Por Jessica Saldanha em 28/04/2021

10 dicas para manter o faturamento de sua clínica em dia

Conheça as melhores estratégias para controlar o faturamento e a gestão financeira em clínicas médicas, com mais organização e menos custos.
10 dicas para manter o faturamento de sua clínica em dia

Controlar o faturamento é um dos principais processos de uma clínica médica. Por isso, é fundamental que ele seja feito da maneira correta, para reduzir custos e ter muito mais eficiência financeira.

Contudo, gerenciar o financeiro de um estabelecimento médico requer muita organização e atenção aos detalhes. Do contrário, o gestor certamente acabará perdendo as rédeas da saúde financeira de sua clínica.

Sabendo disso, a equipe MedPlus separou dez dicas essenciais para gestores manterem em dia as finanças de suas clínicas. Confira!

Entenda a linguagem da gestão financeira
Saiba como funcionam os processos de pagamento de consultas particulares
Saiba como funcionam os processos de pagamento pelo convênio
Levante a porcentagem de pacientes particulares ou atendidos por convênio 
Não deixe a gestão do faturamento para o fim do mês  
Evite as glosas
Monte uma boa equipe de trabalho
Conte com uma ótima secretária para sua clínica médica
Capacite seus funcionários
Tenha um sistema de gestão médica para ajudar seu faturamento e aumentar os lucros da clínica 

1. Entenda a linguagem da gestão financeira

Entenda a linguagem da gestão financeira

Se você não está muito familiarizado com a área de faturamento da clínica, alguns termos podem dificultar a sua gestão. 

Há termos básicos, como o fluxo de caixa, que diz respeito a toda movimentação financeira da clínica, e os custos fixos e variáveis, que envolvem os gastos que seu estabelecimento tem para se manter.

Contudo, no contexto do faturamento para médicos, existem duas palavras menos conhecidas, mas que merecem muita atenção: “lote” e “glosa”.

  • O termo “lote” é muito utilizado para se referir ao conjunto de guias em que constam os atendimentos realizados e os materiais utilizados em cada procedimento. Com isso, organizam-se os valores a serem cobrados.
  • Já a palavra “glosa” se refere às guias que tiveram algum problema e foram devolvidas, sem que o pagamento tenha sido efetuado. Este termo diz respeito a algo que deu errado no processo de faturamento e requer muito cuidado.

2. Saiba como funcionam os processos de pagamento de consultas particulares

Para que o faturamento de sua clínica esteja em dia, é preciso conhecer a diferença nos processos de recebimento por convênio e por atendimentos particulares. Isso porque o processo de pagamento de cada tipo de atendimento é muito diferente.

Existem diversos métodos de pagamento possíveis para uma consulta particular, e escolher o mais vantajoso requer muita análise por parte da gestão. 

  • O pagamento em dinheiro ainda é muito comum em várias clínicas. Ele tem a vantagem de o valor entrar imediatamente. Por outro lado, acaba exigindo que o gestor vá ao banco ou organize um lugar seguro para armazená-lo. 
  • Os cheques são uma forma de pagamento que está caindo em desuso. Ela possui riscos, como os cheques falsos, rasurados e sem fundos, o que complica o seu faturamento. Além disso, cheques pré-datados podem dificultar sua gestão financeira.
  • O pagamento via boleto bancário é um costume comum para milhares de pessoas. Para sua clínica, ele envolve a emissão do documento e o controle na gestão para acompanhar o que foi pago e o que continua em aberto.
  • Cada vez mais clientes estão optando pelo cartão de crédito, que é uma forma de pagamento rápida e prática, que só vai ser cobrada no mês seguinte. 
  • O cartão de débito e as transferências são semelhantes ao crédito, com a vantagem de que o dinheiro cai muito mais rápido na conta da sua clínica.

Então, para manter o controle sobre o seu faturamento, é importante estar a par de como funciona cada método de pagamento escolhido: em quanto tempo o valor cai na conta da clínica, se são cobradas taxas de administração, quem está cobrando, entre outras coisas. 

3. Saiba como funcionam os processos de pagamento pelo convênio

O recebimento dos atendimentos feitos para os planos de saúde é muito diferente das consultas particulares. Principalmente porque sua clínica não recebe diretamente do paciente.

Pelo contrário: quem vai pagar pelo seu trabalho é o convênio, de acordo com as informações de atendimento que você passar para ele. Dessa forma, o recebimento pode demorar de 30 a 60 dias.

Para realizar o faturamento dos recebimentos de convênio, existem, basicamente, quatro etapas:

  • Gerar o lote: aqui o profissional responsável deve incluir todos as guias referentes à cobrança de procedimentos do mês.

Isso envolve a geração do TISS, que é um documento essencial para quem trabalha com convênios. Saiba mais: Tenha controle do faturamento dos convênios e gere arquivo eletrônico no padrão TISS.

  • Fechar o lote: essa ação é realizada no dia de envio do extrato aos convênios médicos. Ela serve para impedir qualquer modificação no lote. Nesta etapa, gera-se o extrato dos atendimentos realizados.
  • Hiato: período em que é preciso aguardar o processamento do lote pelo convênio para, então, receber o pagamento.
  • Conferir o lote: após a realização do pagamento, o profissional confere se todos os procedimentos declarados foram quitados. Aqui se identificam as glosas, que devem ser avaliadas, corrigidas e reencaminhadas ao convênio.

Portanto, quando o assunto é recebimento por convênios médicos, é essencial ter muita organização. Afinal, qualquer pequeno deslize acaba gerando uma glosa, que será um obstáculo para o faturamento da clínica. 

4. Levante a porcentagem de pacientes particulares ou atendidos por convênio

Você sabe quanto dos seus pacientes são conveniados e quantos são particulares? Essas informações são cruciais para organizar o atendimento da clínica e para ter um controle mais rigoroso do fluxo de caixa

Algumas clínicas chegam a atender 90% do seu público por meio do convênio médico, mas isso muda totalmente a organização do seu financeiro e, também, os números do seu faturamento.

Por isso, quando o gestor tem um controle sobre essas porcentagens, ele consegue planejar muito melhor as finanças e os investimentos na clínica. Assim, os investimentos são feitos de forma assertiva, auxiliando, inclusive, a gestão de marketing do consultório.

5. Não deixe a gestão do faturamento para o fim do mês  

Não deixe a gestão do faturamento para o fim do mês

Um dos principais problemas das clínicas é o acúmulo de guias a serem faturadas. Deixar tudo para fazer no fim do mês é um grande risco, pois é na correria que ocorre a falta de atenção e os problemas, como o acúmulo de guias com erros de preenchimento.

Para evitar isso tudo, é importante ter uma organização bem planejada:

  • Faça um relatório diário das guias, separe-as por convênios e realize a sua contagem.
  • Tenha um espaço organizado para arquivar as guias. Isso facilita no momento de realizar a conferência e a geração dos lotes.
  • Utilize um sistema de gestão médica que controle o faturamento de forma vinculada à agenda da clínica, pois essa integração facilita todo o processo de faturamento.

6. Evite as glosas

Como vimos, a glosa é um prejuízo de tempo e um atraso no recebimento do dinheiro. Afinal, quando uma guia é preenchida de forma errada, ela precisa ser refeita e enviada.

No entanto, a boa notícia é que a maior parte das glosas pode ser evitada, pois elas costumam ser frutos da má organização.

  • Para evitar ou diminuir os prejuízos com as glosas, a clínica pode contar com um profissional para lidar especificamente com essa demanda. Ele deve ficar responsável pelo preenchimento correto das guias dos convênios, pesquisar e ficar a par dos contratos e das tabelas de preços do plano de saúde, além de arrumar e reenviar as guias com problemas para que o pagamento possa ser realizado.

Também é muito útil contar com um software para médicos que otimize as finanças na gestão de sua clínica.

7. Monte uma boa equipe de trabalho

Uma clínica não sobrevive apenas com um médico. É preciso contar com pessoas para ajudar a lidar com os atendimentos, agendamentos, gestão, recepção de pacientes e ainda dar conta do setor financeiro

Assim, para ter uma boa saúde financeira, sua clínica precisa de bons profissionais trabalhando nela. Fazer uma seleção rigorosa e buscar profissionais que sejam comprometidos com seu trabalho, atuando de forma ética e eficiente, é muito importante.

Além de contratar as pessoas certas, é interessante organizá-las para que trabalhem de forma integrada, como um só organismo. 

Desse modo, o fluxo de trabalho se dará de forma mais fluida e eficiente. Também, é preciso ensinar como são os processos de cada setor dentro da clínica e como eles devem agir dentro de suas funções.

8. Conte com uma ótima secretária para sua clínica médica

Esta dica é uma continuação da anterior. Afinal, toda clínica precisa de uma boa equipe, mas a secretária tem um papel fundamental nesse processo!

Na maioria das clínicas, a secretária é a profissional que agenda as consultas, dá o primeiro atendimento aos pacientes e ainda fica responsável pela organização e pela cobrança dos convênios.

Por isso, é importante que ela esteja bem treinada para saber como lidar com as demandas administrativas, organizando as guias e realizando o processo de faturamento de maneira calma e atenciosa.

Um bom trabalho por parte da secretária é fundamental para evitar glosas e ganhar muito mais eficiência na gestão financeira.

9. Capacite seus funcionários

Alguns erros no preenchimento das guias, como rasuras e confusão com diferentes tipos de convênios, geram glosas e retrabalho, além de demonstrar despreparo da equipe.

Para resolver isso, não basta apenas “montar uma boa equipe”. Também é preciso treiná-la para gerir o seu faturamento

  • Capacite e oriente seus funcionários a respeito da organização e da atenção no preenchimento das guias e, também, sobre os planos de saúde que a clínica atende. 
  • Informe sobre quais tipos de contrato são oferecidos ao paciente, quais procedimentos o convênio cobre ou não (ou cobre parcialmente) etc.
  • A gestão ainda pode estabelecer protocolos ou normas para guiar os profissionais, sobretudo no atendimento ao público. 

Medidas como essas garantem um bom atendimento e resolução das dúvidas e questões envolvendo os pacientes, reduzindo o risco de enfrentar problemas no processo de pagamento.

Outro treinamento importante é sobre como operar o software de gestão da clínica e sobre como funcionam as plataformas dos convênios atendidos pelo consultório.

O sistema será operado pelos médicos, gestores, secretárias e pela equipe do financeiro. Então, todos precisam receber a capacitação adequada para tirar o melhor das ferramentas que a clínica dispõe.

10. Tenha um sistema de gestão médica para ajudar seu faturamento e aumentar os lucros da clínica 

Como vimos, a organização e o faturamento em dia são coisas que caminham de mãos dadas. Por isso, um software de gestão é um ótimo meio de organizar melhor sua clínica, auxiliando seus funcionários e permitindo maior lucro ao final do mês.

  • Com o sistema de gestão médica MedPlus, sua equipe financeira pode acompanhar de forma detalhada as contas da clínica e, ainda, gerar relatórios, permitindo um maior controle de caixa.

Mas, para tudo isso, é essencial contar com um bom planejamento financeiro. Então, separamos um eBook especial sobre o assunto para que você possa aprofundar seus conhecimentos:

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