10 dicas de como manter o faturamento da sua clínica em dia

Por Cecília Galvão em 05 de julho de 2017.

O faturamento é um dos principais processos de uma clínica médica, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Por isso, é fundamental que ele seja feito da maneira correta para minimizar os prejuízos e os atrasos de recebimentos. A MedPlus separou dez dicas que ajudarão a manter as finanças da sua clínica em dia.

1.Entenda os termos

Se você não está muito familiarizado com a área de faturamento da clínica, alguns termos podem causar estranhamentos. Nesse contexto, é muito utilizado o termo “lote” para se referir ao conjunto de guias – em que constam os procedimentos realizados e os materiais utilizados nos procedimentos – para realização de cobrança. Além disso, utiliza-se muito a palavra “glosa” que se refere as guias que tiveram algum problema e foram devolvidas, sem que o pagamento tenha sido efetuado.

2. Saiba como funcionam os processos de pagamento particular

Para que o faturamento da sua clínica esteja em dia, é necessária muita organização. Saber como funciona todo o processo do faturamento do convênio e do faturamento particular mantém o bem-estar financeiro da clínica. Isso porque o processo de pagamento de cada tipo de atendimento é muito diferente: enquanto que os procedimentos particulares são pagos na hora, os procedimentos realizados via convênio podem demorar de 30 a 60 dias para serem pagos; essa diferenciação de datas interfere muito na organização do faturamento. Além disso, o processo de atendimento do paciente conveniado e do particular não diferem muito, enquanto que o primeiro precisa dar uma série de informações relativas ao convênio e assinar alguns papeis, o segundo precisa apenas realizar o pagamento.

3. Saiba como funcionam os processos de pagamento pelo convênio

Para realizar o faturamento relacionado ao convênio existem, basicamente, quatro etapas:

  • Gerar o lote: aqui o profissional responsável deve incluir todos as guias referentes a cobrança de procedimentos realizados por cada paciente com convênio, normalmente, no mês.
  • Fechar o Lote: Essa ação é realizada no dia de envio do extrato aos convênios médicos, que impede qualquer modificação neste lote. Nesta etapa gera-se o extrato dos atendimentos realizados.
  • Hiato: período em que é aguardado o processamento pelo convênio e o pagamento do lote.
  • Conferir o Lote: após a realização do pagamento, o profissional confere se todos os procedimentos declarados foram pagos. Aqui se identifica as glosas, que são encaminhadas para outro profissional da clínica que avaliará e ficará responsável por corrigi-las e realizar novamente a cobrança ao convênio.

4. Saiba qual a porcentagem de pacientes que são atendidos por meio de convênio e quantos são particulares

Algumas clínicas chegam a atender 90% do seu público por meio do convênio médico. Por isso, quando o gestor tem um controle sobre a porcentagem de pacientes conveniados e a porcentagem de pacientes particulares, ele consegue planejar muito melhor as finanças e os investimentos na clínica.

5. Não deixe tudo para o fim do mês 

Um dos principais problemas das clínicas é o acumulo de guias a serem faturadas. Deixar tudo para fazer no fim do mês é um grande risco, pois é na correria que ocorre a falta de atenção que resulta em problemas – como sumiço de guias e acúmulo de guias com erros de preenchimento. Para isso, é importante organização: faça um relatório diário das guias de cada dia, separe-a por convênios e realize a contagem delas; tenha um armário organizado para arquivar as guias – isso facilita no momento de realizar a conferência e a geração dos lotes; utilize um sistema de faturamento vinculado a agenda do médico, pois esse vínculo facilita todo o processo de faturamento.

6. Evite as glosas

As glosas são práticas cada vez mais usadas pelos convênios médicos e que causam grandes prejuízos aos profissionais credenciados. A maior parte delas podem ser evitadas, pois são frutos da má organização.

Para evitar ou diminuir os prejuízos com as glosas, a clínica pode contar com um profissional para lidar especificamente com essa demanda. Este profissional deve ficar responsável pelo preenchimento correto das guias dos convênios, pesquisar e ficar a par dos contratos e das tabelas de preços do plano de saúde, além de arrumar e reenviar as guias com problemas para que o pagamento possa ser realizado.

7. Monte uma boa equipe

Para ter uma boa saúde financeira, sua clínica precisa de bons profissionais. Busque integrar sua equipe e organiza-la para que os processos sejam melhor executados.

8. Tenha uma ótima secretária

A secretária é a profissional que, na maioria das clínicas, fica responsável pela organização e pela cobrança dos convênios. Por isso, é importante que ela saiba lidar com as demandas administrativas, organizando as guias, realizando o processo de faturamento de maneira calma e atenciosa.

9. Capacite seus funcionários

Alguns erros no preenchimento das guias – como rasuras e confusão com diferentes tipos de convênios – geram glosas e retrabalho, além de demonstrar despreparo da equipe. Capacite e oriente seus funcionários a respeito da organização e da atenção no preenchimento das guias e, também, sobre os planos de saúde que a clínica atende – informe sobre quais são os tipos de contrato que ele oferece ao paciente, quais os tipos de procedimentos que ele cobre quais ele não cobre (ou cobre parcialmente), etc.

10. Um Software de gestão pode ajudar na organização do faturamento e aumentar os lucros

Como vimos a organização e o faturamento em dia são coisas que caminham de mãos dadas. Por isso, um software de gestão é um ótimo meio de organizar melhor sua clínica, auxiliando seus funcionários e permitindo maior lucro ao final do mês. Aproveite e confira: como gerenciar o capital de giro da sua clínica?

Cecília Galvão

Líder de atendimento
Atua no atendimento da MedPlus há quase 2 anos e possui experiência nas áreas de atendimento ao cliente, suporte técnico, implantação e sucesso do cliente.