Por Patricia Oliveira em 17/08/2021

Segurança de dados: 3 dicas para evitar que pessoas não autorizadas acessem as informações da sua clínica

Confira três dicas fundamentais para evitar que pessoas não autorizadas acessem as informações de sua clínica médica.
Segurança de dados: evite acessos não autorizados | MedPlus

A preocupação com dados e informações pessoais e sensíveis vem crescendo constantemente nesta era digital. Isso levou à criação da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que responsabiliza as empresas e pessoas pelo uso e armazenamento de informações de seus clientes.

A LGPD também vale para clínicas médicas, mas, nesses casos, a situação pode ser ainda mais delicada do que na maioria das outras empresas. Afinal, estabelecimentos de saúde armazenam e utilizam dados pessoais e sensíveis de seus pacientes.

Como exemplo, há os prontuários de cada pessoa que frequenta a clínica. Esses documentos reúnem várias informações dos pacientes, desde as mais comuns, como nome e ocupação profissional, até dados sensíveis, a exemplo do tipo sanguíneo e resultados de exames clínicos.

Proteger as informações de clínicas médicas deve ser uma prioridade em sua gestão, não apenas por conta da LGPD, mas também para deixar seu paciente mais seguro e proteger sua integridade.

Tendo isso em mente, preparamos este artigo com três dicas fundamentais para evitar que pessoas não autorizadas acessem as informações de seus pacientes e de sua clínica. Confira:

Prepare e oriente sua equipe sobre LGPD e segurança de dados
Utilize armazenamento em nuvem e assinatura digital
Atente-se à organização e ao contrato de confidencialidade
A LGPD e a segurança da clínica médica

Prepare e oriente sua equipe sobre LGPD e segurança de dados

Segurança de dados: evite acessos não autorizados | MedPlus

O primeiro passo para manter seus dados seguros é capacitar e orientar a equipe em relação à importância da segurança em clínicas médicas, ao uso de softwares e ao manuseio de documentos e informações de seus pacientes.

Certifique-se de restringir os dados confidenciais apenas para os funcionários que necessitem deles para executarem suas atividades diárias. Para isso, é essencial contar com diferentes níveis de acesso, a fim de evitar que pessoas não autorizadas possam ver e/ou obter essas informações.

Da mesma forma, oriente e treine sua equipe acerca da confidencialidade e da responsabilidade sobre a segurança das informações acessadas por eles.

Dessa maneira, você previne a perda e o compartilhamento de informações por engano, além de diminuir os riscos relacionados ao roubo de dados de algum usuário. Lembre-se de que o vazamento dessas informações representa um risco sério para a clínica.

Nesse sentido, é importante ressaltar que a LGPD não é apenas preocupação do médico e do gestor, mas de toda a equipe, especialmente da secretaria.

Afinal, sem ter conhecimentos sobre a lei e sobre a importância do sigilo de dados, algum colaborador pode acabar compartilhando informações ou deixando-as à vista, colocando em risco a integridade do paciente e, também, da clínica.

Segundo a LGPD, qualquer empresa que faça uso indevido dos dados de seus clientes (seja intencionalmente ou por acidente) pode ser multada ou mesmo ter suas atividades suspensas.

Por isso, é importante preparar informativos, palestras com profissionais capacitados, avisos e outras ferramentas educativas para que toda a equipe saiba da importância da segurança dos dados no contexto da LGPD. 

Também é uma boa estratégia contar com um sistema de gestão médica preparado para as demandas da LGPD e que tenha uma equipe de suporte pronta para tirar dúvidas que seus colaboradores possam enfrentar.

Estar em sintonia com a equipe nunca foi tão importante. Então, essas dicas são extremamente valiosas para evitar problemas futuros.   

Utilize armazenamento em nuvem para garantir a segurança em clínicas médicas

Já não é segredo nenhum que usar papéis e arquivos físicos para armazenar as informações de seus pacientes é um grande risco! Esse tipo de armazenamento é mais vulnerável a acessos de pessoas não autorizadas, a perdas e até a danos causados pelo ambiente.

Além disso, o armazenamento em papel ocupa mais espaço, aumenta os custos para a clínica médica, dificulta a organização e reduz a agilidade da gestão e dos atendimentos.

Por isso, contar com arquivos digitais é essencial! Mas, simplesmente, ter planilhas soltas em seu computador ou mesmo vários sistemas instalados não é o bastante.

Essas estratégias são mais eficientes do que os papéis, mas também são limitadas no quesito eficiência e agilidade. Além de enfrentarem riscos novos: invasão de hackers, vírus ou outros perigos digitais.

De fato, há uma opção muito mais adequada para preparar sua clínica para a LGPD e proteger esses dados: usar sistemas de gestão que armazenem os dados na nuvem (de forma totalmente online), em ambientes criptografados.

Com um sistema de armazenamento como esse, as informações estão protegidas por barreiras tecnológicas. Também é possível restringir os níveis de acesso ao banco de dados por meio de senhas, o que torna as informações de sua clínica ainda mais seguras.

Assinatura digital: validação jurídica para seus dados online
Para garantir a validade de orçamentos, contratos, prontuários e outros documentos, a assinatura do médico é essencial, não é? Então, quando esses documentos estão online, você precisa de uma assinatura digital com validade jurídica.

Proteger os dados dos pacientes é fundamental, pois eles escolheram e confiaram em seu estabelecimento para cuidar da saúde e bem-estar. Então, não podem ser afetados por problemas de sua clínica!

Agora, considerando os impactos da LGPD na área da saúde, é necessário toda e qualquer cautela, especialmente no sistema tecnológico defensivo da clínica médica. Nesse ambiente, nada melhor do que armazenamento na nuvem, criptografia e assinatura digital para adicionar camadas de proteção à clínica.

Atente-se à organização e ao contrato de confidencialidade

Saiba quais são os dados sensíveis do seu paciente | MedPlus

Finalmente, a última dica diz respeito à organização da clínica médica. Quando os documentos e dados estão organizados e no lugar correto, torna-se mais fácil enxergar anormalidades — como perdas de informações — e, a partir disso, identificar um possível acesso indevido aos dados sigilosos.

Além disso, para se precaver e assegurar a concordância dos funcionários com a política de segurança da clínica, é extremamente pertinente pedir para que eles assinem um termo de responsabilidade sobre a confidencialidade das informações às quais terão acesso.

Também, para prevenir invasões aos dados dos pacientes armazenados na clínica, considere duas ações:

  • A primeira delas consiste em digitalizar a clínica médica, o que irá diminuir a incidência de papéis, como a agenda, recados e prontuários. Menos papel é sinônimo de mais organização e, claro, segurança.
  • A segunda estratégia consiste em adotar a política da mesa limpa, ou seja, tomar o máximo de cuidado para não deixar documentos à mostra, como na mesa de recepção ou tela do computador, tudo para proteger dados dos pacientes.

Essas duas práticas, aliadas e trabalhadas ao mesmo tempo, farão com que sua clínica seja um local seguro, tanto para os pacientes, quanto para os dados ali armazenados.

A LGPD e a segurança da clínica médica

Quando a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) foi aprovada em 2018, sua proposta parecia um tanto distante da realidade.

Contudo, as constantes notícias de invasões cibernéticas e furtos virtuais justificaram a necessidade de medidas enérgicas para conter e reduzir os crimes de tal natureza.

Quando as invasões aos sistemas de clínicas médicas começaram a ser frequentes também, mais uma vez, a LGPD provou sua indispensabilidade.

Estar de acordo com esse marco de segurança no espaço virtual é uma questão de respeito aos pacientes, que jamais podem ser colocados em risco, seja na sala de consulta, seja no sistema de armazenamento de dados da clínica.

Diante desse cenário, as dicas deixadas aqui são fundamentais para construir uma relação saudável e de confiança com seus pacientes, que precisam saber que seus dados estão seguros.

Sendo assim, notifique os pacientes sobre as medidas de segurança e tudo o que a clínica médica faz para que segurança seja a palavra de ordem em qualquer situação.

Para isso, verifique se os seguintes critérios estão em atividade na clínica médica:

  • As informações precisam estar protegidas com criptografia: ou seja, tenha a garantia de que as informações podem ser acessadas apenas por pessoas autorizadas.
  • Os usuários devem obedecer a um sistema de hierarquia: diferentes membros da equipe da clínica devem ter acessos distintos, para que cada um só acesse aquilo que é fundamental para o desempenho de suas funções.
  • A assinatura digital é de extrema importância: com uma assinatura digital, com validade jurídica, não é mais necessário imprimir documentos para assiná-los, o que aumenta a segurança da clínica.
  • Sua clínica precisa atender aos critérios da LGPD: lembre-se da importância do treinamento da equipe e da digitalização do consultório para isso.

Com essas medidas você garante maior segurança ao seu banco de dados e evita que pessoas indevidas acessem as informações de sua clínica. Então, que tal adotá-las?

Lembre-se, também, de que o exercício da telemedicina requer um cuidado especial com os dados do paciente e da clínica. Pensando nisso, preparamos um eBook completo sobre o assunto:

Gerente Comercial

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