A secretária ou o secretário são profissionais que exercem um papel administrativo importante em qualquer clínica médica. E, muitas vezes, na falta de alguém específico para trabalhar como recepcionista, o pré-atendimento aos pacientes na clínica também fica sob sua responsabilidade.
Quando isso acontece, o profissional de secretariado passa a atuar diretamente na recepção dos pacientes, além de executar funções relacionadas à gestão interna, junto aos médicos do estabelecimento.
A atualização da agenda médica, a elaboração de relatórios financeiros, a checagem do estoque, o atendimento das demandas dos pacientes e a filtragem de informações necessárias para as consultas são algumas de suas principais funções.
Além de tantas tarefas essenciais, a atuação da secretária, ou do secretário, pode definir a fidelização do paciente.
Como pessoa responsável pelo atendimento, esse profissional é quem estabelecerá aquele importante primeiro contato com os pacientes da clínica, e esse momento precisa ser positivo.
Isso também vale ao longo de todas as consultas: a jornada do paciente deve ser agradável. A recepção de quem está na linha de frente do atendimento pesa quando o paciente decide se vai ou não continuar frequentando o estabelecimento.
Tendo em mente a importância da secretária e do secretário, preparamos este artigo com dicas para aumentar a eficiência desses profissionais e melhorar o atendimento em clínicas, destacando práticas a serem evitadas, como também iniciativas que causam uma boa impressão em quem procura atendimento médico.
Práticas que a secretária ou o secretário devem evitar no atendimento Como melhorar o atendimento ao cliente: iniciativas de um profissional de secretariado de sucesso Esses profissionais possuem um papel central no relacionamento da clínica com os pacientes. Portanto, se suas práticas e abordagens não forem adequadas, toda a clínica é impactada negativamente com a perda de clientes e de reputação. Lembre-se de que apenas uma atitude nem sempre é o bastante para afastar o paciente da clínica, mas a incidência de comportamentos que não são ideais e o acúmulo de situações desprazerosas podem, sim, causar esse abandono. Então, é produtivo listar algumas abordagens que devem ser evitadas por secretárias e secretários no atendimento ao cliente: Um descuido na agenda pode ter como consequência longas esperas no atendimento ou a ocorrência de duas consultas no mesmo horário, situações que impactam negativamente a experiência do paciente na clínica. Por isso, o gerenciamento dos horários marcados é assunto de prioridade máxima para secretárias e secretários. Ou seja, a pessoa que irá trabalhar na secretaria de sua clínica deve ser proativa e antecipar os desejos dos clientes. A frase correta deveria ser: “Nesse dia não é possível, mas há uma vaga em outra data”. Assim, o paciente terá a sensação de acolhimento e se sentirá bem-vindo, pois há um esforço desse profissional em encontrar um horário para ele. Portanto, a cada pedido e solicitação, a secretária, ou o secretário, deve providenciar respostas ágeis e capazes de sanar dúvidas ou resolver problemas. Lembre-se sempre de que gestos que mostram cordialidade e respeito fazem toda a diferença no atendimento. O atendimento ao público é um trabalho desafiador. No entanto, ele fica mais fácil se você conhecer quais práticas devem ser evitadas. Além de ter um papel de extrema relevância no atendimento ao cliente, a secretária, ou o secretário, também é responsável por atuar junto aos outros colaboradores da clínica, especialmente o médico e o gestor. Esse funcionário deve, ainda, manter contato com fornecedores e profissionais relacionados ao consultório. A secretária e o secretário são profissionais que representam o compromisso de qualidade no atendimento para aqueles que procuram a clínica. Um software de gestão pode fazer toda a diferença no trabalho da secretaria médica. Isso porque ele ajuda na execução de atividades fundamentais e que são responsabilidade da secretária, ou do secretário, tais como: Assim, com essas tarefas automatizadas, o profissional de secretariado terá mais tempo e disponibilidade para cuidar do que realmente importa: o bom atendimento, próximo e personalizado, ao paciente. Ainda, graças ao sistema de gestão, questões mais burocráticas, como o setor financeiro da clínica, são tratadas com agilidade e assertividade, facilitando a vida do médico ou da médica, da gestão e da secretaria. Diante disso, o médico e a médica empreendedores não podem deixar de procurar pelos melhores profissionais do mercado, além de tornar possível a sua profissionalização de maneira constante, fornecer as melhores ferramentas de trabalho e estar em sintonia com as contribuições e sugestões que a secretária, ou o secretário, pode colocar durante sua atuação na clínica. Quanto maior for a sintonia entre o profissional de medicina e a secretaria, maior será o índice de fidelização dos pacientes na clínica. Quer entender mais sobre fidelização de pacientes? Então confira nosso eBook:Práticas que a secretária ou o secretário devem evitar no atendimento
Diante desse cenário, é preciso prestar atenção em algumas práticas que podem desencadear situações desconfortáveis.Como melhorar o atendimento ao cliente: iniciativas de um profissional de secretariado de sucesso
Sendo assim, é interessante que a pessoa que trabalha na secretaria médica esteja em busca de melhorar as suas habilidades, especialmente nas seguintes áreas:
Lembre-se de que, se o paciente se sente bem-vindo no estabelecimento médico, as chances de fidelização são altas.Atendimento e tecnologia: como um sistema de gestão ajuda a secretária e o secretário a aumentarem a produtividade?