6 formas de otimizar as finanças na gestão de uma clínica médica

A gestão financeira é central para a gestão de clínicas e consultórios médicos. Descubra por que e quais técnicas aplicar para manter suas finanças.

Por Thais Geron em 16 de julho de 2020.

A principal missão de uma clínica médica é cuidar da saúde de seus pacientes. No entanto, para que esse objetivo seja alcançado de forma eficiente e para que sua clínica tenha rentabilidade, é preciso de organização financeira.

As finanças cumprem um papel essencial na gestão de clínicas médicas. São elas que dão a base para que sua clínica possa continuar atendendo, cuidando de seus pacientes e gerando renda.

Nesse sentido, organizar o seu financeiro é o primeiro passo para melhorar as finanças da sua gestão médica. O segundo é ter um bom planejamento, pensando no longo prazo, acompanhando os dados e relatórios de sua gestão, e estabelecendo metas nesse setor.

No entanto, é muito comum que médicos não estejam preparados para essa demanda. Afinal, esse não é seu principal foco, certo? Assim, esse conhecimento de administração de empresas acaba fazendo falta e as finanças podem ser prejudicadas.

É por isso que, neste material, preparamos informações essenciais para você preparar uma gestão financeira e otimizar as finanças da sua clínica ou consultório médico.

O que é gestão financeira de consultórios médicos?

A primeira coisa que vem à mente quando falamos de gestão financeira é o controle de gastos, não é? Realmente, essa é uma das principais partes de uma boa gestão. Mas há mais elementos importantes a levar em conta!

Uma gestão financeira eficiente é aquela que controla os gastos e também os recebimentos – sejam eles por consultas, exames, tratamentos ou qualquer outra origem -, com um acompanhamento de perto do fluxo de caixa. Além disso, também analisa resultados, projeta metas avalia o sucesso nas finanças a partir de indicadores e relatórios precisos.

Resumidamente, a gestão financeira é a parte da sua clínica médica que controla toda a movimentação de finanças 

Por que as finanças são tão importantes?

Em tempos normais, de agenda cheia, muitas consultas e pagamentos em dia, um controle das finanças permite saber de forma mais precisa quanto dinheiro está entrando nos caixas, preparar uma reserva de emergência e até fazer investimentos para melhorar sua clínica.

Quer ampliar, com mais médicos e especialidades distintas? Quer comprar um equipamento avançado para cirurgias mais precisas e menos invasivas? Quer investir em um curso de especialização? É a sua gestão financeira que vai garantir que isso seja possível e calcular para que não acabe gerando um rombo no seu orçamento.

Além disso, é essa organização financeira que vai evitar que sua clínica tenha muitos gastos desnecessários e outros tipos de desperdícios.

No entanto, em tempos tranquilos e de agenda cheia, essa questão pode até passar despercebida. Com uma boa rentabilidade, a gestão financeira pode enganosamente parecer menos importante do que realmente é.

Já em períodos de instabilidade financeira, o controle das finanças se torna indispensável. Sem acompanhar bem de perto suas finanças, você não sabe onde cortar gastos e começa a ter problemas de gestão.

Dessa forma, para sobreviver a uma crise, você precisa contar com a gestão financeira em sua clínica.

Isso acaba sendo também uma vantagem para os pacientes. Um controle de finanças permite que você invista em boas instalações, ar condicionado, equipamentos de última geração e tudo para transformar a experiência do seu paciente em sua clínica ou consultório médico.

Essa é parte do trabalho para conquistar seus pacientes. Se quiser saber mais, leia nosso eBook sobre como fidelizar pacientes da era digital – O paciente e a internet: um guia para ser mais digital e fidelizar seus pacientes.

Como otimizar a organização financeira em clínicas médicas?

6 formas de otimizar finanças na gestão de uma clínica médica | MedPlus

Agora que você já entendeu os motivos para ter uma gestão financeira eficiente, trouxemos 6 maneiras de realmente implementar essa melhoria na sua clínica ou consultório médico e otimizar suas finanças. Confira:

1. Tenha um levantamento das contas a pagar

A primeira ação que você deve fazer para otimizar a sua gestão financeira é conhecer as suas dívidas. Faça um levantamento bastante preciso de quais contas sua clínica médica precisa pagar.

Nesse levantamento, separe custos fixos e variáveis. Os fixos são aqueles que continuam os mesmos todo mês, como aluguel, salários e as mensalidades do seu software de gestão médica. 

Custos variáveis incluem a compra de materiais específicos, contas de água e energia e até parcelamentos de equipamentos e outros itens. No entanto, ainda que esse valor varie, é possível sempre ter uma estimativa.

A partir do levantamento dos seus custos, é possível ter mais precisão na hora de planejar o financeiro da sua clínica médica.

2. Organize as contas a receber

Seja com a cobrança recorrente no cartão de crédito ou com boletos, a maioria das clínicas e consultórios médicos permite pagamentos parcelados para procedimentos mais caros.

Ainda que esse valor não esteja disponível para a clínica, ele pode ser previsto como um recurso para investimentos futuros, para pagamento dos custos médicos e para organizar o seu planejamento.

Por isso, saber precisamente quantas contas você tem a receber é uma forma muito boa de preparar o futuro da sua gestão médica. Além disso, esse controle ajuda a evitar a inadimplência em sua clínica.

3. Conheça seu fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o controle dos recursos financeiros que entram e saem da sua clínica médica. É a partir dele que você analisa a saúde financeira do seu empreendimento.

Esse relatório apresenta todas as receitas e despesas que sua clínica teve em um certo período de tempo. Assim é possível analisar se você está tendo lucros de fato ou se está na verdade acumulando prejuízos.

A visão precisa que o controle do fluxo de caixa pode dar complementa as duas dicas anteriores. Se você conhecer seus gastos, prever suas contas a receber e ainda acompanhar o fluxo de caixa constantemente, é muito mais fácil conseguir dirigir sua clínica para os seus objetivos financeiros.

Isso evita sofrer muito com crises, permite grandes investimentos e ajuda a ter uma gestão eficiente em todos os setores.

Para ter um melhor controle do fluxo de caixa, além de acompanhar melhor seus gastos e o crediário, você pode contar com ferramentas digitais de um bom software de gestão médica. Essa é uma forma com que a tecnologia te auxilia no gerenciamento das finanças.

4. Use dados e relatórios de gestão financeira

6 formas de otimizar finanças na gestão de uma clínica médica | MedPlus

Outra forma que a tecnologia pode ser de grande ajuda é através de relatórios e dados da sua gestão. 

Conhecendo um histórico da sua movimentação financeira, relatórios de gerenciamento bem desenhados para cada período e dados claros da sua gestão financeira, você  consegue ter estimativas bem precisas para o futuro da clínica.

Vale a pena também conferir os indicadores de desempenho financeiro, que incluem o faturamento bruto, a lucratividade, a rentabilidade e o ticket médio de cada paciente. Tudo isso pode ficar claro se você contar com um bom sistema de gestão.

5. Faça planejamento com metas no curto e no longo prazo

Já organizou os relatórios, analisou os indicadores, controlou seu fluxo de caixa, previu os recebimentos e levantou todos os seus custos? Ótimo! Agora é hora de preparar seu planejamento financeiro.

Como o nome indica, o planejamento financeiro é um plano para o futuro da sua clínica, que coloca seus dados e estimativas de frente com a situação econômica do país e prepara suas finanças para os meses que se aproximam.

O planejamento deve ser feito todo início do ano e adaptado quando houverem mudanças no contexto financeiro do país ou mesmo de sua cidade. 

Com auxílio de um bom software de gestão, esse planejamento fica muito mais fácil. Você deve usar os relatórios e demais informações e indicadores para compreender quais são os setores de sua clínica que precisam de investimentos. 

Planeje metas e objetivos para o período, seja para comprar novos equipamentos, contratar uma equipe maior, ampliar a clínica ou simplesmente ter maior lucratividade.

Então, a partir dos dados da clínica (de preferência organizados no seu software de gestão), descubra quais recursos estão – e estarão – disponíveis para alcançar esses objetivos no decorrer do ano.

Lembre também de sempre planejar uma reserva de emergência. Separe um valor considerável, que seja suficiente para manter sua clínica funcionando por pelo menos 3 meses. 

Deixe esse valor em algum fundo de investimento bastante seguro, para que ele continue rendendo lucros e esteja à disposição se sua clínica precisar.

6. Conte com um sistema para ajudar

Como podemos ver em cada uma das dicas que discutimos, um software de gestão médica pode fazer muito para ajudar a otimizar suas finanças – principalmente se ele contar com ferramentas específicas para uma boa gestão financeira.

Um software otimiza os processos, facilita o acesso às informações, torna a gestão financeira muito mais simples e precisa e reduz o tempo que sua equipe precisaria investir nisso.

Que tal começar a experimentar essas possibilidades? Descubra tudo o que um sistema de gestão pode fazer por você!

E se quiser saber ainda mais sobre como ter um bom planejamento financeiro na sua clínica ou consultório médico, acesse nosso eBook feito especialmente sobre esse assunto:

Thais Geron

Gerente de Produto
Administradora especialista em Informática em Saúde, com 16 anos de experiência na MedPlus e na área médica.