A importância da agenda online e do prontuário eletrônico para dermatologistas

Entenda como a agenda online e o prontuário eletrônico podem transformar o atendimento e a gestão de uma clínica dermatológica, com mais produtividade.

Por Aline Patricia em 11 de março de 2021.

A agenda online é indispensável para médicos dermatologistas, afinal: medicina e tecnologia são inseparáveis

Isso pode ser visto claramente dentro das clínicas de dermatologia, onde nos deparamos com novos métodos e aparelhos que deixam o atendimento mais rápido e confortável para o paciente, enquanto também promovem a precisão e a eficiência para o profissional.

Porém, não é apenas dentro das salas de atendimento que a tecnologia se faz presente. Toda a clínica de dermatologia deve se adaptar a essa modernidade. 

Hoje você já pode ter acesso a métodos para otimizar o trabalho das secretárias e recepcionistas de sua clínica. Isso reduz a carga de trabalho, que muitas vezes pode ser muito pesada para a sua equipe, comprometendo o atendimento ao paciente

Vamos analisar um exemplo. Uma parte importante no trabalho da recepção e do atendimento na sua clínica dermatológica é monitorar e atualizar a agenda do dermatologista e os horários marcados pelos clientes. Como isso acontece no seu consultório? As anotações são feitas em agendas de papel

Sem mencionar a questão dos prontuários do paciente, que reúnem vários papéis e imagens que podem ser facilmente perdidos ou rasurados. Sem um prontuário legível, atualizado e em bom estado, a consulta não acontece da maneira que deveria ocorrer. Seria muito mais fácil se tudo isso fosse digitalizado, não é mesmo?

Além disso, esse método tradicional abre espaço para muitos equívocos que poderiam ser evitados dentro da sua clínica. Fazer todo esse monitoramento e atualização é exaustivo para a secretária e compromete o desempenho na execução de algumas tarefas, como o remanejamento de horários, confirmação de horas marcadas, registro de faltas de paciente, entre outras.

Como resolver esse problema e melhorar o atendimento na sua clínica? Há uma ferramenta muito funcional e prática que você precisa conhecer: a agenda eletrônica (ou agenda online).

Vamos analisar as razões pelas quais você deveria conhecer a ferramenta e usá-la em sua clínica de dermatologia, para melhorar não só o seu desempenho como profissional, mas também para elevar a qualidade de todos os níveis de atendimento no seu consultório.

Neste artigo, vamos abordar alguns assuntos que podem promover a organização e o bom funcionamento da sua clínica

Como funciona a agenda online para dermatologistas?
Por que o prontuário digital é mais seguro?
Como essas ferramentas ajudam na organização do consultório de dermatologia?
Quais são os benefícios dessas ferramentas?

Como funciona a agenda online para dermatologistas?

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O método de agendamento via telefone, mensagem ou anotação em papel já não encontra mais espaço em nossa sociedade tecnológica. Esse método tradicional compromete que o seu consultório funcione da forma que deveria, pois erros e confusões podem acontecer com muita frequência.

Sem falar que é muito difícil organizar todas as tarefas e consultas do seu dia a dia. Mesmo em um dia normal, sua equipe precisa lidar com pacientes ligando em cima da hora para cancelar a consulta, outros querendo adiar seu horário e ainda aqueles desesperados querendo um encaixe para “o quanto antes”. 

Às vezes fica difícil para uma secretária dar conta disso tudo em uma agenda de papel.

A agenda online existe justamente para otimizar esse setor do seu consultório. Trata-se de uma ferramenta para a organização do seu estabelecimento dermatológico, preparada para evitar que problemas assim aconteçam no dia a dia. 

Afinal, com ela, todas as modificações de horas marcadas são feitas diretamente no sistema, de forma ágil e eficiente.

Fazer o controle de faltas, encaixes de pacientes, mudanças de horários e diversas outras atividades diárias são outras funcionalidades que fazem muita diferença na agenda online. 

Além disso, a agenda no sistema de gestão para consultórios permite que você economize dinheiro na papelaria. Já parou para pensar o quanto esses itens desaparecem rapidamente e precisam ser repostos? 

A quantia mensal de capital que o seu consultório gasta nesse setor (e com telefonia também) pode causar espanto e o retorno não é aquele que esperamos. Com a digitalização que a agenda online permite, os gastos são reduzidos e seu trabalho fica muito mais prático e funcional.

Por que o prontuário digital é mais seguro?

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Facilidade e praticidade devem ser as palavras de ordem em sua clínica de dermatologia. Esses dois elementos influenciam diretamente na sua atuação como profissional e na jornada do paciente em seu consultório

Sendo assim, a organização interna da sua clínica ou consultório deve ser a melhor possível, sobretudo em questões relacionadas com o prontuário médico do paciente.

O prontuário é um portfólio de documentos do paciente, que inclui dados pessoais, exames, prescrições médicas e outras informações. É essencial que esse importante elemento da consulta esteja correto e atualizado para que o diagnóstico e a consulta sejam o mais precisos possível. 

Sabemos que alguns erros de preenchimento e rasuras são comuns em documentos de papel. É muito mais difícil manter o controle de todos os procedimentos, fotos, arquivos, datas, em um prontuário de papel. A probabilidade de erro é muito grande.

Portanto, para ressaltar a importância de um prontuário eletrônico, vamos analisar alguns aspectos que essa ferramenta proporciona:

Para melhorar ainda esse processo, o prontuário eletrônico deve ser usado de forma integrada à agenda online, e a combinação das duas ferramentas vai evitar erros, mal-entendidos, atrasos e ineficiências. Tudo isso fortalecendo o relacionamento com o seu paciente

Uma integração ideal ainda deve incluir a prescrição digital, o controle financeiro e todas as demais necessidades da sua clínica ou consultório de dermatologia

Tudo isso está disponível em bons sistemas de gestão médica, que oferecem um controle total e organizado de cada um de seus processos. Confira as possibilidades desse tipo de software: o sistema de gestão médica MedPlus .

Como essas ferramentas ajudam na organização do consultório de dermatologia?

Você já deve ter notado em sua clínica o montante de informações e papéis que geralmente são visíveis na recepção do consultório. 

E não é para menos. Muitas coisas acontecem no seu dia a dia e sua secretária precisa organizar muitas informações, anotar recados de pacientes e do médico, registrar mudanças de horários e números de telefones… enfim, a lista é enorme. 

Porém, esse excesso de papéis prejudica muito a organização e compromete o trabalho que precisa ser realizado na gestão da sua clínica. Isso sem falar que a desorganização na recepção do dermatologista não deixa uma boa impressão para seus pacientes.

É aí que entra a tecnologia. A agenda online ajuda na organização, pois todas as informações são editáveis diretamente na plataforma e qualquer mudança de horário já é automaticamente atualizada.

Além disso, com o prontuário eletrônico, você consegue digitalizar documentos dos pacientes, imagens, exames, diagnósticos e prescrições, de modo a evitar que itens tão importantes para a consulta sejam perdidos, comprometidos ou rasurados. 

E o melhor: essas informações se tornam muito mais acessíveis. O dermatologista ou sua secretária podem conferir cada documento com agilidade na hora de agendar uma consulta, antes do atendimento ou mesmo para avaliar a necessidade de uma reconsulta.

Afinal, tudo fica armazenado na nuvem e os prontuários ficam disponíveis para visualização a qualquer momento.

Quais são os benefícios dessas ferramentas?

Oferecer uma jornada do paciente positiva em sua clínica de dermatologia deve ser a sua prioridade. Já entendemos como o agendamento online e o prontuário digital favorecem que tal experiência ocorra da melhor maneira possível.

Mas é preciso lembrar que a experiência não acontece somente durante a consulta. O atendimento e agendamento são os primeiros contatos que o paciente tem com o seu consultório. Então, marcar uma hora na sua clínica não pode ser uma atividade demorada e difícil. 

Já imaginou a situação de um paciente ligar diversas vezes em seu consultório e não ser atendido por alguma razão? Ou mesmo ser atendido e ter de esperar na linha enquanto a secretária organiza sua papelada? Ou pior, esperar em pé, dentro da sua recepção, para falar com a secretária e conseguir agendar uma consulta?

Além disso, é importante lembrar que as secretárias e recepcionistas de uma clínica dermatológica também devem se dedicar a oferecer um atendimento humanizado e personalizado, o que promove a fidelização de pacientes. 

Um atendimento demorado e a desorganização de uma agenda de papel não só comprometem o bem-estar do paciente e a jornada dele no seu consultório, mas também tiram o tempo que a secretária poderia dedicar a fazer um atendimento mais atencioso.

Também vale lembrar que com uma agenda online, você consegue monitorar e evitar as faltas de pacientes, pois mensagens ou e-mails são enviados com antecedência para que a consulta não seja esquecida. 

Caso o paciente tenha algum imprevisto, você terá mais agilidade para liberar o horário marcado para outra pessoa e garantir sua lucratividade. 

A MedPlus oferece soluções tecnológicas que facilitam a gestão e organização da sua clínica de dermatologia. Queremos que o foco do profissional da saúde e de toda a equipe da sua clínica seja o bem-estar do paciente. Para tudo isso, o sistema fornece:

  • Atualização automática dos horários marcados;
  • Dados do prontuário protegidos por assinatura eletrônica;
  • Otimização do tempo da equipe do consultório, inclusive do dermatologista;
  • Funcionamento melhorado do atendimento da clínica;
  • Ajuda na gestão do seu consultório;
  • Consultas rápidas ao calendário e prontuários;
  • Remanejamento facilitado de pacientes;
  • Facilitar a comunicação entre o consultório e os pacientes;
  • E muito mais!

Deixe a gestão do seu consultório com a MedPlus, assim o esforço do dermatologista será direcionado integralmente à aplicação da Medicina e a satisfação do paciente.

Quer entender mais sobre a gestão para dermatologistas com um prontuário eletrônico? Então confira nosso eBook:

Aline Patricia

Gerente de Produto
Formada em Administração, há 11 anos atua na MedPlus no atendimento ao cliente e atualmente é Gerente de Produto.

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