As secretárias e secretários médicos são profissionais fundamentais na recepção de clínicas e consultórios. Afinal, são responsáveis por inúmeras atividades, que vão desde o atendimento ao paciente até as funções administrativas.
Além disso, são a porta de entrada do ambiente médico. Ou seja, é com esses profissionais que os pacientes têm o primeiro contato. Por isso, é de extrema importância que trabalhem habilidades específicas para a área.
Isso porque, secretárias, secretários, e até mesmo recepcionistas, são a primeira impressão de um paciente sobre a clínica ou consultório médico.
Continue a leitura e confira algumas dicas que preparamos sobre como se destacar nessa profissão e contribuir para a fidelização e captação de mais pacientes no ambiente médico.
- Secretários(as): qual a importância desses profissionais?
- Características de uma secretária ou secretário médico
- Como evoluir na profissão
Secretárias: qual a importância dessas profissionais?
O trabalho de uma secretária ou de um secretário consiste, entre outras tarefas, em lidar com funções administrativas da clínica, conversar com fornecedores, receber mercadorias, atender os clientes tirando suas dúvidas, agendando e remarcando consultas.
Na prática, são quem recepcionam os pacientes e também quem acalmam e mantêm o ambiente confortável e agradável a todos. Simpatia, cordialidade e organização são características de destaque para esses profissionais.
Já as secretárias ou secretários médicos, possuem, ainda, algumas outras atribuições. Além de possuir conhecimento sobre os termos médicos necessários na rotina de trabalho, precisam ter noções de segurança e higiene.
Saiba mais: Secretárias e secretários: profissionais fundamentais para a clínica médica
Características de uma secretária ou secretário médico
Assim como em outros ambientes corporativos, a área médica exige do profissional secretário algumas características. Confira, a seguir, quais são essas atribuições:
1. Seja um profissional versátil e com autonomia
A capacidade de adaptação a mudanças é uma qualidade que pode ser crucial em determinadas circunstâncias. Afinal, ter controle sobre situações que fogem da rotina exige adaptabilidade e autonomia, assim como um pouco de inteligência emocional.
Por esse motivo, é necessário que os secretários possuam não somente essa flexibilidade como também autonomia em seu meio de trabalho para tomar as decisões que julgar necessárias para o bem-estar e segurança dos pacientes.
2. Saiba se comunicar com o público de maneira clara
Conseguir se comunicar com clareza é um dos pilares para o bom funcionamento de qualquer negócio ou profissão. Na medicina não é diferente, já que uma falha na comunicação pode gerar vários transtornos e dúvidas aos pacientes.
Por isso, é preciso manter uma boa comunicação em todos os canais da clínica ou consultório, como perfis em redes sociais, aplicativos de mensagem, telefone, e-mail e até mesmo pessoalmente.
Isso porque não importa a maneira escolhida pelo cliente, para entrar em contato com a clínica, a mensagem deve ser acessível e compreendida por todos que buscam atendimento.
3. Opte sempre pela discrição
Quando se trabalha com pessoas, principalmente no meio médico, essa característica profissional é indispensável. A discrição, além de ser um ponto importante, profissionalmente falando, passa a imagem de uma clínica séria e transmite segurança aos pacientes.
Dentro do quesito segurança, existe a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), uma forma de garantir a segurança dos dados dos clientes. Profissionais da área da saúde devem sempre se ater a essa questão e manter suas políticas internas adequadas de modo a garantir a segurança dos dados de seus pacientes.
Na prática isso significa:
- Nunca comentar com pacientes sobre eles próprios nem sobre outros pacientes.
- Sempre lembrar que assuntos médicos muitas vezes são muito delicados e as pessoas podem estar passando por momentos muito sensíveis.
Saiba mais: Sua equipe médica está preparada para a LGPD? Não cometa estes 5 erros em sua clínica!
4. Garanta um ambiente de trabalho organizado
Trabalhar com o atendimento ao público é uma atividade que exige organização, responsabilidade e comprometimento com o outro. Por isso, planejar a rotina de trabalho é uma ótima opção para tornar o ambiente de trabalho mais leve e receptivo.
Quando falamos em organização não é somente a organização da agenda médica e das demandas diárias de uma clínica ou consultório.
Para manter sua rotina organizada, secretárias e secretários podem programar suas ações por ordem de prioridade. Assim, é possível cumprir com a programação sem acúmulo de tarefas.
Saiba mais: 8 ferramentas para facilitar o dia a dia na secretaria da clínica médica
5. Mostre empatia pelos pacientes
Empatia é um dos pilares fundamentais para ser uma secretária ou um secretário, afinal, a clínica médica é um ambiente que atende pessoas. Saber escutá-las gera confiança e faz com que se sintam acolhidas.
Nesse caso, é válido sempre lembrar que pacientes também passam por momentos difíceis. Sendo assim, às vezes, externalizam o que sentem por não ter outra maneira de extravasar sua dor. Perceber esses sinais e acolher os pacientes é fundamental para manter um bom relacionamento com os pacientes.
Uma boa estratégia para praticar a empatia com os pacientes é:
- Ouvir com atenção e respeito
- Nunca julgar ou manifestar sinais de desinteresse pela conversa
- Ser gentil nos comentários
- Tentar perceber e entender o sentimento do outro
Saiba mais: Secretária(o): como agir para fidelizar e não afastar os pacientes?
Como evoluir na profissão
O secretário ou a secretária é praticamente o(a) guardião(ã) da clínica ou do consultório médico. É quem chega primeiro no ambiente de trabalho, quem organiza o local, quem recepciona as pessoas, e comumente, quem fecha o estabelecimento no fim do dia.
Além da organização e planejamento indispensáveis para executar a função de secretário(a), alguns conhecimentos básicos são necessários, como o conhecimento de informática e tecnologia para não ter dificuldade com os softwares de gestão, como o MedPlus.
Dentre todas essas funções que o(a) secretário(a) desempenha e tudo o que pode ser agregado ao seu cargo, a relação secretário-médico é sem dúvida primordial no desempenho de ambas as funções.
Os médicos precisam de profissionais que lhes passem segurança, tenham comprometimento com seu trabalho e sejam envolvidos com a clínica na qual trabalham. Uma relação profissional e respeitosa garante o bom funcionamento da clínica médica e o bom atendimento dos pacientes.
