Uma gestão clínica eficiente depende diretamente da organização de sua rotina. É preciso saber quanto tempo é dedicado a cada função, quem são os responsáveis por elas e como os processos podem ser otimizados. E o caminho para isso é ter uma boa gestão de tarefas na clínica.
Essa é uma das principais funções na organização clínica de um gestor médico e envolve um bom planejamento, além de várias ações diárias. Mas os resultados são ótimos, indo desde a redução da perda de tempo da equipe até o aumento da sua lucratividade.
Então, para facilitar seu trabalho e melhorar a eficiência de seu estabelecimento médico, continue a leitura e entenda mais:
- O que é gestão de tarefas na clínica?
- Quais são os benefícios de realizar essa organização de tarefas?
- Como fazer uma gestão de tarefas na clínica para otimizar sua rotina médica?
O que é gestão de tarefas na clínica?
A equipe de um estabelecimento de saúde tem diversas tarefas para cumprir todo dia. Sem um acompanhamento desses processos, é muito fácil que eles se desorganizem, embaralhando a rotina, atrapalhando a produtividade dos colaboradores, prejudicando a experiência do paciente e, enfim, fazendo sua clínica perder dinheiro.
É aí que entra a gestão de tarefas na clínica, também chamada de gestão de atividades na clínica.
Esse conceito engloba o trabalho do gestor em planejar e liderar a execução das tarefas clínicas de forma estratégica e organizada, evitando perdas de tempo e buscando garantir bons resultados.
Resumidamente, isso envolve desde o detalhamento das tarefas até a disponibilização de um software de gestão para clínicas que otimize o trabalho de sua equipe. Para entender melhor o processo de gestão de atividades, leia nossos próximos tópicos e veja quais são seus benefícios e como aplicá-lo na prática.
Quais são os benefícios de realizar essa organização de tarefas?
A palavra-chave da gestão de tarefas na clínica é organização.
Ou seja, com esse cuidado, o gestor evita a confusão no dia a dia do estabelecimento médico de forma organizada e inteligente, o que resulta em excelentes benefícios. Confira os principais:
Mais agilidade e organização de tarefas em sua rotina médica
Uma clínica desorganizada é uma clínica que perde tempo em seu dia a dia. A equipe não tem uma programação, as atividades não ficam completas e todos os resultados acabam abaixo do esperado.
No entanto, com a gestão de tarefas na clínica e processos bem definidos, você muda essa situação. Sua equipe passa a ter muito mais agilidade e produtividade no dia a dia, além de resultados e satisfação com o próprio trabalho.
Redução de gastos e otimização da gestão de custos
Uma equipe produtiva também gasta menos. Se as tarefas estão bem definidas, você depende de menos profissionais para fazer o mesmo trabalho e também não perde dinheiro com problemas de desorganização.
Além disso, com uma excelente gestão de atividades na clínica, você pode estabelecer uma gestão financeira mais efetiva, que avalie seus gastos e reduza custos desnecessários.
Leia também: Por que é tão importante controlar os custos de sua clínica?
Melhoria da experiência do paciente e mais fidelização
Você tem se atentado à experiência do paciente em sua clínica? Se você quer atrair pacientes e fidelizá-los, é fundamental oferecer um atendimento humanizado, competente e ágil!
E tudo isso é impossível sem ter organização de tarefas.
Quando seus processos estão bem definidos pela gestão, o agendamento é mais simples, o tempo de espera é curto, o atendimento é satisfatório e até o acompanhamento pós-consulta fica mais efetivo. E tudo isso vai fazer muita diferença na hora de conquistar a confiança de seus pacientes.
Maior rentabilidade para a clínica
Este benefício é uma consequência dos demais. Quando você atinge uma produtividade satisfatória, reduz os custos e fideliza mais pacientes, o resultado é evidente: um aumento considerável nos seus lucros.
Com mais dinheiro, a clínica pode até investir em melhorar ainda mais os processos, com tecnologia, sistemas, equipamentos, treinamentos e a contratação de profissionais bem capacitados. Isso, por sua vez, também aumenta a satisfação, a eficiência e a lucratividade.
Assim, você entra em um ciclo virtuoso que vai melhorar seu estabelecimento cada vez mais — e tudo começa na gestão de tarefas na clínica.
Leia mais: Dicas inovadoras que vão aumentar a rentabilidade da sua clínica ou consultório médico.
Como fazer uma gestão de tarefas na clínica para otimizar sua rotina médica?
Está convencido da importância da gestão de atividades na clínica? Já percebeu as vantagens e a importância de manter esse processo sempre em dia? Então nossos próximos tópicos são para você!
Preparamos uma lista com seis excelentes práticas para uma gestão clínica eficiente e de sucesso, com foco na organização de tarefas. Confira:
- Faça um detalhamento da rotina da clínica
O primeiro ponto da gestão deve ser entender o funcionamento de sua clínica. É claro que muitos gestores podem afirmar que já conhecem a clínica, sabem como ela funciona e acham que podem pular este passo.
Mas esse pode ser um sério engano. Por mais que você viva seu dia a dia dentro do estabelecimento de saúde, gerenciando e liderando a equipe há anos, é muito difícil ter clareza de todos os processos a ponto de permitir uma gestão de atividades realmente bem feita.
Nossa recomendação é colocar tudo “no papel”. Na prática, registre todas as atividades executadas em sua clínica de forma clara e detalhada — e não precisa ser literalmente no papel, o computador também é uma ótima ferramenta para isso.
Anote quais são as tarefas básicas da sua equipe e estipule uma média do tempo dedicado a cada uma delas. Junto com seus colaboradores, organize a melhor forma de executá-las no dia a dia e compartilhe com toda a equipe esse entendimento.
Também vale a pena definir quais são as prioridades de cada processo. Afinal, nem sempre sua equipe terá tempo e recursos para tudo. Então organize as atividades de acordo com o que é mais essencial e o que gerará os principais impactos no atendimento ao paciente.
- Entenda o papel de cada colaborador
Ainda nesse momento de planejamento, defina quais são as funções de cada pessoa em sua equipe.
Essa definição precisa ser clara e detalhada, estabelecendo quais são as responsabilidades de todos e como elas devem ser abordadas dentro da lista de prioridades que você já registrou.
E isso vale também para o diretor! Ter funções bem definidas ajuda a garantir os bons resultados e evitar o esquecimento de tarefas importantes.
Leia mais: Você sabe qual é o papel do diretor clínico em hospitais e clínicas médicas?
- Otimize a comunicação interna com foco na organização de tarefas
Em uma equipe, ninguém é uma ilha. Do gestor até o secretário — todo mundo precisa trabalhar junto, compartilhar impressões e trocar recomendações durante o expediente.
Por isso, uma comunicação interna de qualidade é extremamente importante. Vocês precisam ter um canal de contato fácil, rápido e acessível para cada colaborador, garantindo que a equipe esteja em sintonia em todos os momentos.
Muitas clínicas optam por usar o WhatsApp ou outras redes de mensagens instantâneas. No entanto, isso pode acabar gerando distrações e até misturando a vida pessoal da equipe durante o trabalho.
Então, o ideal é contar com uma ferramenta específica de comunicação interna, preferencialmente conectada ao seu software de gestão para clínicas.
Mas lembre-se de que a ferramenta não é tudo. A comunicação de qualidade também depende do alinhamento e da capacitação de sua equipe.
- Capacite sua equipe para fazer a gestão de atividades na clínica
Todo gestor sabe que o trabalho em equipe é fundamental para a gestão médica ter os melhores resultados. Pouco adianta, por exemplo, o médico ser um verdadeiro especialista em sua área, se o secretário responsável por agendar consultas não for bom em seu trabalho.
Por isso, invista em contratar bons profissionais e em capacitá-los constantemente com o que há de mais moderno em sua área de especialidade e também nas boas práticas de trabalho em equipe.
A capacitação é excepcionalmente importante se você tiver uma equipe multidisciplinar de saúde. Mas mesmo as clínicas menores também precisam passar por esse processo.
Leia também:
- Qualificação da equipe médica: qual a importância de melhorar as competências profissionais?
- Como fazer a gestão de pessoas em clínicas e consultórios médicos
- Terceirize processos e atividades
Como já discutimos muito neste texto, há muitas tarefas no dia a dia de uma clínica. Mas uma boa notícia é que nem todas precisam ser realizadas internamente.
Os laudos médicos, por exemplo. Você não precisa ter um profissional interno responsável só por isso. Em vez disso, considere terceirizar essa função com um médico especialista na área e que faça um trabalho de qualidade, sem sobrecarregar sua gestão.
Hoje em dia, você pode até contar com a facilidade do laudo médico a distância. Assim, o trabalho terceirizado fica ainda mais efetivo.
Outro elemento que pode ser terceirizado é a contabilidade. Contar com uma agência contábil reduz o desgaste de sua gestão financeira, ajuda a cumprir as obrigações legais e ainda permite que a clínica economize dinheiro.
Um bom contador também é uma excelente ideia quando sua clínica precisar fazer a Declaração de Serviços Médicos e da Saúde (DMED).
Entender o que é DMED e saber como declarar é importante para o gestor. Mas o processo, em si, acaba tomando muito tempo. Ao terceirizar você libera todo esse trabalho de sua rotina e pode contar com profissionais capacitados entregando um resultado realmente profissional.
O mesmo vale para a declaração de Imposto de Renda para médicos. Na hora de declarar a sua, é sempre bom ter contadores capazes de ajudar.
Leia também: Qual é a importância da contabilidade para médicos?
- Use a tecnologia a favor da gestão de tarefas na clínica
Finalmente, o último ponto de uma gestão clínica eficiente: as ferramentas tecnológicas.
Se você quer organização de tarefas, esses itens são fundamentais para o seu sucesso. Eles eliminam trabalhos manuais, oferecem mais produtividade e dão o tempo que você precisa para desenvolver um atendimento muito mais humano com seus pacientes.
- Agenda médica digital
O agendamento de uma consulta é um dos primeiros contatos de sua clínica com o paciente. Então, ele precisa ser efetivo, ágil e bem organizado. Uma boa agenda médica digital garante isso.
Ela ainda otimiza a gestão de tarefas na clínica, estabelecendo tudo o que deve ser feito de forma organizada, eliminando papel, facilitando a confirmação de consultas e apresentando gráficos de desempenho da clínica.
Além disso, boas agendas digitais, como a do MedPlus, contam com chat interno para potencializar a comunicação em seu estabelecimento.
- Prontuário eletrônico
Anotar tudo sobre seu paciente em um prontuário de papel toma muito tempo e é um trabalho geralmente enfadonho. E fica pior na hora que você precisa abrir seus arquivos e encontrar o prontuário de cada um — correndo o risco de os papéis terem se misturado ou desorganizado.
O prontuário eletrônico resolve esse problema. Com ele, todo o histórico do paciente pode estar nas suas mãos para realizar um atendimento ainda mais completo e certeiro.
- Prescrição digital
Assim como o prontuário, a prescrição de medicamentos manual é cansativa e vulnerável a erros humanos ou entendimentos errados.
Com uma prescrição digital, você elimina esses problemas e ainda sai ganhando com:
- Mais agilidade ao receitar um tratamento
- Mais profissionalismo para a clínica
- Uma experiência mais positiva para seus pacientes.
- Software de gestão para clínicas
Chegamos ao último ponto: já é hora de trocar suas planilhas e papéis por um sistema de gestão para clínicas médicas.
Ter um software de gestão para clínicas é uma verdadeira revolução na organização de tarefas. Ele permite visualizar e planejar seu dia a dia de forma eficiente, com muitas das funcionalidades que já mencionamos e muito mais — tudo integrado em um só sistema.
Com o software certo, você vai economizar dinheiro, aumentar a lucratividade e, é claro, combater a perda de tempo na gestão médica.
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