5 erros do prontuário eletrônico que você deve eliminar de sua clínica médica!

Conheça os erros mais comuns de prontuários eletrônicos para eliminar de sua clínica médica e aproveitar as vantagens dessa ferramenta!

Por Aline Patricia em 12 de abril de 2021.

Um dos instrumentos mais importantes para o trabalho dentro de uma clínica médica – se não o mais importante – é o prontuário médico. Ele reúne todas as informações sobre um paciente e seu tratamento médico desde a anamnese. 

Esse tipo de informação é considerada um dado pessoal sensível, ou seja, de caráter sigiloso e que a clínica deve proteger com rigor.

Felizmente, a tecnologia na saúde veio para somar e, com os prontuários eletrônicos, é possível oferecer um serviço muito mais seguro para os pacientes, além da praticidade que é para os profissionais de saúde da clínica médica.

Ainda assim, em muitas clínicas são cometidos diversos erros com o PEP (Prontuário Eletrônico do Paciente), seja por falta de experiência com a ferramenta ou mesmo de conhecimento sobre o que ela pode oferecer.

O problema é que esses erros podem custar caro para sua clínica, uma vez que estamos falando de informações e dados que estão amparados pela LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Portanto, neste artigo, trouxemos 5 erros que sua clínica jamais deve cometer com os prontuários eletrônicos. Acompanhe e saiba como se prevenir!

Por que zelar pelo prontuário médico?
Descubra quais erros com prontuários eletrônicos sua clínica médica não deve cometer!
Como conseguir mais segurança para os prontuários eletrônicos?

Por que zelar pelo prontuário médico?

Por que zelar pelo prontuário médico?

Em princípio, o prontuário é um meio de comunicação entre os membros da equipe médica. Dessa forma, diferentes médicos têm acesso ao histórico daquele paciente e, assim, podem entender suas dores e realizar diagnósticos e tratamentos adequados para o caso em questão.

Sendo uma documentação do histórico clínico/médico do paciente, os dados precisam ser anotados com cuidado e precisão, pois somente com as informações passadas de forma correta aos outros profissionais será possível garantir a continuidade do tratamento do paciente.

A interpretação correta do prontuário é importante, pois evita a repetição desnecessária de exames, além de conclusões e diagnósticos imprecisos, provenientes de uma leitura equivocada por parte do médico devido à falta de precisão do documento.

Além dos médicos, é importante frisar que os pacientes podem ter acesso a esse documento a qualquer momento, se assim desejarem. Afinal, estamos falando de informações deles próprios.

E para quem ainda tem dúvidas, é sempre bom reforçar que os prontuários eletrônicos possuem validade jurídica, desde que estejam com assinatura digital do médico responsável e certificado digital da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

Os prontuários eletrônicos possuem a mesma validade da sua versão em papel e são essenciais para auditar os serviços de saúde oferecidos pela clínica. Portanto, cuidar desses documentos e suas informações é uma tarefa crucial para qualquer estabelecimento médico. 

Descubra quais erros com prontuários eletrônicos sua clínica médica não deve cometer!

Esses erros, no mínimo, irão comprometer o serviço oferecido pela clínica. Porém, alguns deles podem levar a instituição a responder juridicamente pelo deslize. Confira:

1. Erros de arquivamento e na gestão das informações

O arquivamento correto é uma premissa básica para se mexer com qualquer tipo de prontuário. A vantagem dos prontuários eletrônicos é a agilidade em rastrear e encontrar as informações.

O que muitas vezes acontece é que, além de não estarem arquivados da forma correta, os dados contidos neles não foram gerenciados corretamente. Esse erro de gestão torna as informações do prontuário imprecisas.

Como explicamos anteriormente, informações imprecisas podem levar a um diagnóstico equivocado. No fim, quem se prejudica com isso é o paciente, e a clínica poderá responder legalmente por isso. Tudo porque não foi feita uma gestão de informações e uma organização correta de dados.

2. Demora na atualização do prontuário

O prontuário deve ser atualizado sempre que houver uma nova informação a respeito do paciente, sendo um exame ou outro evento do tipo. 

Além disso, trabalhar com dados mais exatos possíveis em vez de arredondamentos, também é parte do zelo pela exatidão e acurácia das informações. Tratando-se da medicina, não é exagero dizer que um comportamento diligente pode salvar a vida de alguém.

Um sistema informatizado, para gerar e administrar os prontuários, certamente ajudará nessa tarefa. Isso porque o sistema online é mais prático e rápido de ser atualizado, ganhando um tempo precioso para o profissional da medicina.

3. Enxergar o prontuário e o sistema de gestão como meros registros de dados

Muitas pessoas, mesmo usando um software de gestão médica, desconhecem o potencial que têm em mãos. Os prontuários eletrônicos registram absolutamente tudo de todos os pacientes. Sendo assim, a clínica tem estatísticas valiosas sobre os casos clínicos que atende.

Sintetizar todos esses dados pode parecer impossível num primeiro momento, mas, na verdade, é uma ação totalmente viável, desde que se possa contar com as ferramentas digitais corretas.

Um software de gestão médica que funciona de forma integrada oferece muitas opções a mais do que só organizar e registrar.

Ele ajuda a clínica a ter uma visão holística sobre seus atendimentos tanto do ponto de vista clínico quanto do administrativo e financeiro. Inclusive, um programa do tipo vale o investimento justamente por todas as ferramentas que oferece para o ganho da instituição médica.

4. Não oferecer segurança de dados

Esse é um dos pontos principais a serem observados. A segurança dos dados e do histórico médico do paciente precisa ser uma prioridade.

O histórico médico é tido como dados pessoais sensíveis pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A lei exige que sejam tratados com maior rigor, pois sua divulgação indevida pode gerar dano, constrangimento e discriminação ao titular (paciente), então como as instituições médicas tratam dados sensíveis o tempo todo, a segurança da informação deve ser encarada como um elemento primordial.

A lei nº 13.709/2018 prevê que todos os dados coletados dos clientes (no caso da clínica, dos pacientes) recebam tratamento observando os princípios gerais de proteção de dados pessoais e direitos dos titulares.

Segundo a própria lei, a instituição deve utilizar medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão.

O Código de Ética Médica, no art. 73, apresenta disposição no sentido de sigilo: é vedado ao médico revelar fato de que tenha conhecimento em virtude do exercício de sua profissão, salvo por motivo justo, dever legal ou consentimento, por escrito, do paciente, o que reforça ainda mais a importância de manter esses dados seguros e privados.

E a melhor maneira de fazer isso é contando com um sistema de gestão seguro como o Medplus

5. Vazar dados

O vazamento de dados dos pacientes é, sem sombra de dúvidas, o erro mais grosseiro que uma clínica médica poderia cometer. Isso é absolutamente contra a lei e pode resultar em punições severas por parte da Justiça

É claro que nem todo vazamento ou perda de dados ocorre por culpa da clínica. Infelizmente existem hackers que ganham muito com roubo e venda de dados pessoais na internet. Mas de todo modo, esse é o tipo de situação que a gestão da clínica deve se prevenir

Não usar um sistema de gestão médica com ferramentas próprias para assegurar a privacidade dos dados pode acabar no vazamento deles, ou ainda no corrompimento dos arquivos e consequente perda de dados, se eles não tiverem sido salvos corretamente em um ambiente online.

Como conseguir mais segurança para os prontuários eletrônicos?

Como é possível notar, se a gestão médica não for eficiente, diversos erros relacionados aos prontuários eletrônicos acabam acontecendo. Equívocos que podem custar caro para a clínica, não só pelo dinheiro, mas também pela imagem perante seus clientes

Se você se preocupa com eficiência, assertividade e segurança ao lidar com prontuários eletrônicos, sua clínica precisa de um sistema como o MedPlus. Ou seja, um software de gestão médica que garante a segurança dos dados de sua clínica, além de uma série de ferramentas que irão facilitar a administração de ponta a ponta da sua clínica ou consultório

Com o MedPlus, os dados da clínica, dos médicos e dos pacientes ficam armazenados em um sistema em nuvem, de forma criptografada.

O que isso quer dizer? Significa que todos os prontuários eletrônicos e demais informações estarão seguros em uma plataforma que opera de modo online, o que facilita muito o acesso aos dados por parte do pessoal autorizado

Acessar os dados em um ambiente criptografado significa que somente as pessoas cadastradas e que possuem a senha podem acessar os documentos e editar no sistema

Quer entender mais sobre a segurança dos prontuários eletrônicos, conhecendo as vantagens de contar com esta ferramenta na sua clínica médica? Então confira o eBook:

Aline Patricia

Gerente de Produto
Formada em Administração, há 11 anos atua na MedPlus no atendimento ao cliente e atualmente é Gerente de Produto.

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