Como organizar a clínica antes de sair para o período de férias?

Sair de férias é importante para a saúde e para a produtividade do médico. Mas é preciso ter planejamento e organização para poder sair com tranquilidade.

Por Cecília Galvão em 09 de novembro de 2020.

Depois de trabalhar duro um ano inteiro, todo mundo precisa de umas férias, não é? Isso é especialmente importante para médicos, que passam o ano todo cuidando da saúde de seus pacientes, em um trabalho que exige muita atenção e total comprometimento.

Ainda assim, muitos médicos evitam sair de férias por medo de perder pacientes ou de ter uma queda muito séria no faturamento. Mas essa decisão tem tudo para ser um grande erro!

Um ano inteiro de trabalho quase sem descanso – ainda mais levando em conta o estresse de um ano de crise e/ou pandemia – pode acabar afetando a saúde do profissional. Afinal, descansar o corpo e a mente é essencial!

Sem férias, o médico vai, de fato, realizar mais atendimentos. Mas esse é apenas o resultado a curto prazo. Com o tempo, a falta de descanso vai fazer com que sua produtividade diminua e até a qualidade de seus atendimentos acabará prejudicada. E isso não pode acontecer na sua clínica ou consultório médico.

Por isso, não ignore as necessidades do seu corpo e da sua mente. Para continuar cuidando da saúde de seus pacientes, é preciso também cuidar da sua.

Mas é necessário ter em mente que sair de férias não resolve nada se você não conseguir relaxar. Tirar alguns dias sem atendimentos, mas com a cabeça presa no consultório médico, não vai ser suficiente para ter o descanso necessário.

Por isso, é preciso de organização e planejamento para realmente poder se afastar da clínica por alguns dias, com a mente tranquila para aproveitar as férias.

Continue lendo e entenda como preparar a gestão de clínicas para as férias.

Escolha o melhor período para sair de férias

O primeiro ponto para você conseguir tirar férias sem prejudicar sua gestão de clínicas é o planejamento. Você precisa conhecer a sazonalidade no seu consultório médico para marcar sua folga em um período de menor movimento, por exemplo. 

É por isso que um dos melhores períodos para um médico sair de férias é o fim do ano. Afinal, dezembro e janeiro costumam ser meses de menos movimento nas clínicas, já que muitos dos pacientes também estão tirando suas férias.

Assim, o impacto da sua ausência não vai ser tão grande na parte financeira da gestão de sua clínica. Nesse sentido, o risco de perder pacientes também é menor.

Além disso, esse período de fim do ano também é perfeito para médicos que possuem filhos em idade escolar, já que assim poderão aproveitar as férias em conjunto com a família.

Então, depois de definir o período de suas férias, é hora de organizar a clínica. E isso envolve vários elementos que você precisa levar em conta, para poder descansar tranquilamente.

Organize sua gestão financeira

Antes de sair de férias, você deve considerar o fato de que não acontecerão atendimentos durante o recesso. Isso significa que a rentabilidade do seu consultório médico também vai ficar suspensa. 

Por isso, é essencial ter um planejamento que leve em conta os custos mensais da clínica. Assim você poderá fazer uma reserva financeira que garanta o pagamento das contas da clínica mesmo sem novas entradas de dinheiro. 

Organize também como serão feitos esses pagamentos, para não ter de se preocupar com eles durante seu período de descanso. É possível até programar os pagamentos com seu banco de preferência.

É importante mencionar também que o valor guardado para as férias deve ser separado da reserva de emergência, que também é essencial para sua clínica, ainda mais se levarmos em conta o planejamento financeiro para tempos difíceis.

Além disso, caso suas férias sejam no fim do ano, também é muito interessante realizar o balanço financeiro anual antes do recesso. Assim você já saberá como foi a rentabilidade da sua clínica ou consultório médico e poderá começar o planejamento do próximo ano. 

Se tudo isso já estiver pronto antes das férias, você pode ter certeza de que o seu descanso será muito mais tranquilo.

Mas lembre-se: para conseguir essa organização, você precisa de uma gestão financeira eficiente – do tipo que você só consegue com um bom sistema de gestão para clínicas.

Adiante o planejamento para sua gestão de clínicas

Antes de sair de férias, é muito interessante avaliar se sua clínica seguiu o planejamento que tinha para o ano e já realizar a organização para o ano seguinte!

Afinal, o planejamento para médicos é parte essencial da gestão de uma clínica médica. É a partir dele que você consegue definir objetivos para o ano e garantir que sua clínica esteja pronta para enfrentar possíveis desafios.

Por isso, não deixe de realizar esse planejamento, incluindo seu balanço financeiro, antes de sair de férias.

Converse com sua equipe

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Aproveite esse momento de organização da gestão médica para conversar com a equipe do seu consultório. Discuta as conquistas e as dificuldades do ano que passou, passe feedbacks e peça sugestões.

Uma gestão feita em conjunto com sua equipe certamente vai levar melhores resultados para o ano que vem! 

Mas lembre de ter conversas com eles tanto antes quanto depois das férias, para deixar todas as expectativas bem alinhadas.

A conversa antes das férias permite que todos possam sair para o descanso com a tranquilidade de terem resolvido as principais pendências.

Já na volta também é essencial conversar para buscar ideias nas cabeças descansadas de toda a equipe.

Organize o ambiente da clínica

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Está pensando em reformas, redecorações ou mesmo na compra de novos equipamentos? Então é interessante preparar isso antes das férias, para que tudo esteja pronto quando você voltar.

Lembre que o seu ambiente é uma das principais coisas que vão marcar o paciente e trabalhar pela sua fidelização.

Avise seus pacientes do período de férias

Algumas semanas antes de sair de férias, você já pode começar a avisar seus pacientes sobre o recesso. Deixe claro que você ficará fora por alguns dias, avise quando você vai sair e também quando estará de volta.

Assim os pacientes podem se preparar para marcar suas consultas antes ou depois do período de férias.

Essa comunicação pode ser feita através das redes sociais da sua clínica, em uma postagem que deixe claro que o médico logo estará de volta para oferecer o melhor atendimento!

Já para seus pacientes mais fiéis, que consultam com frequência ou que estão no meio de um tratamento, vale a pena também entrar em contato mais diretamente. Você ou sua secretária deve ligar para eles, ou enviar mensagens, para avisar sobre o período de recesso, de forma mais humanizada, que os faça sentir importantes para sua clínica.

Para esses pacientes, também é interessante recomendar colegas médicos que possam ajudá-los em caso de emergência nesse período. Assim eles percebem que você se importa com o bem-estar deles (só faça essa recomendação se o colega for realmente confiável, tanto para cuidar bem de seu paciente quanto para não tentar “roubá-lo”).

Possibilite o agendamento online de consultas

Para que seus pacientes possam continuar marcando atendimentos para quando você estiver de volta, é muito interessante dar para eles a possibilidade de agendarem suas próprias consultas

Essa prática tem muitas vantagens para o paciente, que vai ter acesso rápido às próximas datas em que o médico estará disponível e poderá marcar o atendimento no horário que achar mais interessante a partir dessa agenda.

Além disso, você também dispensa boa parte da obrigação de ter alguém atendendo o telefone ou o WhatsApp na sua clínica. Ainda é interessante manter alguém de plantão, mas com a agenda online isso se torna menos necessário.

Tenha um sistema que te ajude na gestão da clínica

Para garantir que você saia com tranquilidade durante as suas férias, é indispensável ter uma excelente gestão da sua clínica ou consultório médico. Afinal, você precisa deixar tudo organizado para poder relaxar de verdade e retomar o trabalho com facilidade, quando as férias terminarem.

Por isso, é importante contar com um sistema que ofereça total controle financeiro, controle de gastos, cadastro dos pacientes, relatórios, agendamento online e muito mais!

Confira nosso eBook e descubra como escolher o software certo para te ajudar a organizar a clínica e sair de férias com muito mais tranquilidade.

Cecília Galvão

Líder de atendimento
Atua no atendimento da MedPlus há quase 2 anos e possui experiência nas áreas de atendimento ao cliente, suporte técnico, implantação e sucesso do cliente.