Aprenda como montar seu manual de rotinas médicas

O manual de rotinas médicas é um documento no qual a gestão de uma clínica ou consultório registra todos os procedimentos, protocolos e atividades que devem ser realizados no dia a dia.

Também conhecido como manual de procedimentos médicos, esse documento busca dar mais organização às atividades de médicos, auxiliares, gestores, secretários e todos os demais colaboradores do estabelecimento.

Afinal, a eficiência dos procedimentos, a organização do trabalho e a segurança do paciente devem ser prioridades de qualquer clínica ou consultório de sucesso — e é isso que o manual de rotinas médicas oferece.

Continue sua leitura e entenda mais sobre esse documento.

• Qual é a importância do manual de rotinas médicas?
• O que deve constar no seu manual de procedimentos médicos?
• Quais boas práticas devem ser seguidas para montar um bom manual de rotinas médicas?
• Como colocar em prática a organização de clínicas médicas de forma eficiente?

Qual é a importância do manual de rotinas médicas?

Ter um documento que organize todas as atividades e protocolos de sua clínica pode aumentar a eficiência de sua equipe, oferecer mais segurança aos pacientes e ainda melhorar o atendimento médico.

Veja como cada setor desses acaba beneficiado por essa organização:

Eficiência da prática médica

A primeira grande vantagem é, também, a mais óbvia entre elas. Afinal, quando você coloca todos os protocolos, atividades e procedimentos em um só documento, de forma inteligente e organizada, toda a equipe passa a saber o que deve fazer e quando cada coisa deve ser feita.

Ou seja, a equipe médica tem um mapa ou um passo a passo para guiar sua rotina diária, o que evita a perda de tempo, reduz os erros e aumenta, drasticamente, a eficiência e a produtividade de uma clínica.

Além disso, ele possibilita maior integração entre os diferentes setores do estabelecimento, desde a secretaria até o atendimento médico, o que aumenta ainda mais a eficiência e a qualidade do trabalho de todos.

Como vimos, o manual de rotinas médicas é uma das ferramentas que potencializam a produtividade de sua clínica. Para conhecer outra, clique na imagem logo abaixo e acesse nosso eBook:

Segurança dos pacientes

O manual de rotinas médicas tem o dever de indicar todos os protocolos que devem ser seguidos pela clínica — com destaque para os que envolvem a segurança do paciente e a higienização do ambiente.

Por isso, ao seguir essas instruções, sua equipe oferecerá um atendimento muito mais confiável e seguro, evitando riscos que poderiam atingir seu paciente e até os próprios profissionais.

Essa prática fica ainda melhor se o documento integrar um manual de segurança do paciente e práticas de biossegurança para a clínica.

Leia mais: Normas de biossegurança em saúde para clínicas.

Melhor atendimento médico

Um bom atendimento é fundamental para garantir a satisfação do paciente, a realização de um diagnóstico preciso e a aplicação do tratamento adequado.

Mas para fazer um atendimento de qualidade, o médico e seus auxiliares precisam seguir alguns passos específicos, desde a esterilização dos equipamentos até a liberação do paciente. E o manual de rotinas médicas oferece o passo a passo para esse processo.

O resultado é ainda melhor quando você inclui práticas que possibilitem um atendimento humanizado aos seus pacientes.

Fidelização de pacientes

Essas três vantagens — eficiência no trabalho, segurança dos pacientes e bom atendimento — permitem à clínica aumentar muito a fidelização. Afinal, são detalhes que todo mundo quer ao visitar um estabelecimento médico.

O que deve constar no seu manual de procedimentos médicos?

Para ser realmente útil em sua prática médica, o manual de procedimentos deve contar com alguns elementos fundamentais. Confira os principais entre eles:

Identificação da clínica

O primeiro ponto é inserir informações de identificação da clínica, para deixar clara a relação do documento com seu estabelecimento. Nesse sentido, inclua dados como nome fantasia, razão social, endereço, meios de contato, nome do responsável e CNPJ.

Lista de procedimentos realizados

Agora vamos para a parte mais funcional do manual de rotinas médicas, identificando todos os procedimentos que a clínica realiza e indicando quem são os profissionais responsáveis por cada um deles.

Se sua clínica atende diferentes especialidades, em uma estratégia multidisciplinar de saúde, destaque os procedimentos atendidos em cada área e os processos que integram diferentes profissionais.

Nomes e cargos da equipe médica

Neste ponto, indique quem são os profissionais que compõem sua clínica e quais são seus cargos. Não deixe ninguém de fora e identifique também seu regime de trabalho (CLT, terceirizado, PJ, etc).

Isso vale também para profissionais que não fazem parte de sua equipe médica, mas atuam esporadicamente na clínica, como diaristas ou, em alguns casos, anestesiologistas. Mas lembre-se de destacar a forma de trabalho de cada indivíduo.

Técnicas de recepção do paciente

Ter boas práticas para uma recepção agradável na clínica é parte fundamental de um bom atendimento ao paciente. Isso envolve desde a decoração do espaço até a forma com que o recepcionista realiza o cadastro.

Por isso, identifique todo esse processo, com informações sobre estilo de decoração permitido, organização do ambiente, experiência do paciente e ferramentas que permitam mais eficiência no trabalho, como um sistema de gestão médica com agenda, prontuário e cadastro de pacientes.

Orientações para a atuação na secretaria

Este é um passo complementar ao anterior, mas focado especificamente no profissional responsável pela secretaria médica. 

Indique todo o processo de trabalho, incluindo a recepção, que já mencionamos, assim como o agendamento de consultas, os pagamentos, a organização burocrática, entre outras funções desse profissional tão importante.

Com essa seção do manual, ele terá muito mais clareza de seu trabalho e poderá atuar de forma mais produtiva. 

Aproveite e confira outras práticas para aumentar a sua eficiência:

Formas de comunicação com o paciente

Atualmente, clínicas e consultórios médicos trabalham com diferentes formas de comunicação, integrando o tradicional telefonema com as opções mais modernas, como redes sociais e WhatsApp.

Então, identifique esses pontos em seu manual de rotinas médicas, adicionando também o tom com que os profissionais devem falar com os pacientes e algumas normas básicas que sua clínica pode definir, como não passar valores de tratamentos, por exemplo.

Leia também: 6 erros de comunicação com pacientes que você está cometendo e não sabe!

Organização burocrática

Já mencionamos a questão burocrática quando falamos do trabalho do profissional da secretaria. No entanto, esse trabalho é muito importante e merece uma seção específica, explicando todos os processos que devem ser realizados, como declaração de Imposto de Renda, DMED, guias para faturamento TISS entre outros.

Práticas de pré-atendimento

Defina todas as etapas do seu pré-atendimento, incluindo agendamento da consulta, recepção na clínica, cadastro dos pacientes e triagem. 

Parte dessas questões já estarão registradas na seção sobre a recepção, mas é importante destacar também o processo de pré-atendimento para evitar qualquer confusão no trabalho de todos os responsáveis por essas etapas.

Leia mais: A importância do pré-atendimento de pacientes em clínicas médicas.

Rotina de higienização do espaço e esterilização de equipamentos

Uma clínica médica costuma ter muitos elementos de risco, desde químicos usados pelo médico até a contaminação cruzada entre pacientes. Então é fundamental seguir normas rígidas de biossegurança que garantam a segurança de todos.

Isso envolve a limpeza do ambiente — que também é importante para dar uma visão positiva de seu estabelecimento — e a esterilização de equipamentos.

Identifique todos esses passos em seu manual de rotinas médicas para reforçar a segurança do paciente e de seus profissionais.

Indicação de uso de EPIs

Máscaras, jalecos e luvas são apenas três dos importantes equipamentos de proteção individual (EPIs) que devem ser usados por toda a equipe médica. Então, para garantir a segurança do paciente e da equipe médica, registre todos eles em seu manual.

Rotina de manutenção de equipamentos

Equipamentos com problemas podem gerar desde atrasos e desconfortos até riscos sérios para a segurança dos pacientes, com diagnósticos imprecisos, tratamentos inadequados e problemas durante procedimentos.

Por isso, estabeleça uma rotina de manutenção e destaque-a em seu manual para manter os equipamentos sempre em dia.

Identificação de possíveis riscos

Todo trabalho médico possui diferentes níveis de risco, desde a prescrição de medicamentos inadequados até falhas cirúrgicas. É claro que a formação dos profissionais e o uso de bons equipamentos ajuda a reduzir a quase zero esses perigos, no entanto, não deixe de registrá-los em seu manual.

A consciência dos riscos faz com que sua equipe se prepare melhor para evitá-los.

Passo a passo do atendimento médico

Esta seção do manual serve especificamente para sua equipe médica e precisa ser bastante extensa. Isso porque ela descreve cada passo de todos os atendimentos realizados na clínica.

Uma consulta tradicional, por exemplo, pode envolver recepção, triagem, anamnese, exames, diagnóstico e prescrição. Uma cirurgia, por outro lado, tem mais passos, como a preparação do paciente, a anestesia e a recuperação.

Por isso, defina todos os passos de acordo com a necessidade da clínica. Isso dá mais eficiência ao trabalho de todos e reduz riscos.

Destinação de resíduos

Estabeleça as formas de descarte adequadas para todos os itens e resíduos da clínica, evitando problemas ambientais e de saúde para todos.

Orientação para pós-atendimento

O atendimento do paciente não termina dentro da clínica. Também é interessante manter o contato, fazer um acompanhamento dos resultados e sugerir novas consultas, de acordo com as necessidades do paciente.

Isso tudo faz parte do pós-atendimento e deve estar previsto em seu manual de rotinas médicas.

Outras tarefas importantes de sua clínica

As informações acima devem estar inclusas em qualquer manual de procedimentos médicos para a maioria das especialidades. No entanto, além delas, há ainda outras questões que podem ser necessárias de acordo com o trabalho de sua clínica.

Afinal, cada estabelecimento tem demandas específicas. Alguns exemplos de informações que podem aparecer em seu manual são as rotinas de internação e isolamento, a organização dos plantões e a definição de uso do ambulatório.

Quais boas práticas devem ser seguidas para montar um bom manual de rotinas médicas?

Para seu manual de rotinas médicas ser realmente efetivo, vale a pena seguir algumas boas práticas, como:

Participação da equipe na formulação do manual

É claro que o gestor é o profissional que mais entende de sua própria clínica. Mas mesmo ele pode não ter uma visão completa e detalhada de cada setor. Por isso, convide sua equipe para participar na formulação do manual.

Assim, as informações serão mais precisas e efetivas. Além disso, os profissionais se sentirão mais motivados a seguir as instruções.

Adequação à realidade da clínica

Neste artigo, trazemos várias orientações de como um manual de rotinas médicas deve ser. No entanto, cada clínica tem suas próprias especificidades. Por isso, siga as dicas de forma estratégica, mudando o que for necessário para seu estabelecimento.

Simplicidade das informações

Toda a equipe da clínica deve ser capaz de acessar o manual e seguir seus passos. Por isso, nada de usar muitos jargões específicos ou um texto difícil de ler. Opte pela simplicidade das informações.

Isso é extremamente importante se levarmos em conta as novas contratações. Cada funcionário que entrar na clínica deve ser capaz de ler e entender as rotinas e protocolos previstos pelo manual.

Disponibilidade e acessibilidade para toda a equipe

Para ser realmente útil, o manual de procedimentos médicos deve estar sempre ao alcance de seus profissionais, para ser consultado a qualquer momento. Por isso, tenha versões digitais disponíveis online, além de versões físicas distribuídas pela clínica.

Atualização frequente

As necessidades, rotinas e procedimentos de uma clínica mudam constantemente. Por isso, o manual também deve mudar. Busque atualizar o documento sempre que houver alguma informação nova.

Como colocar em prática a organização de clínicas médicas de forma eficiente?

Como vimos, o manual de rotinas médicas é fundamental para a eficiência de sua equipe médica e de todos os profissionais da clínica. No entanto, simplesmente contar com o manual não é o suficiente.

Além disso, também é preciso incentivar os profissionais a segui-lo e motivá-los a fazer o trabalho com atenção e dedicação.

Também é importantíssimo disponibilizar para sua equipe ferramentas que permitam um trabalho eficiente, rápido, organizado e inteligente. 

Atualmente, a tecnologia disponibiliza várias possibilidades nessa área. Por isso, preparamos um eBook inteiro que trata do assunto. Aproveite e continue sua leitura: