Organização da clínica médica: quais são os principais problemas e como resolvê-los

Uma rotina movimentada em uma clínica ou consultório médico é um sinal de que os negócios estão indo bem. 

Contudo, sem os meios corretos, todo o sucesso do consultório pode se transformar em um verdadeiro caos, afinal, mais clientes significa mais demanda de trabalho. Isso pode ser um sério problema, principalmente se o consultório contar com uma equipe reduzida.

Ou seja, recepcionar clientes, marcar consultas, organizar prontuários, e controlar as contas a receber e a pagar, são tarefas que podem deixar você e sua equipe sobrecarregados caso a clínica não conte com um bom planejamento e cuidados na organização. Dessa forma, seus negócios podem ser comprometidos, gerando grandes problemas financeiros.

Mas a boa notícia é que isso pode ser facilmente resolvido! Basta contar com práticas e ferramentas feitas para entregar muito mais eficiência e agilidade para sua clínica.

Quer saber quais são elas? Continue lendo este artigo e descubra!

Como a falta de organização afeta as clínicas e consultórios médicos?

A desorganização é, muitas vezes, considerada um problema subestimado. No setor médico, as pessoas tendem a associar essa palavra a papéis jogados em cima da mesa e documentos mal arquivados. De fato, parte dela se refere a isso. Porém, outro fator muito importante é o desalinhamento nos processos, que gera bastante transtornos.

A começar pela comunicação entre os membros da equipe — incluindo o corpo médico e administrativo. Quando é insuficiente ou equivocada, ela se torna um dos fatores que mais prejudicam os processos internos da clínica.

Considere o fato de que o dia a dia de um consultório é bem cheio por inúmeros fatores, como: marcação de consultas, cancelamentos, reagendamentos, necessidade de retornos e muito mais. Se houver falhas na comunicação em algum desses processos, outros setores da clínica serão afetados.

A agenda médica, por exemplo, é um dos pontos que mais sofrem com isso. Quando não há uma comunicação eficiente ou uma integração nos processos, qualquer agendamento ou alteração de horário pode pegar a equipe de surpresa, impedindo uma preparação adequada para a recepção do paciente.

No fim das contas, a falha no agendamento de consultas prejudica, e muito, o atendimento. Afinal, ninguém gosta de ser atendido às pressas, ou ter que ficar esperando porque não houve uma organização nos horários.

O setor financeiro também é muito prejudicado pela falta de organização. A ausência de um controle rígido no fluxo de caixa pode ocasionar prejuízos na arrecadação, aumento da inadimplência e até dificuldades com as dívidas, caso o responsável pelo financeiro da empresa esqueça de pagar ou não tenha se planejado corretamente para isso.

Um outro exemplo de problema é a má gestão financeira dos recursos da empresa. Sem uma ordem nas demandas da clínica médica, acaba sendo mais fácil se perder nas necessidades e gastar dinheiro com coisas não tão importantes, sendo que havia uma prioridade maior que precisava de mais atenção.

Podemos notar, então, que a falta de organização é a raiz de problemas que se ramificam para diversas áreas da clínica médica, causando dificuldades tanto aos profissionais quanto aos pacientes. Logo, o prejuízo é geral.

Confira, a seguir, os principais problemas que podem ser causados sem a ajuda das ferramentas certas.

Confusão nos agendamentos de consultas para pacientes

Esse problema pode ser causado por uma série de fatores, como o agendamento feito manualmente em sistemas que não foram desenvolvidos para esse fim e até mesmo o uso de agendas de papel. 

Isso porque esses instrumentos não oferecem as soluções para as necessidades específicas de uma clínica ou consultório médico.

Dessa forma, o processo de marcar um horário para o paciente acaba se tornando um problema para a secretaria da clínica. O profissional responsável precisa se localizar entre as folhas da agenda física, gastando tempo e prejudicando a experiência do paciente.

Além da pouca praticidade, e da lentidão, usar esses métodos aumentam as chances de erros. Nesse caso, falhas no agendamento podem causar grandes transtornos, como o paciente chegar em um horário e sua consulta ser em outro. Sem contar que isso atrapalha o médico, que não terá tempo de se preparar para o atendimento da forma como deveria.

O uso de uma agenda digital que funciona online, como a do software MedPlus, é a solução mais indicada para acabar com as confusões nos horários dos pacientes. 

Com uma interface simples de usar, esse sistema de agendamento facilita a reserva de horários, garantindo praticidade para a secretaria e agilizando o pré-atendimento do paciente. Ele ainda reduz drasticamente os erros, já que qualquer inconsistência será acusada pelo programa.

Além disso, por ser online, a agenda facilita a comunicação das alterações de horários ao médico, uma vez que as atualizações no cronograma aparecem automaticamente para o profissional.

Excesso de papéis na secretaria médica

Dependendo da quantidade de documentos impressos na clínica, a equipe pode encontrar dificuldades em organizar suas próprias tarefas e também o espaço físico de trabalho. 

Além disso, o uso de papéis tende a atrasar os processos, uma vez que, para  compartilhar suas informações, eles precisam ser localizados fisicamente e levados manualmente de um lugar para outro.

E, claro, não podemos deixar de dizer que o excesso de papéis no escritório causa uma péssima impressão aos pacientes. Eles certamente preferem um ambiente visualmente mais limpo e, principalmente, com processos automatizados, que são muitos mais cômodos e rápidos.

Leia mais: Como analisar e metrificar a experiência do paciente em clínicas e consultórios?

O sistema de gestão médica MedPlus oferece tudo isso, já que permite que a gestão da clínica ou consultório médico aconteça digitalmente. Tanto a organização dos arquivos quanto o compartilhamento é simplificado, pois o software integra todas as áreas da empresa: atendimento, administrativo, médico, financeiro e marketing.

Falta de controle do fluxo de caixa da clínica

O financeiro da clínica médica sofre muito com a falta de organização e, por consequência, toda a empresa também se prejudica. Não ter controle do fluxo de caixa significa apresentar problemas em cobranças e pagamentos.

Dessa forma, se a gestão não tem uma boa administração sobre o dinheiro que entra e sai da clínica, também não saberá ao certo quanto e como investir para obter crescimento e aumentar o faturamento.

Não podemos esquecer de que qualquer clínica ou consultório médico é uma empresa e deve ser tratada como tal.

A MedPlus sabe disso e oferece ferramentas eficientes de controle financeiro para gestores de clínicas médicas. Cada pagamento ou recebimento fica registrado no sistema, para que o responsável por esse setor consiga administrar tudo com segurança. 

Além de maior controle do fluxo de caixa, sua clínica médica ganha mais previsibilidade financeira!

Glosas no faturamento TISS para convênios

As glosas são verdadeiras perdas de energia dentro de um consultório médico. O fato é que elas atrasam o recebimento dos valores das consultas pelas clínicas e geram retrabalho para equipe, que fica impedida de se concentrar em outras tarefas por causa de um erro que poderia ter sido facilmente evitado.

O software de gestão MedPlus permite que a secretária, ou secretário, preencha as guias dos convênios dentro do próprio sistema, no padrão TISS, eliminando o entrave das glosas da rotina da clínica e garantindo que os valores sejam recebidos mais rapidamente. 

Com o sistema de gestão financeira da MedPlus você garante mais agilidade e mais otimização de tempo para toda a equipe.

Dados e informações pouco acessíveis

A desorganização na gestão de dados é um problema seríssimo, que pode afetar todo o trabalho da clínica médica. 

Ela implica na falta de acessibilidade às informações essenciais ao atendimento médico e à organização da clínica. Isso resulta em dificuldades nos processos internos de gestão e até mesmo no cuidado com o paciente.

Sem falar que, quando os dados não estão em ordem, encontrá-los demanda muito mais tempo e, com a bagunça, corre-se o sério risco de perder documentos importantes.

Por outro lado, documentos e arquivos bem organizados, de forma online, tendem a ser mais acessíveis, facilitando a gestão médica.

O software de gestão MedPlus foi pensado também para auxiliar na gestão de dados da clínica médica, aliando praticidade e segurança. 

A ferramenta de prontuário eletrônico, por exemplo, é uma ótima solução para manter as informações do paciente organizadas e seguras, incluindo resultados de exames e prescrições de tratamento. 

Assim, a clínica pode dispensar os grandes arquivos, repletos de papéis, por um sistema online, rápido, eficiente e totalmente na nuvem, podendo ser acessado de qualquer lugar, com celular, tablet ou computador.

Falta de segurança de dados e adequação à LGPD

A segurança é um fator que precisa ser levado a sério por qualquer empresa, principalmente clínicas e consultórios médicos, que têm posse de dados sensíveis de seus pacientes. 

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), lei n.º 13.709, de 14 de agosto de 2018, exige transparência e segurança das empresas no momento de manipular os dados dos clientes.

Nesse contexto, a falta de organização em uma clínica deixa as informações dos pacientes muito mais vulneráveis e suscetíveis a perdas e vazamentos, o que configura um problema sério, violando inclusive a legislação vigente.

Os riscos são ainda maiores se a clínica não contar com um sistema de segurança eficiente para proteger as informações dos pacientes.

O software de gestão para clínicas médicas da MedPlus, então, confere segurança aos dados, mantendo-os armazenados na Amazon Web Services (AWS), uma infraestrutura tecnológica extremamente segura e usada no mundo todo.

Além disso, as funcionalidades de segurança do sistema MedPlus oferecem assinatura digital, adequação à LGPD e até diferentes níveis de acesso, para que cada colaborador só possa acessar os dados que dizem respeito ao seu trabalho.

A melhor escolha para organização em clínicas e consultórios: o sistema de gestão médica MedPlus

O software para clínicas e consultórios médicos MedPlus é uma solução completa para os estabelecimentos do ramo que precisam otimizar seu trabalho com mais organização, agilidade e segurança. Tudo isso integrado a um único sistema.

Entre em contato agora mesmo e peça uma demonstração ao nosso time de atendimento!