Por Aline Patricia em 24/09/2021

8 ferramentas para facilitar o dia a dia na secretaria da clínica médica

Quais ferramentas digitais para secretárias e secretários podem ajudar a agilizar e tornar o trabalho desses profissionais mais eficiente.
Ferramentas para mais eficiência na secretaria médica

A rotina de secretários e secretárias médicas é agitada e, muitas vezes, esses profissionais sentem falta de algumas horas a mais para conseguir dar conta das demandas diárias.

Infelizmente, incluir mais horas no dia é impossível. Por outro lado, a tecnologia pode ajudar quando o assunto é otimizar o tempo que temos disponível e aproveitar mais o trabalho com agilidade e eficiência.

Por isso, decidimos apresentar às secretárias e aos secretários algumas ferramentas digitais para usar em clínicas médicas, para acabar com esse sentimento de trabalho incompleto ou de tempo insuficiente.

Além da sensação de que o expediente tem todos os minutos necessários para executar seu trabalho, o uso de tecnologia tornará sua rotina menos pesada e mais produtiva.

Vamos conhecer as ferramentas?

Pacote Google: praticidade e rapidez para organizar a rotina na clínica médica
WhatsApp: agilidade para se comunicar com médicos e pacientes
WeTransfer: transferência ágil de documentos digitais 
Evernote: excelente opção para recados e lembretes 
24Me: assistente virtual para ajudar a organizar o dia
Tiny Scanner: digitalização instantânea de documentos
MedPlus: um sistema de gestão médica completo

1. Pacote Google: praticidade e rapidez para organizar a rotina na clínica médica

praticidade e rapidez para organizar a rotina na clínica médica

O Google vem facilitando a vida de pessoas desde o começo da era digital, no início dos anos 2000. Porém, o que poucas pessoas sabem é que suas ferramentas vão muito além de um mecanismo de busca.

Para quem atua na secretaria de uma clínica médica, o Google tem opções interessantes para facilitar o dia a dia:

  • Google Hangouts: trata-se de uma plataforma de comunicação que possui várias modalidades de envio de mensagens, como troca de recados instantâneos, bate-papo ao vivo e videoconferências. É ideal para entrar em contato com outros membros da equipe, fornecedores e instituições parceiras.
  • Google Agenda: a agenda de papel causa muita confusão e pode dificultar a rotina, por exemplo, de uma secretária, em vez de torná-la mais fácil. A agenda do Google é uma opção para superar esse problema. Ela permite agendar reuniões internas e marcar os horários dos pacientes. Contudo, não conta com os benefícios de uma agenda online feita especificamente para clínicas médicas.
  • Google Drive: uma ferramenta interessante para quem preza pela segurança de dados e praticidade ao compartilhar documentos digitais, o Google Drive pode ser acessado de forma remota de qualquer lugar. É bom para a comunicação interna e pode ser usado com fornecedores e pacientes também.
  • Google Keep: perder informações importantes como o número de telefone de um potencial paciente, ou um recado urgente, são situações comuns quando o assunto é lembrete de papel. O Google Keep funciona como uma solução para esse impasse, pois permite anotações virtuais. Por meio da ferramenta, o profissional da secretaria pode escrever lembretes, anexar fotos às anotações, fazer listas, entre outras opções.
  • Google Forms: uma funcionalidade que tem a função de coletar informações específicas, como uma enquete entre os funcionários ou mesmo uma pesquisa de satisfação de pacientes. É possível criar questionários intuitivos e específicos de forma simples, ao selecionar perguntas dissertativas ou optativas, bem como dados de preenchimento obrigatório.

Ao usar essas ferramentas do Google, a secretária ou o secretário consegue ter mais organização no dia a dia, aumentando a produtividade e otimizando processos.

Como são ferramentas gratuitas do Google, a compatibilidade com diversos sistemas operacionais é uma realidade, além de funcionarem em computadores e celulares.

Contudo, é preciso levar em conta que elas foram feitas para atenderem a demanda de um público geral. Por isso, são genéricas e não possuem benefícios específicos para clínicas. O ideal é usá-las como complemento para um sistema de gestão médica, por exemplo.

2. WhatsApp: agilidade para se comunicar com médicos e pacientes

Responder pacientes e colaboradores com agilidade e atenção é um grande diferencial de uma clínica médica de sucesso. Pensando nisso, o aplicativo WhatsApp é ideal para essa troca de mensagens em tempo real.

Desde o envio de lembretes de consultas até a notificação de um assunto relevante para a clínica, o WhatsApp é uma ferramenta poderosa para melhorar o relacionamento com os pacientes e o contato com a equipe.

Isso é ainda mais potencializado pelo fato de quase todo mundo utilizar essa ferramenta de mensagens instantâneas.

Contudo, é importante tomar cuidado com o envio de mensagens desnecessárias e o disparo automático de recados que não são tão relevantes ao seu público. Afinal, ninguém gosta de receber “spam”.

Em resumo, o WhatsApp é ideal para que a clínica tenha um canal de comunicação aberto, responsivo e funcional, mas exagerar nunca é o caminho. Use com moderação e responsabilidade.

Leia mais: Atendimento via WhatsApp: como implementar?

3. WeTransfer: transferência ágil de documentos digitais 

Às vezes é necessário enviar documentos por e-mail, seja para os médicos, seja para os pacientes ou mesmo para os fornecedores, mas, devido ao tamanho do arquivo, o envio não é realizado.

Uma saída para essa situação é o WeTransfer, uma ferramenta online para o envio de arquivos pesados via e-mail. Basta fazer o upload do arquivo e informar os e-mails de destino e origem.

Feito isso, o destinatário receberá um link para fazer o download dos arquivos. É simples, rápido e gratuito, sem mencionar a economia de tempo da secretária, que não precisa ficar pensando em soluções alternativas quando se depara com essa situação.

4. Evernote: excelente opção para recados e lembretes

A ferramenta Evernote é uma boa solução para quem quer deixar a papelada de lado e fazer anotações ou coletar dados de forma digital e segura.

O aplicativo é capaz de organizar as anotações de seu computador e celular. Ou seja, é possível criar sua própria base de dados.

Outro diferencial é o funcionamento offline. Mesmo sem conexão, é possível fazer notas de informações relevantes.

Como outras ferramentas digitais para uso na secretaria médica que já foram apresentadas até aqui, o Evernote possui versões pagas e gratuitas e está disponível para computadores e celulares.

5. 24Me: assistente virtual para ajudar a organizar o dia

O aplicativo 24Me é um assistente virtual, cuja principal função é definir lembretes para o profissional.

Sendo assim, o 24Me ajuda a secretária, ou o secretário, a lembrar de algum compromisso específico no trabalho, seja um pagamento de conta, seja algum prazo importante ou alguma data que não pode ser esquecida.

Além disso, o aplicativo permite sincronização com o calendário, anotações e lembretes, bem como a elaboração de listas de tarefas.

O 24Me é um aplicativo gratuito e está disponível para celulares e computadores.

6. Tiny Scanner: digitalização instantânea de documentos

Profissionais da secretaria frequentemente precisam escanear documentos, seja para o paciente, seja para o gestor ou para o fornecedor. As impressoras, geralmente, costumam levar tempo para executar tal tarefa. Isso sem falar que nem toda clínica conta com uma impressora com scanner.

Recorrer ao aplicativo Tiny Scanner é uma ótima saída, pois a ferramenta transforma o celular em um scanner portátil.

Ainda, o aplicativo é responsável por digitalizar e armazenar os documentos escaneados a partir de fotos, além de organizá-los em pastas. Assim, o envio via e-mail ou outro método de compartilhamento é facilitado.

A ferramenta Tiny Scanner promove uma digitalização ilimitada de forma prática, ágil e ideal para otimizar a rotina agitada de secretárias e secretários. O aplicativo está disponível para Android.

7. Medplus: um sistema de gestão médica completo

Medplus: um sistema de gestão médica completo

O MedPlus oferece soluções tecnológicas que facilitam a gestão e a organização de sua clínica médica.

Para secretárias e secretários, o sistema é responsável por promover uma rotina mais produtiva, além de tornar o trabalho menos cansativo e mais eficiente.

O sistema MedPlus é completo e abrange todas as áreas da gestão médica, com funções como:

Agenda online

  • Agiliza o processo de cadastramento de pacientes e agendamento de consultas.
  • Permite acompanhar a jornada do paciente de maneira intuitiva, por meio de status em cores.
  • Facilita a confirmação de consultas, com o envio de mensagens instantâneas.
  • Torna possível uma gestão com acesso remoto pelo celular ou computador. Ou seja, os dados podem ser consultados de qualquer lugar e a qualquer momento.
  • Melhora a comunicação com a equipe, pois o médico também pode acessar a agenda em qualquer lugar.
  • Oferece gráficos dinâmicos para ajudar na tomada de decisões.

Leia mais: 5 formas de melhorar a gestão da sua agenda

Prontuário eletrônico

  • Permite o armazenamento de informações de forma completamente segura, sem o risco de vazamento de dados, conforme as diretrizes da LGPD.
  • Dá mais agilidade ao atendimento.
  • Elimina a necessidade de contar com arquivos físicos para armazenar vários prontuários em papel.
  • Permite a emissão de prescrições digitais durante a consulta.
  • Otimiza o tempo com protocolos pré-configurados.
  • Oferece gestão em qualquer lugar, assim como a agenda.
  • Permite integrar com a ferramenta de telemedicina.

Leia mais: 8 vantagens de usar o prontuário eletrônico

Gestão financeira

  • Permite o acompanhamento, gestão e controle de todos os processos financeiros de clínicas médicas, com controle total de fluxo de caixa.
  • Oferece diferentes formas de pagamento.
  • Realiza a emissão rápida de boletos, otimizando a tarefa para secretárias e secretários.
  • Facilita o controle de orçamentos de vendas.
  • Promove a gestão dos recebimentos por cartões, cheques e outros.
  • Centraliza toda a gestão financeira.
  • Permite a visualização de gráficos e métricas de sucesso do financeiro da clínica.

Faturamento TISS

  • Facilita a gestão de atendimentos via convênios, além de controlar recebimentos.
  • Permite um ambiente centralizado e organizado para a emissão de guias TISS.
  • Gera arquivos eletrônicos no padrão TISS, bem como gera as guias de consulta e SADT pela agenda médica.

Percebeu como a tecnologia veio para facilitar a rotina de secretárias e secretários e promover mais agilidade em tarefas essenciais?

Na secretaria médica, essas ferramentas são responsáveis por promover um trabalho com maior qualidade, pois, com boa parte dos setores digitalizados, os profissionais podem dar atenção ao que mais importa: o paciente.

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