A saúde financeira é essencial para o sucesso de qualquer negócio, e seu consultório de psiquiatria não é diferente. Ele precisa de uma gestão eficiente, organizada e inteligente, para manter suas finanças sempre no positivo.
Uma boa gestão financeira também é o caminho para ter mais lucros no seu consultório de psiquiatria, organizar uma reserva de emergência e até investir em ampliações e equipamentos para melhorar seu atendimento.
Ela também vai te ajudar a reduzir os gastos do consultório, de uma forma super prática. Veja mais: Menos 30% de custos: melhore sua gestão financeira na clínica médica.
No entanto, para conseguir isso tudo, é preciso seguir algumas dicas importantes de gestão financeira para psiquiatras. Continue sua leitura e entenda:
O primeiro passo: separar as contas pessoais do financeiro do consultório
Os segredos da gestão financeira: planejamento, fluxo de caixa e acompanhamento dos resultados
A gestão digital: saia do manual e tenha muito mais eficiência financeira
Gerencie com eficiência os pagamentos recorrentes no seu consultório de psiquiatria
Emita notas fiscais com um sistema integrado
Aproveite as possibilidades da telemedicina para melhorar sua receita
O primeiro passo: separar as contas pessoais do financeiro do consultório
Neste artigo, vamos trazer dicas de gestão financeira, com orientações para você reduzir custos, ter mais eficiência na organização e até aumentar sua receita. No entanto, tudo isso vai ser prejudicado se você não seguir este primeiro passo essencial: não misture seu financeiro pessoal com as contas do consultório!
Pegar dinheiro do caixa do consultório para algum gasto no meio do dia parece que não é um problema, não é? Afinal, é muito mais rápido simplesmente tirar o dinheiro da gaveta, ou da conta do consultório, do que realmente separar suas finanças.
No entanto, esse “atalho” é um sério perigo para as finanças do seu consultório. Isso porque ele impossibilita o controle dos seus custos diários, bagunça todo o fluxo de caixa e acaba com o sonho de ter uma gestão financeira eficiente.
Então, antes de seguir os próximos passos que estamos trazendo, é preciso separar as contas. Programe no seu planejamento financeiro um valor mensal para o seu pró-labore (o seu “salário”), crie uma conta separada para deixar esse valor e utilize exclusivamente ele para todas as suas despesas pessoais.
O dinheiro do consultório, por sua vez, deve ficar reservado para os custos de manutenção (água, luz, etc.) e para investimentos no próprio consultório.
Os segredos da gestão financeira: planejamento, fluxo de caixa e acompanhamento dos resultados
Já separou as suas contas? Então é hora do próximo passo: preparar a gestão financeira do seu consultório de psiquiatria!
A primeira etapa para isso é controlar de perto o seu fluxo de caixa. Então tenha um sistema para registrar todos os valores que entrarem e saírem do seu consultório. Cada movimentação financeira precisa estar registrada, sem falta.
Com esse controle, você vai identificar quaisquer gargalos financeiros na sua gestão, vai poder avaliar oportunidades, reduzir gastos e até saber quanto dinheiro está sobrando para fazer investimentos.
E com esse conhecimento, podemos passar para a próxima etapa: o planejamento financeiro do seu consultório. Então pegue as informações que você conseguiu avaliar no fluxo de caixa e comece as previsões.
- Separe todos os seus gastos fixos e também os custos variáveis e tenha uma estimativa de quanto seu consultório vai precisar pagar nos próximos meses;
- Avalie o movimento no consultório, o seu número de pacientes recorrentes e a tendência de captar novas pessoas. Com isso, estime quais serão os recebimentos no próximo período.
A partir disso também é importante avaliar se é preciso reduzir custos e quais gastos podem ser cortados. Você deve analisar se está sobrando dinheiro para fazer uma reserva emergencial ou para novos investimentos.
Aí, finalmente, começam os planejamentos. Elabore estratégias para gastar menos, estabeleça quais serão os investimentos para o período e tenha cronogramas financeiros para os próximos meses.
Mas lembre-se, tudo isso precisa ser flexível, para o caso de suas estimativas não se cumprirem.
E para ter essa flexibilidade de adaptar o seu planejamento, é essencial ter um acompanhamento constante das suas finanças. E é aí que entra a próxima etapa da gestão financeira: o uso de relatórios e métricas que meçam os seus resultados.
Organize todas as suas informações financeiras e avalie se você está tendo lucros, se é preciso mudar o planejamento, se há estratégias diferentes a seguir ou se é hora de investir.
Com tudo isso, seu consultório psiquiátrico terá muito mais equilíbrio em suas finanças.
A gestão digital: saia do manual e tenha muito mais eficiência financeira
Parece complexo demais esse processo de gestão financeira? De fato, ele é complexo, difícil, trabalhoso e complicado… se você estiver fazendo o controle de forma manual!
Muitos psiquiatras optam por fazer sua gestão financeira com um livro-caixa, por exemplo. Nesse livro, eles anotam as entradas e saídas de dinheiro no seu consultório, de forma que ele serve como um registro de toda a sua movimentação financeira.
No entanto, ele tem sérias limitações:
- Requer um empenho maior para anotar manualmente cada movimentação financeira;
- Ocupa espaço de armazenamento dentro do consultório (principalmente se você manter registros financeiros por anos);
- Ele é vulnerável à umidade, traças e outros problemas que podem estragar os seus registros;
- Torna mais difícil a busca por informações financeiras;
- Dificulta a produção de relatórios, que também acabam tendo de ser feitos manualmente, a custo de um longo tempo de trabalho;
- Ele é absolutamente vulnerável ao erro humano, e até um problema de caligrafia pode pôr em risco o seu controle financeiro;
- Ele não tem nenhuma integração com outros setores da clínica, o que desfavorece a eficiência da sua gestão.
E essas são apenas algumas das limitações de um livro-caixa, o que mostra que já passou da hora de ter uma gestão financeira digital no seu consultório psiquiátrico.
Mas é importante destacar: levar a gestão para planilhas no seu computador também não é suficiente! Apesar de não exigirem armazenamento e não terem problemas de caligrafia, elas ainda não possuem integração, exigem preenchimento manual e dificultam o controle eficiente das suas finanças.
Por isso, o caminho para uma gestão financeira realmente completa é a tecnologia. Seu consultório precisa de um software para psiquiatras, que integre todas as funções da gestão e ofereça funcionalidades importantes para a sua organização.
Com um bom software para consultórios psiquiátricos, todos os seus registros ficam disponíveis na nuvem (online) e podem ser facilmente acessados e organizados pela sua equipe.
Além disso, as movimentações financeiras são registradas automaticamente, de forma integrada com os setores do consultório. E, para completar, o sistema gera relatórios e métricas que vão te mostrar seus resultados com o máximo de facilidade.
Ou seja, contar com um sistema é o segredo para otimizar as finanças e ter uma gestão com muito mais eficiência e sem tanta dor de cabeça.
Veja como o sistema de gestão médica MedPlus pode transformar suas finanças: Gestão financeira eficiente com o MedPlus.
Terceirizar a gestão é uma boa opção?
Muitos gestores de clínicas psiquiátricas optam por não fazer sua própria gestão financeira, contratando uma empresa especializada para essa função. Isso pode ser positivo, reduzindo o trabalho que eles precisam executar, mas, ao mesmo tempo, tira a autonomia da sua própria gestão.
É muito comum que um gestor que terceiriza a gestão financeira perca o controle das próprias finanças, não saiba quando fazer investimentos ou como organizar seus valores para enfrentar períodos de crise. Por isso, avalie muito bem suas opções antes de terceirizar.
Gerencie com eficiência os pagamentos recorrentes no seu consultório de psiquiatria
Uma vantagem dos consultórios de psiquiatria é que eles possuem clientes fiéis, que se consultam com frequência e estão constantemente gerando receita para você.
E isso também pode facilitar sua gestão financeira. Esse recebimento frequente ajuda a preparar seu planejamento e a organizar melhor seu fluxo de caixa.
Mas para aproveitar essas possibilidades podemos deixar a sugestão de ter um sistema de cobrança recorrente, para debitar automaticamente o valor da conta do seu paciente.
Assim você tem um controle mais eficiente e ainda facilita a vida do seu paciente, que não precisa fazer nada para acertar o pagamento.
Emita notas fiscais com um sistema integrado
Muitos psiquiatras não sabem que é possível emitir suas NFS-e por meio de um software de gestão para consultórios. Por isso, acabam buscando outros programas e soluções mais complexos e caros para lidar com essa questão tão importante.
Por isso, facilite sua vida: busque um sistema que faça a emissão de NFS-e de forma totalmente integrada com as outras funções do seu consultório. Isso torna o processo muito mais intuitivo e rápido. Sem falar que ele se torna mais barato, já que o sistema oferece muitas outras ferramentas importantes para sua organização.
Assim, você não precisará ter tantas dificuldades nessa etapa da sua gestão financeira.
Aproveite as possibilidades da telemedicina para melhorar sua receita
Vários consultórios psiquiátricos estão ampliando sua forma de atendimento para receber pacientes também de forma digital! Tudo isso graças às possibilidades da telemedicina.
Com essa nova maneira de atender pacientes, você é capaz de continuar o tratamento de pessoas que mudaram de cidades ou que não podem se deslocar até seu consultório. É possível também oferecer atendimentos mais rápidos para pacientes que estão em uma rotina muito corrida.
Nos dias de hoje, muita gente opta pela facilidade de um atendimento digital, para não lidar com o trânsito e até para poder conversar no conforto da própria casa.
Por isso, contar com essa opção no seu consultório psiquiátrico é uma excelente forma de melhorar a sua receita, ampliando o número de atendimentos com facilidade.
Mas, para isso, é interessante contar com um sistema que ofereça a telemedicina de maneira integrada à gestão do consultório, e que possibilite que você emita a prescrição de medicamentos de forma digital:
MedPlus: Sistema de gestão médica com telemedicina
Você já conta com a telemedicina no seu consultório? Tem dúvidas sobre como usar essa ferramenta? Nós preparamos um guia completo para te ajudar com isso. Confira:
