Por que é tão importante controlar os custos de sua clínica?

Descubra porque e como controlar os custos de sua clínica ou consultório médico garantindo um negócio mais organizado e lucrativo.

Por Cecília Galvão em 12 de março de 2020.

Todos os gestores de empresas têm uma coisa em comum: a preocupação com sua saúde financeira.

Isso é óbvio, afinal, as finanças são um dos principais fatores que definem se um empreendimento vai sobreviver ou não em um mercado bastante competitivo.

Com uma clínica médica não é nada diferente. Pois a estabilidade financeira só se faz possível quando os orçamentos estão organizados e seus custos de funcionamento controlados.

Uma pesquisa feita pela Federação Nacional de Saúde Suplementar mostrou que a relação entre custos administrativos, pagamentos de impostos, despesas assistenciais e as receitas das operadoras de saúde nem sempre é equilibrada. E isso pode acarretar muitos problemas financeiros. 

Como isso se resolve? Se faz necessário dar conta de muitos fatores, como organização, controle de gastos e planejamento financeiro.

Confira algumas sugestões que a MedPlus separou para você controlar os custos de sua clínica a fim de que ela tenha uma boa saúde financeira.

Boa leitura!

Tenha controle sobre o fluxo de caixa

Uma clínica estável financeiramente controla todo o dinheiro que entra e sai do caixa.

Assim é possível gerar dados para saber em quais áreas se gasta mais e qual é a maior fonte da receita – os pacientes particulares ou os com convênio médico, por exemplo.

Sabendo onde a clínica gasta mais, o gestor consegue procurar algum meio de diminuir os gastos naquela área.

Sabendo a maior fonte de renda, é possível investir em estratégias de marketing para atrair mais pacientes com determinado perfil.

Tenha organização

Ter uma agenda organizada diminui as chances de cancelamento de consultas de última hora.

Afinal, a secretária responsável acaba podendo visualizar todos os agendamentos e contatar seus pacientes com antecedência, confirmando sua presença no horário agendado.

Além do mais, isso também permite que haja sempre um espaço para encaixe de pacientes, quando necessário.

Um software de gestão pode ajudar nessa tarefa, pois ele gera organização e unifica todos os processos de sua clínica permitindo que as informações sejam encontradas de forma mais rápida e fácil.

Conheça os tipos de custo da sua clínica

Há dois tipos de custos numa empresa: os custos fixos e os custos variáveis. 

Os fixos são aqueles que a empresa tem todo mês, como pagamento de funcionários e contas de água, luz, internet, limpeza, telefonia, aluguel (se for o caso), manutenção de equipamentos, entre outros. 

Já os custos variáveis estão relacionados diretamente ao volume de atendimentos e à prestação de serviços, como a compra de medicamentos e materiais utilizados em cirurgias e procedimentos.

Esse valor varia dependendo da quantidade de cirurgias realizadas no mês.

Controle os seus custos fixos

Por que é tão importante controlar os custos de sua clínica? | MedPlus

É importante controlar os custos fixos para que em um período de baixa no número de atendimentos ainda haja dinheiro em caixa.

Por exemplo, o aluguel e o salário dos funcionários não se alteram mesmo em épocas de menor movimento.

É preciso ter o montante necessário para fazer todos os pagamentos. 

Controlar os custos fixos, então, é saber quais são eles e qual é a verba que eles demandam todo mês.

Assim, é possível fazer uma reserva financeira  para os meses com menor número de atendimentos.

Dessa forma sua clínica estará preparada para momentos de emergência. 

Separe as contas pessoais das contas da clínica

Controle e organização andam de mãos dadas, não é mesmo? Por isso é muito importante não misturar as contas pessoais do proprietário com as da clínica.

É válido que o gestor se lembre que a pessoa física e a pessoa jurídica são diferentes e, portanto, as contas também devem ser separadas.

A mistura de ambas pode acabar gerando desorganização e falta de controle financeiro. 

Faça o controle dos pagamentos de seus pacientes

Sua clínica conta com a emissão de boletos para parcelamento de valores? Você aceita pagamentos parcelados em cartão de crédito? 

Por vezes sua consulta possui um custo mais alto, o que demanda que sua clínica ofereça a possibilidade de parcelamento.

Quando o lançamento é feito manualmente, é importante lembrar de como esse tipo de pagamento deve ser lançado. 

Por exemplo, se o valor de R$ 400 for parcelado em duas vezes no mês de março, o lançamento deverá ser de R$ 200 em março e R$ 200 em abril. 

Se o valor total for lançado de uma só vez em março, sua contabilidade no fim do mês terá furos. 

Ou seja, se você não vai receber o valor cheio de uma só vez, é preciso lançar os valores mês a mês.

Sistemas financeiros geralmente fazem isso de maneira instantânea.

Se atente nos valores parcelados, mas não deixe de acompanhar todos os pagamentos da clínica.

Por vezes o paciente opta por pagar através de boleto, por exemplo, e acaba esquecendo de realizar o pagamento. 

Vale a pena acompanhar as datas e verificar se tudo ocorreu da forma correta.

Caso contrário pode ocorrer a inadimplência de alguns pacientes.   

Procure combater a inadimplência

A inadimplência é um problema que deve ser evitado a todo o custo em uma clínica.

Para isso, é necessário administrar seu financeiro muito bem. 

Para evitar a inadimplência se atenha aos seguintes pontos:

  • Organize suas contas e acompanhe os pagamentos feitos semanalmente;
  • Utilize notas fiscais;
  • Utilize boletos ou cartão de crédito para parcelar;
  • Fique atento aos dados do seu paciente;
  • Faça os lançamentos corretamente para acompanhar a inadimplência de seus pacientes.

Faça sua Declaração de Imposto de Renda corretamente 

A declaração do imposto de renda (IR) é outro fator que está fortemente ligado ao controle de custos. 

Para clínicas e médicos, a declaração deve ser feita com muita atenção. Isso porque diversos fatores compõem este documento.

As informações do IR médico leva em conta o DMED, carnê leão, informações como CPF dos pacientes e também dos dependentes do médico.

Deixar estas e outras informações de lado é um erro que não pode ser cometido, pois o profissional pode acabar tendo que lidar com multas e problemas jurídicos.

Quando sua declaração é feita no formato correto, levando em conta toda a situação de seu negócio, é possível cortar custos.

Para fazer a escolha correta, conte com o auxílio de um profissional da contabilidade. 

Faça o repasse do comissionamento 

Sua clínica conta com o atendimento de mais de um profissional? Isso significa que na hora de realizar o pagamento de cada um dos profissionais, é necessário verificar quantos atendimentos foram feitos por cada um deles.

Neste caso, o comissionamento acaba sendo a melhor opção, a fim de que nenhum erro ocorra nas contas e pagamentos realizados.

Já imaginou fazer isso dentro de seu sistema de gestão? Isso é possível com o MedPlus.

O MedPlus avalia automaticamente a agenda de cada médico da clínica durante todo o mês e entrega o valor da comissão de cada profissional de uma só vez. 

Relatórios para controle de custos

Por que é tão importante controlar os custos de sua clínica? | MedPlus

Contar com relatórios completos e precisos é importantíssimo para avaliar e controlar os custos de sua clínica médica. 

Através um sistema médico que integra todos os seus dados e processos em um único local, é possível controlar todo o seu financeiro.

O que significa a possibilidade de analisar de perto todos os custos da sua clínica, e reavaliar as situações. 

Conte com os relatórios do sistema MedPlus para garantir uma análise e um controle rigoroso dos custos de sua clínica médica. 

Crie estratégias para diminuir os custos

Com os custos organizados é possível saber quais podem ser diminuídos.

Por exemplo, uma boa parte da verba da sua clínica vai para as compras de suprimentos, que geralmente é feita de vários fornecedores. 

Entretanto, seus custos podem ser reduzidos nessa área se você buscar um fornecedor que queira dar suporte ao seu negócio.

Garantindo pedidos frequentes e em grande volume, esse fornecedor pode oferecer descontos para a sua clínica, reduzindo os custos com suprimentos.

Além disso, há outros custos de manutenção que podem ser reduzidos. 

Um exemplo é o gasto com papéis descartáveis para secar as mãos nos banheiros.

Ele pode ser alto dependendo do número de pacientes atendidos, tornando o uso de secadores de mãos elétricos uma boa solução. 

Outras opções, como instalação de lâmpadas de LED e torneiras econômicas, devem ser levadas em conta para reduzir os custos com energia elétrica e água.

Saber controlar os custos da sua clínica está ligado a diversas outras estratégias de gestão.

Confira nosso artigo 10 dicas de como manter o faturamento da sua clínica em dia.

Conte com a tecnologia

Um sistema de gestão médico, como o MedPlus, pode ajudar a controlar os custos de sua clínica de forma automática e facilitada.

Com o MedPlus você não tem apenas o controle de receitas, despesas e fluxo de caixa. O sistema também conta com:

  • Emissão de NFS-e integrado sem precisar acessar o site da prefeitura;
  • Pagamento dos repasses médicos (Comissionamento);
  • Configuração de plano de contas e centro de custos;
  • Ticket médio dos orçamentos gerados, pendentes de fechamento para aumentar a receita;
  • Ticket médio da produção das operadoras de planos de saúde, mostrando quais são as mais rentáveis;
  • E muito mais!

Com o sistema MedPlus, o controle e o lançamento financeiro podem ser feitos de forma centralizada e rápida.

As funcionalidades permitem que o controle de custos seja feito sem dores de cabeça, com todas as informações em um só lugar.

Quer conhecer tudo o que o MedPlus pode fazer pela sua clínica médica? Contate nossa equipe e fique por dentro de tudo! 

Cecília Galvão

Líder de atendimento
Atua no atendimento da MedPlus há quase 2 anos e possui experiência nas áreas de atendimento ao cliente, suporte técnico, implantação e sucesso do cliente.