínica está realmente interessada em proteger as informações dele.

Outra opção é enviar um termo de consentimento por e-mail. Isso é o ideal para deixar todos os seus cadastros aprovados, mesmo para pacientes que não têm uma consulta marcada para logo.

Nesse caso, a melhor forma de contatar todos os pacientes é contando com um sistema de gestão como o MedPlus, que organize todos os cadastros de forma digital e permita um envio automatizado de e-mails, para facilitar o trabalho da sua equipe.

Deixe claro no texto desse e-mail que sua clínica se importa com a segurança das informações do seu paciente e que vocês estão fazendo o máximo para protegê-las. Assim você conquista a confiança dele para aprovar o termo e também para voltar a consultar com você.

3. É seguro ter um sistema online para gestão de clínicas?

Já falamos sobre a importância de ter prontuários eletrônicos, agenda online e um cadastro de pacientes digital. No entanto, sabemos que o mundo da internet também tem seus riscos, não é?

Assim – mesmo que um sistema seja infinitamente mais seguro do que um arquivo de papel – é comum que profissionais da saúde tenham receio de deixar as informações em um ambiente digital. Afinal, há o perigo de vazamentos de informações e até ataques de hackers.

Por isso, é essencial estar atento às estratégias de proteção de dados implantadas pelo sistema que você contratar. É importante que o software esteja na nuvem, para não correr o risco de ser infectado por vírus do seu computador. Além disso, esse ambiente online precisa ser seguro, com critografia de ponta a ponta, para que você possa acessá-lo e utilizá-lo com tranquilidade.

Se você já possui um sistema, entre em contato com o seu suporte e questione a segurança que eles oferecem, levando em conta esses dois detalhes. Se eles não estiverem satisfatórios, considere migrar para um sistema mais seguro.

Se você ainda está usando registros em papel ou planilhas de Excel para sua gestão, é hora de buscar um sistema integrado. Nesse caso, siga a mesma orientação e escolha um software que te ofereça segurança de verdade.

Esse é o caso do sistema de gestão médica MedPlus. Temos um software totalmente disponível em nuvem e contamos com a infraestrutura de hospedagem da AWS juntamente com certificado de segurança AMAZON, garantindo assim uma conexão segura entre o cliente e a aplicação.

Além disso, nossa equipe foi treinada para se adequar da melhor forma possível às exigências da LGPD e podemos te auxiliar na adaptação da sua clínica.

E tem mais: a nova versão do sistema MedPlus já foi desenvolvida levando em conta todas as demandas da nova Lei. Por isso, você terá acesso a um software realmente protegido e consciente das necessidades da sua clínica.

Saiba mais: Garanta a segurança dos dados de sua clínica ou consultório médico com o MedPlus!

4. Como ter uma teleconsulta segura com a LGPD?

O crescimento da telemedicina é uma das maiores transformações dos últimos anos para o trabalho médico. As teleconsultas são perfeitas para retornos, acompanhamentos ou até para atender pacientes que não podem se deslocar até sua clínica.

Contudo, para realizar uma teleconsulta, você também precisa armazenar dados e garantir a segurança de toda a troca de informações no processo.

A teleconsulta deve seguir as mesmas orientações que o seu sistema de gestão: conte com proteções tecnológicas para garantir a segurança das informações dos pacientes.

Para isso, nada de usar qualquer tipo de plataforma para fazer videochamadas! Pelo contrário: conte com um sistema de teleconsultas integrado ao seu software de gestão. Assim, os dados e a chamada estarão protegidos, garantindo a segurança de todas as informações da clínica.

Conheça a opção do MedPlus para isso: Telemedicina integrada ao seu MedPlus.

E para deixar sua clínica definitivamente preparada para a LGPD, acesse nosso eBook gratuito com tudo que você precisa saber sobre o assunto:

Thais Geron

Gerente de Produto
Administradora especialista em Informática em Saúde, com 16 anos de experiência na MedPlus e na área médica.

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